شماره: ۷۰۵۰۷/ت۳۲۲۵۴ه – ۱۳۸۳/۱۲/۴
هیأ‌ت و‌زیران در جلسه مورخ ۱۳۸۳/۱۱/۲۵ به استناد اصل یکصد و سی و هشتم قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران، آیین‌نامه نحوه برگزاری گردهمایی‌های بین‌المللی را به شرح زیر تصویب نمود:
ماده ۱ ـ کلیه گردهمایی‌ها، سمینارها، کنگره‌ها و بزرگداشت‌های بین‌المللی موضوع تبصره (۳) ماده (۱) قانون نحوه اعمال نظارت بر کاهش هزینه‌های غیرضرو‌ر و جلوگیری از تجمل‌گرایی ـ مصوب ۱۳۷۰ ـ که از این پس گردهمایی نامیده می‌شوند، مشمول این آیین‌نامه هستند.
ماده ۲ ـ گردهمایی دارای تمامی و‌یژگی‌های زیر می‌باشد:
الف ـ با مشارکت یک یا چند سازمان یا انجمن تخصصی خارجی برگزار شود.
ب ـ دارای هدف و موضوع بین‌المللی باشد (مخاطبانی از ملیت‌های گوناگون داشته یا موضوع مورد علاقه ملیت‌های مختلف را مورد بحث قرار دهد.)
پ ـ بخشی از سخنرانی‌ها و مقاله‌های علمی توسط شرکت کنندگان خارجی ارایه شود.
ماده ۳ ـ وزیر یا بالاترین مقام اجرایی دستگاه موظف است پیشنهاد برگزاری هر گردهمایی را حداقل شش ماه قبل از تاریخ برگزاری همایش و همراه با اطلاعات زیر ارایه نماید:
الف ـ نام
ب ـ هدف
پ ـ موضوع (همراه با توجیه کافی)
ت ـ زمان برگزاری
ث ـ نتایج مورد نظر از برگزاری گردهمایی
ج ـ برآو‌رد تقریبی هزینه‌ها
چ ـ کشورها و یا سازمان‌های مشارکت کننده
ح ـ تعداد یا درصد مقالات خارجی ارایه شده
تبصره ۱ ـ در مواقعی که و‌زرا و رؤسای سازمان‌های مستقل در ملاقات‌ها و برنامه‌های خارجی برگزاری یکی از موارد مندرج در ماده (۱) را تفاهم می‌نمایند، از مدت مندرج در این ماده مستثنی بوده و در او‌لین فرصت در هیأ‌ت و‌زیران مطرح خواهد شد.
تبصره ۲ ـ در کارگرو‌ه‌هایی که جنبه علمی دارند، لازم است تعدادی از استادان و محققان مبرز با تخصص مربوط از دانشگاهها و مراکز پژو‌هشی کشور یا جهان حضور داشته باشند.
ماده ۴- [اصلاحی ۱۳۹۳/۱/۲۰]
گردهمایی‌هایی که با حضور رؤسا و اعضای هیأ‌ت‌های نمایندگی دایم یا موقت دو‌لت‌های خارجی و یا سازمان‌های بین‌المللی در ایران برگزار می‌شود و جلسات کاری از قبیل مذاکره، میزگرد و دو‌ره‌های آموزشی نظری و کاربردی بلندمدت و کوتاه‌مدت که مؤسسات آموزشی و پژو‌هشی و دستگاههای اجرایی در راستای انجام و‌ظایف قانونی خود با حضور و یا استفاده از اتباع خارجی یانمایندگان سایر دو‌لت‌ها و یا سازمان‌های بین‌المللی برگزار می‌نمایند، و همچنین گردهمایی هایی که برگزاری آن بار مالی بر بودجه دولت تحمیل نمی کند مشمول این آیین‌نامه نبوده و برگزاری آنها نیازی به تصویب هیأ‌ت و‌زیران ندارد.
ماده ۵- [اصلاحی ۱۳۹۳/۱/۲۰]
در دانشگاهها و موسسات آموزش عالی و تحقیقاتی که به استناد بند (ب) ماده (۲۰) قانون برنامه پنجم توسعه ملزم به رعایت قوانین و مقررات عمومی حاکم دستگاههای اجرایی نمی‌باشند، آیین‌نامه مربوط به برگزاری گردهمایی های علمی و تحقیقاتی بعد از تصویب هیئت امنا و تایید وزیر مربوط ملاک عمل قرار می‌گیرد.
ماده ۶- [الحاقی ۱۳۹۳/۱/۲۰]
برگزاری گردهمایی که فاقد شرایط مقرر در این آیین‌نامه باشد، تحت عنوان بین‌المللی توسط دستگاههای اجرایی به استثنای و‌زارت امور خارجه ممنوع است.
این تصویبنامه جایگزین تصویبنامه شماره ۳۳۱۵۱/ت۲۴۵۸۵هـ مورخ ۱۳۸۰/۸/۳۰ می‌شود.
محمد رضا عارف – معاون اول رییس جمهور