به منظور اصلاح نظام اداری، جلوگیری از اسراف و انجام مکاتبات بی رویه و غیرضرور اداری و در راستای اقدام مطابق بند «ز» ماده ۳۸ قانون برنامه ششم توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی مصوب ۱۳۹۵ مبنی بر «اجرای برنامه مدیریت سبز و کنترل مصرف کاغذ و تجهیزات» و نظر به این که حسب بررسی، تعداد زیادی از نامه‌های ارسالی به حوزه ریاست قوه قضائیه، حاوی امر مهمی نبوده و موجب اتلاف وقت و تحمیل هزینه‌های گزاف به بیت المال می‌شود، مقتضی است در انجام مکاتبات با حوزه ریاست موارد زیر رعایت شود:
۱ – اخبار و اطلاعات قابل انتشار و ویژه حوزه قضایی، برابر ماده ۱۷ «دستورالعمل اطلاع رسانی و ارتباطات رسانه ای قوه قضائیه مصوب ۱۳۹۷ رئیس قوه قضائیه» به مرکز رسانه قوه قضائیه اعلام شود. این قبیل اطلاع رسانی مستلزم مکاتبه اداری با حوزه ریاست نیست.
۲ – در مکاتبات بین واحد ها، از ارسال رونوشت با عنوان «صرفا جهت استحضار» اجتناب شود، مگر این که در سوابق مکاتبات، نامه ای از حوزه ریاست قوه قضائیه ارسال شده باشد و یا به طور قطع، نیازمند دخالت یا پیگیری این حوزه باشد.
۳ – با توجه به اینکه عملکرد ماهانه، فصلی و سالانه از طریق مرکز آمار و فناوری اطلاعات منعکس می‌شود، از ارسال شرح وقایع حوزه قضایی به حوزه ریاست قوه قضائیه خودداری شود.
بدیهی است گزارش امور و پرونده های حساس و مهم که پیش‌بینی می‌شود آثار ملی و فراملی داشته باشد، از شمول این بند مستثنی است.
۴ – واحدهای ناظر به مکاتبات اداری و دبیرخانه واحدهای قضایی مکلفند مکاتبات را تا حد امکان از طریق سامانه های الکترونیک اداری انجام دهند و از تهیه تصویر نامه‌ها، مکاتبات، ثبت دستورها و تصمیمات اتخاذ شده بر روی اوراق اجتناب کنند؛ مگر در مواردی که امکان انشای تصمیمات بر بستر سامانه های مذکور وجود ندارد .
۵ – مسئولیت اجرای این بخشنامه با عالی ترین مقام هر واحد قضایی است.
رئیس حوزه ریاست قوه قضائیه – محمدرضا صارمی
دیدگاه شما