بخشنامه به کلیه دادگاهها، دادسراها و واحدهای قضایی کشور
به‌طوری که اداره امور اسناد و بایگانی راکد شورای عالی قضایی گزارش نموده، واحدهای‌دادگستری در تهران، پرونده‌های مختومه را به‌طور نامرتب و با گونی بدون ذکر مشخصات و اخذ رسید به اداره موصوف حمل و سپس اشخاصی را که در دعوی ذی‌نفع نبوده، جهت گرفتن فتوکپی و اسناد معرفی می‌نمایند که این امور مشکلاتی را برای اداره مذکور فراهم نموده است. علی‌هذا از نظر وظیفه‌ای که اداره فوق‌الذکر در حفظ و حراست پرونده‌ها، اوراق و اسناد بر عهده‌دارد بدین‌وسیله به کلیه دادگاهها و دادسراها و واحدهای قضایی تابعه و مسؤولان دفاتر و امور بایگانی مراجع فوق، خاطرنشان می‌نماید که:
۱. حتی‌المقدور پرونده‌های مختومه‌ای را که نیازی بر در دسترس ماندن آن نباشد پس از حصول موافقت مسؤول قضایی و صدور دستور از ناحیه او با ذکر کلاسمان و کارتن بندی و اوراق شمارش و منگنه شده ضمن تهیه صورت مجلس به ضبط راکد تحویل دارند.
۲. از معرفی و اعزام افراد غیر ذی‌نفع به بایگانی راکد به‌منظور اخذ فتوکپی از اوراق و اسناد موجود و یا مربوط به پرونده خودداری نمایند.
۳. هنگام مراجعه اشخاص ذی‌نفع، حتی‌الامکان سعی شود که با مراجعه به‌دفاتر و سوابق موجود در شعبه، به آنان پاسخ داده شود به طوری که نیازی به مکاتبه و درخواست پرونده ازاداره اسناد و بایگانی راکد نباشد.
۴. در صورتی که با مراجعه به سوابق، نتوان به اشخاص ذی‌نفع پاسخ لازم داد و مکاتبه یا مطالبه پرونده واقعاً ضرورت داشته باشد با تجویز مسؤول قضایی واحد، اقدام به مکاتبه و یا مطالبه پرونده نمایند و با دادن رسید که متضمن قید تاریخ و نام و سمت تحویل گیرنده باشد آن را تحویل و پس از رفع نیاز نیز مجدداً به کیفیت فوق رفتار نماید، به‌طوری که اخلال و اشکالی در امور اداره امور اسناد و بایگانی راکد ایجاد نگردد.
ربانی املشی -از طرف شورای عالی قضایی
دیدگاه شما