شماره ١۰۰/۵٨۵۰۵/٩۰۰۰ – ١۴۰٢/۹/۱۴
در اجرای بندهای (١۵)، (١٧) و (١٨) سیاستهای کلی نظام اداری ابلاغی ١۴/١/١٣٨٩، بندهای (٣) و (۴) سیاستهای کلی نظام در بخش پدافند غیرعامل ابلاغی ١٣٨٩/۱۱/۲۹ مقام معظم رهبری و جزء (٢) بند (ت) ماده (٣٨) قانون احکام دائمی برنامه‌های توسعه کشور مصوب ١٣٩۵ با لحاظ ماده (١) قانون تاسیس سازمان اسناد ملی ایران مصوب ١٧/٢/١٣۴٩ و به منظور بهره‌گیری از فناوریهای نوین، ساماندهی و ارتقاء ضریب حفاظت و امنیت اسناد و بایگانیهای راکد قوه قضاییه، »آیین‌نامه ساماندهی بایگانیهای راکد، اسناد، اشیاء و اموال آرشیوی قوه قضاییه« به شرح مواد آتی است.
فصل نخست ـ تعاریف و اختصارات
ماده ١ـ تعاریف و اختصارات به کار رفته در این آیین‌نامه عبارت است از:
الف ـ سند/اسناد: هر نوع نوشتهای از قبیل اوراق پرونده‌های مختومه، دفاتر، اسناد اداری و مالی، آیین‌نامه، بخشنامه، مصوبه، مکاتبه، صورتجلسه، گزارش، نمودار و نیز اسناد غیرمکتوب دیداری و شنیداری مانند عکس، کلیشه، فیلم، میکروفیلم، میکروکارت و اسناد الکترونیکی که تهیه، تولید، صادر یا دریافت شده و به صورت دائم یا غیردائم در تصرف قوه قضاییه است؛
ب ـ اسناد و پرونده‌های مهم و ملی: سند یا پروندهای که مفاد و محتوای آن به هر نحو به بحث استیفای حقوق ملت یا آشکار شدن پاره‌ای از وقایع مهم و ملی کشور کمک میکند. پرونده‌ها و اوراق راجع به مقامات مهم مملکتی، جریانهای تاریخی، سیاسی، اجتماعی و اشخاص مشهور و پرونده های قضایی مربوط به قبل از سال ١٣٢۰، جزء اسناد مهم و ملی تلقی میشود؛
پ ـ پرونده/پرونده‌های مختومه: پرونده یا پرونده‌هایی که در مراجع قضایی، از قبیل دادسراهای عمومی، انقلاب و نظامی، دادگاههای حقوقی و کیفری، واحدهای اجرای احکام مدنی و کیفری، دادگاههای تجدیدنظر، دادگاه عالی انتظامی قضات، دیوان عالی کشور، دیوان عدالت اداری، شوراهای حل اختلاف و سازمانها و نهادهای وابسته به قوه قضاییه با رأی یا تصمیم یا دستور مقام صالح بایگانی قطعی (راکدی) شود؛
ت ـ بایگانی راکد: اداره نگهداری اسناد و پرونده‌های مختومه؛
ث ـ بایگانی نیمه جاری (موقت): مکانی که در آن تمام اسناد و پرونده‌های قضایی که دستور بایگانی موقت آن از سوی مقام قضایی صادر شده است، نگهداری میشود؛
ج ـ تاریخ بایگانی: تاریخ صدور دستور بایگانی قطعی اسناد و پرونده‌ها توسط مقام صالح؛
چ ـ رقومی‌سازی: فرایند تبدیل سند کاغذی به سند الکترونیکی (اسکن و یا سایر طرق ممکن)؛
ح ـ کاربرگ: برگ کاغذی یا صفحه الکترونیکی مشتمل بر مشخصات کلی پرونده، شامل کلاسه پرونده، شماره دادنامه، تاریخ صدور، تاریخ بایگانی، تاریخ مختومه شدن، موضوع، تعداد اوراق، مشخصات طرفین، مرجع رسیدگی کننده، نتیجه رسیدگی، علت مختومه شدن، درجه اهمیت، دستهبندی پرونده، پیوستها، اموال و اشیاء مرتبط با پرونده، موارد مذکور در ماده ۶ آیین‌نامه و یک قسمت تحت عنوان بایگانی راکد؛
خ ـ ساماندهی اسناد: فرایند پالایش، ثبت اطلاعات در سامانه، رقومی‌سازی، انتقال یا امحاء اسناد؛
د ـ پالایش: فرایند شناسایی و تفکیک انواع اسناد و استخراج و درج اطلاعات آنها در کاربرگ خلاصه وضعیت مربوط؛
ذ ـ سامانه: سامانه بایگانی الکترونیکی؛
ر ـ سمپ: سامانه مدیریت پرونده‌های قضایی؛
ز ـ ثبت اطلاعات: فرایند درج اطلاعات اسناد در سامانه و الصاق تصاویر اسناد رقومی‌شده به آن؛
ژ ـ اشیا و اموال آرشیوی: اشیاء و اموالی که از نظر اهمیت، ماهیت، قدمت یا ارزش تاریخی نگهداری آن ضرورت دارد؛
س ـ آیین‌نامه: آیین‌نامه ساماندهی بایگانیهای راکد، اسناد، اشیاء و اموال آرشیوی قوه قضاییه؛
ش ـ هیأت مرکزی: هیأت تشخیص اسناد قوه قضاییه، موضوع ماده ٢ آیین‌نامه؛
ص ـ هیأت استانی: هیأت تشخیص اسناد دادگستری استان، موضوع ماده ۴ آیین‌نامه؛
ض ـ معاونت: معاونت حقوقی و امور مجلس قوه قضاییه؛
ط ـ سازمان: سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران؛
ظ ـ شورا: شورای اسناد ملی ایران؛
ع ـ مرکز حفاظت: مرکز حفاظت و اطلاعات قوه قضاییه؛
غ ـ مرکز آمار: مرکز آمار و فناوری اطلاعات قوه قضاییه.
فصل دوم ـ تشکیلات و وظایف
مبحث نخست ـ هیأت مرکزی
ماده ٢ـ به منظور سیاستگذاری، برنامه‌ریزی و نظارت بر اجرای آیین‌نامه، »هیأت مرکزی« با ترکیب اشخاص زیر تشکیل میشود:
الف ـ معاون اول قوه قضاییه (رئیس هیأت(
ب ـ معاون حقوقی و امور مجلس قوه قضاییه (دبیر هیأت(؛
پ ـ دادستان کل کشور؛
ت ـ معاون راهبردی قوه قضاییه؛
ث ـ رئیس مرکز حفاظت؛
ج ـ رئیس مرکز آمار؛
چ ـ رئیس سازمان.
تبصره ـ رئیس هیأت حسب مورد و به تناسب موضوع میتواند از افراد و مقامات برای شرکت در جلسه دعوت به عمل آورد.
ماده ٣ـ وظایف و اختیارات هیأت مرکزی به شرح زیر است:
الف ـ سیاستگذاری و تعیین خط مشی مرتبط با آیین‌نامه؛
ب ـ تعیین میزان اهمیت و مدت نگهداری پرونده‌های مختومه قطعی؛
پ ـ تعیین ضوابط انتقال اسناد و پرونده‌های مهم و ملی از مراجع و واحدهای قضایی؛
ت ـ تعیین ضوابط ارسال پرونده‌های مختومه ضروری و مهم و ملی حسب مورد به معاونت و یا سازمان؛
ث ـ تعیین ضوابط ساماندهی اسناد و پرونده‌های اداری و مالی؛
ج ـ تعیین مرجع و ضوابط امحای اسناد و پرونده‌های مختومه غیرضروری؛
چ ـ تعیین ضوابط انتقال اشیاء و اموال آرشیوی مرتبط با قوه قضاییه و پیشنهاد تخصیص اعتبار لازم؛
ح ـ تصویب ضوابط ارائه خدمات آرشیوی برای امور آموزشی، پژوهشی، علمی و فرهنگی و غیره و استفاده از بخش خصوصی برای ارائه خدمات فوق؛
خ ـ پیشنهاد اصلاح آیین‌نامه به رئیس قوه قضاییه؛
د ـ سایر اموری که توسط رئیس قوه قضاییه ارجاع میشود.
تبصره ـ هیات مرکزی حداقل دو نوبت در سال برگزار و گزارش هر جلسه توسط رئیس هیات به رئیس قوه قضاییه ارائه می شود.
مبحث دوم ـ هیأت‌های استانی و هیات های متناظر در سایر واحدهای قضایی
ماده ۴ـ به منظور تسهیل و تسریع اجرای آیین‌نامه و مصوبات هیأت مرکزی در استانها، »هیأت استانی« زیر نظر هیات مرکزی، با ترکیب اشخاص زیر در دادگستری کل استانها تشکیل میشود:
الف ـ رئیس کل دادگستری استان (رئیس هیأت(؛
ب ـ معاون فناوری اطلاعات و برنامه‌ریزی دادگستری استان (دبیر هیات(؛
پ ـ دادستان مرکز استان؛
ت ـ مدیر حفاظت و اطلاعات دادگستری استان؛
ث ـ معاون مالی، پشتیبانی و امور عمرانی دادگستری استان؛
تبصره ١ـ رئیس هیأت حسب مورد و به تناسب موضوع میتواند از افراد و مقامات برای شرکت در جلسه دعوت به عمل آورد.
تبصره ٢ـ در صورتی که حسب تشخیص رئیس هیات استانی دستور جلسه مربوط به سازمان باشد، نماینده سازمان با حق رای شرکت می کند.
تبصره ٣ـ هیات استانی هر سه ماه حداقل یک نوبت، نسبت به برگزاری جلسه اقدام و نتیجه جلسه را به معاونت اعلام میکند. معاونت سالانه ضمن جمع بندی، نتایج حاصله را به هیات مرکزی اعلام و رونوشتی از آن را به حوزه ریاست ارسال می نماید.
تبصره ۴ـ هیأت استانی وظیفه نظارت بر آموزش و عملکرد کارکنان بایگانی راکد را مطابق آیین‌نامه، دستورالعملها و مصوبات هیأت مرکزی برعهده خواهد داشت.
ماده ۵ ـ در واحدهای قضایی، از قبیل دیوان عالی کشور، دادستانی کل کشور، دیوان عدالت اداری، دادگاه عالی انتظامی قضات و دادسرای انتظامی قضات، سازمان قضایی نیروهای مسلح و همچنین مرکز حل اختلاف، هیات متناظر زیر نظر هیات مرکزی طبق ضوابط آیین‌نامه تشکیل خواهد شد.
فصل سوم ـ ساماندهی پرونده‌های قضایی، اسناد، اشیاء و اموال
مبحث نخست ـ پرونده‌های قضایی
ماده ۶ ـ مرجع قضایی مختومه‌کننده پرونده پیش از صدور دستور بایگانی، ضمن حصول اطمینان از اجرای آراء و تصمیمات قضایی، نسبت به موضوعاتی از قبیل موارد زیر حسب مورد تعیین تکلیف و یا نسبت به رفع اثر از آنها اقدام می کند:
الف ـ دستور ممنوعیت از معامله و نقل و انتقال؛
ب ـ قرار یا دستور ممنوعیت خروج از کشور؛
پ ـ اموال یا اشیاء مرتبط با پرونده؛
ت ـ پرونده استنادی مطالبه شده؛
ث ـ اسناد، قبوض یا وجوه نقدی؛
ج ـ دستور انسداد حساب بانکی؛
چ ـ وثایق و تأمین خواسته؛
ح ـ اشخاص و همچنین موضوعاتی که پرونده نسبت به آنها مفتوح است.
تبصره ـ مرکز آمار مکلف است در سمپ ترتیبی اتخاذ کند تا ارسال پرونده به بایگانی راکد، صرفاً پس از تعیین تکلیف موارد فوق به صورت هوشمند یا اخذ تایید مقام صالح امکانپذیر باشد.
ماده ٧ـ مدیر دفتر شعبه مربوط یا جانشین وی پس از تصمیم مقام قضایی مبنی بر صدور دستور بایگانی قطعی، ضمن کنترل برگ‌شماری اوراق و مستندات پرونده، کاربرگ را در سمپ تکمیل و در مواردی که نسخه کاغذی پرونده به طور فیزیکی ارسال میشود روگرفتی از کاربرگ تهیه و پس از امضاء و مهر به ضمیمه پرونده، به بایگانی راکد ارسال میکند. موارد مذکور در ماده ۶ آیین‌نامه باید به تایید قاضی مربوط برسد.
ماده ٨ ـ در مواردی که پرونده فاقد کاربرگ بوده یا کاربرگ ناقص یا مخدوش باشد و یا پرونده بدون صدور دستور بایگانی قطعی یا تاییدیه مذکور در ماده ٧ آیین‌نامه به آن مرجع ارسال گردیده است، مسئول یا متصدی بایگانی راکد با ذکر علت از پذیرش پرونده خودداری و آن را حسب مورد برای صدور، تکمیل یا اصلاح کاربرگ یا تعیین تکلیف به مرجع مربوط اعاده و در صورت تکمیل بودن پرونده آن را بر اساس ضوابط، در ردیف مربوط بایگانی میکند.
ماده ٩ـ پرونده‌های مهم و ملی پس از مختومه شدن و رعایت ماده ۶ آیین‌نامه و تحویل به بایگانی راکد باید بلافاصله توسط مرجع مذکور رقومی سازی شده و فهرست آنها به معاونت اعلام شود. معاونت پس از بررسی و شناسایی نهایی، نسبت به اتخاذ تصمیم در خصوص محل نگهداری پرونده‌ها با رعایت ضوابط مربوط به نگهداری، موضوع ماده ١۵ آیین‌نامه اقدام و پس از سپری شدن مواعد قانونی با اخذ مجوز از هیات مرکزی با رعایت ماده ٢۴ آیین‌نامه به سازمان ارسال می کند.
سایر پرونده‌های مختومه پس از انقضای مدت مقرر در دستورالعمل موضوع ماده ١۵ آیین‌نامه، طبق ضوابط مقرر در آیین‌نامه و دستورالعمل آن حسب مورد امحاء و یا به سازمان تحویل داده می شود.
ماده ١۰ـ نگهداری پرونده‌های بایگانی نیمه جاری (موقت) مطابق دستورالعملهای مربوط، از جمله دستورالعمل ساماندهی و تسریع در اجرای احکام مدنی، مصوب ١٣٩٨ و دستورالعمل ساماندهی واحدهای اجرای احکام کیفری، مصوب ١٣٩١ رئیس قوه قضاییه خواهد بود. این پرونده‌ها باید جدای از مخزن بایگانی راکد نگهداری شود.
ماده ١١ـ اوراقی که رقومی کردن آنها طبق دستورالعمل ماده ١۵ آیین‌نامه ضرورت دارد، باید قبل از امحا یا انتقال به معاونت یا سازمان رقومی‌سازی شود.
ماده ١٢ـ دسترسی به اسناد و اوراق رقومی‌سازی‌شده از طریق سامانه و به نحوی که سابقه ثبت شده قابل رؤیت و غیرقابل تغییر باشد، مجاز است. این دسترسی و حدود آن با مجوز مقام صالح و به موجب ضوابط مصوب هیأت مرکزی و با رعایت مقررات مربوط به حفاظت از اطلاعات و اسناد دارای طبقه‌بندی است.
ماده ١٣ـ محل نگهداری و ذخیره‌سازی اطلاعات اسناد و پرونده‌های رقومی‌سازی شده باید منطبق با استانداردهای فنی، امنیتی و حفاظتی باشد.
ماده ١۴ـ هرگونه تغییر اطلاعات ثبت شده در سامانه فقط با تایید قاضی مربوط امکانپذیر است. تغییر در اطلاعات وارد شده باید به نحوی باشد که سوابق این تغییرات قابل دستیابی و جستوجو باشد.
ماده ١۵ـ طبقه و دستهبندی پرونده‌ها حسب درجه اهمیت، چگونگی رقومی‌سازی آنها، تعیین اوراق ضروری پرونده، مدت نگهداری و فرایند ساماندهی، همچنین استثنائات مربوط به موضوعات یا مصادیقی که باید در محل دیگری نگهداری شود و یا نگهداری و امحاء آنها مستلزم شرایط خاص میباشد و سایر امور مربوط به آیین‌نامه، به موجب دستورالعملی است که ظرف سه ماه پس از تصویب آیین‌نامه، توسط معاونت با همکاری معاونتهای راهبردی و مالی، پشتیبانی و امور عمرانی، مرکز حفاظت و مرکز آمار، تهیه میشود و به تصویب رئیس هیات مرکزی میرسد .
مبحث دوم ـ اشیاء و اموال
ماده ١۶ـ امور مربوط به اشیاء و اموال دارای ارزش آرشیوی اهدایی به مسئولان قضایی تابع ضوابط «آیین‌نامه تبادل هدایا با مقامات خارجی مصوب ١٣٧۰ و اصلاحات بعدی» است و دیگر اشیاء متعلق به قوه قضاییه که ارزش آرشیوی دارد، مطابق مقررات و بر اساس ضوابط مصوب هیأت مرکزی نگهداری میشود.
تبصره ـ هیأت مرکزی ظرف سه ماه از تصویب آیین‌نامه، ضوابط مربوط به چگونگی تحویل و انتقال اشیاء و اموال موضوع این ماده را با رعایت قوانین و مقررات تصویب میکند.
ماده ١٧ـ اشیاء، اموال مرتبط با پرونده‌ها مطابق قوانین و مقررات مربوط از جمله »آیین‌نامه اجرایی شیوه نگهداری اموال توقیف شده، مصوب ١٣٩۴« و دستورالعمل ساماندهی فرآیند توقیف، انتقال، نگهداری و ترخیص وسایل نقلیه، مصوب ١۴۰٢ توسط مرجع قضایی تعیین تکلیف میشود.
فصل چهارم ـ حفاظت از اسناد، پرونده‌های مهم و ملی، اشیاء و اموال آرشیوی
ماده ١٨ـ اسناد و پرونده‌های موضوع آیین‌نامه بر اساس سطح دسترسی برای ارائه خدمات آرشیوی به ٣ طبقه زیر تقسیم میشود:
طبقه اول: افشاء و بهره‌برداری از آنها منافع عمومی و امنیت ملی را تهدید میکند: ارائه خدمات آرشیوی در مورد آنها صرفاً پس از انقضای دوره محدودیت امکانپذیر است؛
طبقه دوم: افشاء و بهره‌برداری از آنها حقوق اشخاص را تهدید میکند: ارائه خدمات آرشیوی در مورد آنها پیش از انقضای دوره محدودیت منوط به رضایت کتبی از اشخاص ذینفع خواهد بود؛
طبقه سوم: افشاء و بهره‌برداری از آنها آسیبی به امنیت، مصالح ملی، منافع عمومی و فردی نمیرساند: ارائه خدمات آرشیوی بلامانع است.
تبصره ١ـ دسترسی به اسنادی که دارای طبقه‌بندی سری و به کلی سری است، صرفاً به دستور بالاترین مقام مسئول دستگاه امکانپذیر می باشد.
تبصره ٢ـ تعیین مصادیق و شاخصهای محدودیت دوره و ضوابط دسترسی به اسناد و پرونده‌ها با رعایت مقررات مربوط و ملاحظات حفاظتی بر عهده هیأت مرکزی است .
ماده ١٩ـ در صورتی که ملاحظه اصل پرونده و اسناد نگهداری شده در معاونت یا تحویلی به سازمان ضروری باشد، قاضی مربوط ضمن ذکر علت آن در صورتمجلس، از مرجع نگهداری‌کننده مطالبه و پس از بهره‌برداری بلافاصله به مرجع ارسال‌کننده اعاده میکند. در مورد نقل و انتقال پرونده‌ها مطابق ماده ٢۴ آیین‌نامه عمل میشود.
تبصره ـ در مورد مطالبه اسناد سری و به کلی سری و پرونده‌های حاوی اینگونه اسناد، رعایت ماده ١۵٣ قانون آیین دادرسی کیفری، مصوب ١٣٩٢ با اصلاحات و الحاقات بعدی الزامی است.
ماده ٢۰ـ اسناد و پرونده‌های مهم و ملی و اشیاء و اموال آرشیوی با رعایت ضوابط قانونی و همکاری سازمان یا دیگر مراکز مربوط، آفت‌زدایی و در صورت نیاز مرمت میشود.
ماده ٢١ـ دسترسی اشخاص به اسناد و پرونده‌ها با رعایت »قانون انتشار و دسترسی آزاد به اطلاعات، مصوب ١٣٨٨« و آیین‌نامه‌ها و شیوه‌نامه‌های آن خواهد بود.
ماده ٢٢ـ دسترسی اتباع بیگانه به اطلاعات اسناد و پرونده‌های مهم و ملی ممنوع است، مگر با دستور مقام صالح مربوط بر اساس مصوبات هیأت مرکزی و تأیید مرکز حفاظت.
ماده ٢٣ـ پرونده‌های دارای اسناد طبقه بندی شده، مطابق آیین‌نامه »طرز نگهداری اسناد سری و محرمانه دولتی و طبقه‌بندی و نحوه مشخص نمودن نوع اسناد و اطلاعات، مصوب ١٣۵۴« و اصلاحات آن و ضوابط مربوط به حفاظت از اسناد و اطلاعات طبقه‌بندی شده ابلاغی توسط »شورای عالی امنیت ملی«، حفاظت و نگهداری میشود. دسترسی، انتقال، مدت نگهداری، امحاء و به طور کلی اعمال مقررات آیین‌نامه در مورد اسناد مذکور تابع مصوبات هیأت مرکزی است.
ماده ٢۴ـ مرکز حفاظت به منظور حفاظت از بایگانیهای راکد، پرونده‌ها و اسناد مهم و ملی، اشیاء و اموال آرشیوی، تدابیر امنیتی و حفاظتی لازم را اتخاذ و نواقص و ایرادهای موجود را حسب مورد به هیأت مرکزی، استانی یا هیاتهای موضوع ماده ۵ آیین‌نامه اعلام و مراتب را تا حصول نتیجه پیگیری می نماید. همچنین، در کلیه مواردی که نقل و انتقال پرونده‌ها یا امحاء آنها ضروری باشد، حسب مورد مرکـز حفاظت یا حفاظت و اطلاعات دادگستری کل استان و واحـد مربوط نظارت لازم را به عمل می آورند.
فصل پنجم ـ دیگر مقررات
ماده ٢۵ـ مرکز آمار مکلف است ظرف شش ماه پس از تصویب آیین‌نامه، به شرح زیر اقدام کند:
الف ـ ایجاد قابلیتهای لازم برای مشخص کردن طبقه، دسته و مدت نگهداری پرونده‌های ثبت شده در سمپ با در نظر گرفتن امکان تغییر آن توسط مقام صالح؛
ب ـ فراهم کردن زمینه دسترسی معاونت به سامانه در حدود تکالیف مندرج در آیین‌نامه؛
پ ـ فراهم کردن دسترسی به سامانه برای انجام ماموریتهای ابلاغی به معاونت راهبردی قوه قضاییه؛
ت ـ پشتیبانی و ذخیره‌سازی داده‌ها در محلی امن مطابق ضوابط مربوط و تحت نظر مرکز حفاظت؛
ث ـ تهیه استانداردهای حفاظت و ایمنی با کسب نظر از مرکز حفاظت ؛
ج ـ الکترونیکی کردن کامل فرایند تکمیل کاربرگ خلاصه وضعیت پرونده؛
چ ـ فراهم‌سازی شبکه و زیرساختهای نرم‌افزاری و سخت‌افزاری لازم.
ماده ٢۶ـ گردآوری، انتقال، مرمت، حفاظت، ثبت، معرفی و نمایش عمومی اسناد، اشیاء و اموالی که دارای ارزش آرشیوی است، برعهده معاونت می باشد. معاونت مالی، پشتیبانی و امور عمرانی قوه قضاییه مکلف است به منظور فراهم نمودن امکانات لازم، تجهیز بایگانیها و ساماندهی اسناد، تهیه مکان مناسب جهت نگهداری اسناد و تشکیل موزه به پیشنهاد هیات مرکزی، نسبت به تخصیص و تامین منابع مالی مربوط اقدام کند.
ماده ٢٧ـ هیاتهای استانی و هیات های موضوع ماده ۵ آیین‌نامه مکلفاند ظرف یک ماه پس از تصویب آیین‌نامه، فهرست نیازها، چالشها و برنامه‌های خود جهت ساماندهی بایگانیها را تهیه و برای بررسی به معاونت ارسال کنند و معاونت با همکاری معاونتهای ذیربط پس از جمع‌بندی، مراتب را جهت اتخاذ تصمیم به هیات مرکزی اعلام میکند.
ماده ٢٨ـ معاونت راهبردی قوه قضاییه اقدامات زیر را به عمل می آورد:
الف ـ در ارزیابی واحدهای قضایی و روسا و مدیران مربوط، ساماندهی پرونده‌های بایگانی و اجرای صحیح و مناسب مفاد آیین‌نامه را به عنوان یکی از شاخصهای ارزیابی ملاک عمل قرار می دهد.
ب ـ با همکاری معاونت ظرف حداکثر ٣ ماه پس از تصویب آیین‌نامه، کاربرگهای مربوط را تهیه یا اصلاح کند.
ماده ٢٩ـ معاونت منابع انسانی و امور فرهنگی قوه قضاییه با همکاری معاونت، ضمن تهیه محتوای آموزشی مناسب، دوره‌های آموزشی لازم را برگزار میکند.
ماده ٣۰ـ مسئولیت حسن اجرای آیین‌نامه در واحدهای ستادی و قضایی با عالیترین مقام آن مرجع و در استانها با رؤسای کل دادگستری استان و نظارت بر اجرای آن در قوه قضاییه با معاونت است.
این آیین‌نامه در ٣۰ ماده و ١١ تبصره در تاریخ ١۴/٩/١۴۰٢ به تصویب رئیس قوه قضاییه رسید و از تاریخ ابلاغ، لازم‌الاجرا است. از تاریخ لازم‌الاجرا شدن این آیین‌نامه، »آیین‌نامه اجرایی بند الف ماده ١٣١ قانون برنامه چهارم توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران مصوب ١٣٨۵ رئیس قوه قضاییه« و اصلاحیه و دستورالعملهای آن ملغی است.
رئیس قوه قضائیه ـ غلامحسین محسنی اژیه