شماره ۴۷۵۴ – ۱۳۶۱/۳/۳
هیأت وزیران در جلسه مورخ ۱۳۶۱/۱/۱۸ بنا به پیشنهاد شماره 378 مورخ 1361.2.21 سازمان امور استخدامی کشور در اجرای ماده ۲۸ قانون استخدام کشوری ضوابط ارزشیابی شایستگی و استعداد مستخدمین رسمی را به شرح زیر مورد تصویب قرار داد تا به مرحله اجرا درآید.
بخشنامه
پیرو بخشنامه شماره 967 مورخ ۱۳۶۰/۵/۱۹ این سازمان و نظر به تصویب‌نامه هیأت وزیران شماره ۵۷۸۵۶ مورخ ۱۳۶۰/۸/۵ و در رابطه با مفاد 28 و 35 قانون استخدام کشوری این بخشنامه ارسال می‌گردد.
و لا یکونن المحسن والمسی عندک بمنزله سواء فان فی ذلک تزهیداً لاهل الاحسان فی‌الاحسان و تدریباً لاهل الاسائه علی الاسائه و الزم کلاً منهم ما الزم نفسه.”
(نهج‌البلاغه – فرمان علی (ع) به مالک اشتر)
و نباید نیکوکار و بدکار نزد تو به یک پایه باشد که این امر نیکوکاران را از نیکویی کردن بی‌رغبت سازد و بدکرداران را به بدی کردن وادارد، هر یک از ایشان را به آنچه گزیده جزا ده (نیکوکاران را پاداش ده و بدکاران را تنبیه کن).
نظام ارزشیابی در چهارچوب موازین اسلامی بر اساس مجموعه مقررات، وظایف و کوششهایی است که موجد روابط و مناسبات عادلانه در محیط اداری بوده و موجب رشد و تعالی فکری مستخدمان می‌شود. دستگاههای دولتی که مجری اهداف جمهوری اسلامی هستند باید در تحقق این امر رسالت خود را با اطمینان و اعتماد و همراه با مطالعات و بررسی‌های لازم به مرحله عمل درآورند. در این راه نخست باید بینش و نگرشی نو منبعث از احکام اسلامی نسبت به نظام ارزشیابی ایجاد نمود و سپس به اجرای اصول و موازین مربوط پرداخت.
در این بخشنامه با توجه به نگرش اسلامی نسبت به امر ارزشیابی، برخی اصول و ضوابط به عنوان راهگشای تفکر و عمل ارایه می‌شود. دستگاههای دولتی تا تدوین آیین‌نامه جدید سنجش شایستگی و استعداد مستخدمان، اصول و ضوابط مندرج در این بخشنامه را در اجرای وظایف ارزشیابی مورد استفاده قرار خواهند داد.
1 – برخی اصول کلی در ارزشیابی
الف – با توجه به این امر که هدف از حکومت در اسلام رشد دادن انسان به سوی نظام الهی و تجلی ابعاد خداگونگی او است* (تخلقوا باخلاق الله)، در اجرای برنامه ارزشیابی مهمترین هدف، هدایت، تهذیب و آموزش مستخدمان است، به نحوی که این امر مآلا منتهی به رشد فکری و تعالی هر چه بیشتر آنان گردد.
*>>پاورقی: قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران، مبحث شیوه حکومت در اسلام<<
ب – به حکم آیه “و لا تبضواالناس اشیائهم” به خدمات شایسته و برجسته مستخدمان باید ارج نهاده شود و در تشویق و ترغیب خادمان جامعه اسلامی کوشش به عمل آید.
ج – طبق دستور قرآن کریم “ان الله بامرکم ان تودوالامانات الی اهلها”، باید در شناختن افراد کاردان و لایق کوشش شود و با سپردن امور و مسئولیت‌ها به آنها موجبات پیشرفت کارها و اجرای عدالت اداری فراهم گردد.
د – در نظام اداری جمهوری اسلامی به حکم آیات “انماالمومنون اخوه” و “رفعنا بعضهم فوق بعض درجات لیتخد بعضهم بعضاً سخریا”، رابطه مسؤولان و کارکنان، با رعایت مسئولیت‌ها و اختیارات، در حکم برادری و اخوت است. همه افراد در صدد کمک و خدمت به یکدیگر هستند.
ه – در سنجش شایستگی افراد، ملاک، ارزشهای اسلامی (رفتارهای مبتنی بر تقوی)، کاردانی و کارآیی مستخدم است.
و – قبل از ارزشیابی می‌بایست افراد با توجه به توانایی‌ها، استعدادها و تمایلاتشان در مسئولیت‌ها و کارهای مناسب بکار گمارده شده باشند. پس از رعایت این موضوع و آماده نمودن شرایط مناسب برای فعالیت آنها، به حکم آیه “لایکلف الله نفساً الا وسعها” از هر کس باید در حد توانایی او انتظار داشت.
ز – ارزشها و رفتارهای منطبق بر موازین اسلامی باید به مرور مشخص شده به اطلاع مستخدمان رسانده شود.
ج – نارسایی‌ها و نقاط ضعف خدمت مستخدمان باید تشخیص داده شود و از طریق هدایت و آموزش در رفع آنها اقدام گردد.
ط – در امور ارزشیابی نباید به نظر یک فرد اکتفا نمود، مجموع چند نظر در بسیاری از موارد به حقیقت نزدیک‌تر است تا نظر یک فرد.
2 – برای سنجش شایستگی و استعداد مستخدمان دو دسته خصوصیات تشخیص داده شده است که عبارتند از:
الف – ویژگیهای عام: خصوصیات و صفاتی که در رفتار کلیه مستخدمان مورد انتظار است.
ب – ویژگیهای خاص: خصوصیات و توانایی‌هایی که بر حسب نوع شغل و مسئولیت مستخدمان تفاوت خواهد کرد.
3 – به ضمیمه این بخشنامه فهرستی از ویژگیهای عام و دستورالعمل سنجش آنها و برگ ارزشیابی ارایه شده است.
4 – دستگاههای دولتی با توجه به نوع مشاغل موجود، ویژگیهای خاص را تهیه خواهند نمود.
در این مورد از خدمات مشورتی کارشناسان سازمان امور اداری و استخدامی کشور استفاده خواهد شد. بهر حال فهرست ویژگیهای خاص پس از تهیه به تأیید سازمان امور اداری و استخدامی کشور خواهد رسید.
5 – برای سنجش ویژگیهای عام از تاریخ ابلاغ این بخشنامه، هر چهار ماه یکبار (تیر، آبان، اسفند)، سرپرست بلافصل مستخدم، با کسب نظرات مشورتی افراد صالح و آگاه و رعایت نکات مندرج در ضمیمه این بخشنامه، کیفیت رفتار و خدمت مستخدم را در طول مدت مذکور با یکی از درجات “خیلی خوب”، “خوب”، “متوسط” و “ ضعیف” مشخص خواهد نمود.
6 – پس از اعلام نظر، نتیجه کار برای اطلاع و اظهار نظر نهایی برای رییس مستقیم سرپرست بلافصل ارسال خواهد شد.
7 – فاصله زمانی در سنجش ویژگیهای خاص بر حسب ماهیت مشاغل متفاوت خواهد بود.
8 – سرپرست بلافصل می‌تواند قبل از اظهار نظر، به منظور افزایش آگاهی خود نسبت به ویژگیهای مستخدم، جلسه مصاحبه‌ای با وی برقرار نماید.
9 – نتیجه نهایی ارزشیابی به اطلاع مستخدم خواهد رسید. در صورت لزوم سرپرست بلافصل با رییس مستقیم او، حسب مورد، دلایل انتخاب درجه مربوط را به اطلاع وی می‌رساند.
10 – سرپرست بلافصل و رییس مستقیم وی موارد ضعف یا مواردی که رفتار مستخدم با ویژگیهای مورد نظر مغایرت داشته است یادداشت نموده، در فرصت مناسب، به منظور هدایت و بهسازی مستخدم، نکات مزبور را به او یادآوری می‌نمایند. علاوه بر آن سرپرستان و مسؤولان موظفند که به طرق مقتضی موجبات و تسهیلات لازم را برای این بهسازی از هر لحاظ فراهم آورند.
11 – تا زمان تدوین ویژگیهای خاص و انجام تحقیقات لازم در مورد نحوه اجرای این بخشنامه، اعطای پایه به مستخدمان بر اساس ماده 35 قانون استخدام کشوری بلامانع است.
12 – نحوه تشخیص خدمت غیر رضایت‌بخش و پی‌آمدهای ناشی از آن پس از تدوین قانون جدید استخدام کشوری معین و اعلام خواهد شد.
13 – تشخیص خدمت “برجسته” موضوع قسمت آخر ماده 35 قانون مذکور، موکول به تعیین ویژگیهای خاص و تدوین آیین‌نامه جدید ماه 28 قانون استخدام کشوری می‌شود.
14 – نسخ فرم ارزشیابی طبق دستورالعمل مندرج در آن برای استخدام، اداره کارگزینی و بایگانی مربوط در محل خدمت مستخدم ارسال خواهد شد.
15 – دستگاههای دولتی موظفند به طرق مقتضی از صلاحیت و آگاهی سرپرستان و ارزشیابی کنندگان، از لحاظ وظیفه ارزشیابی، اطمینان حاصل نمایند.
16 – با توجه به اهمیت امر ارزشیابی توصیه می‌شود سرپرستان و سایر افرادی که به نحوی در اظهار نظر و اتخاذ تصمیم نسبت به همکاران خود مشارکت دارند اطمینان حاصل نمایند که در ابراز نظر خود جانب عدالت را ملحوظ داشته و احیاناً تحت تأثیر عواملی از قبیل پیش‌داوری‌ها، اغراض شخصی و ظاهراً افراد قرار نگیرند.
17 – در صورتی که در زمان ارزشیابی، مستخدم به دلایل مختلف غیر تخلفی از قبیل مرخصی استعلاجی، آماده به خدمت، مأموریت آموزشی و نظایر آن، در‌محل اصلی خدمت حضور نداشته باشد و ارزشیابی کیفیت رفتار و خدمت وی بر اساس ویژگیهای عام امکان نداشته باشد. علل آن در پرونده ذکر شده و ارزشیابی در این فاصله زمانی الزامی است.
ارزشیابی مستخدمی که به عنوان مأمور به دستگاههای دولتی اعزام شده یا می‌شوند با رعایت مدت زمان مأموریت از لحاظ امکان شناخت ویژگیهای وی توسط دستگاه دولتی محل مأموریت، به ترتیب مقرر در این بخشنامه انجام و نتیجه آن به دستگاه دولتی متبوع مستخدم ارسال خواهد شد. در هر صورت در مورد مأموریت‌ها دستگاه قبلی می‌تواند از دستگاه محل مأموریت کسب نظر کند.
ضمیمه بخشنامه شماره ….
ویژگیهای عام:
منظور از این ویژگیها، خصوصیات و صفات مطلوبی است که شایسته است مستخدمان دولت آنها را در رفتار اداری خود متجلی سازند. این خصوصیات که تصویری از رفتارهای مبتنی بر تقوی است، در بهبود کار مستخدم و ایجاد حسن سلوک و مراوده مطلوب با همکاران مؤثر خواهد بود.
برای شناخت رفتارهای مبتنی بر تقوی، دو عامل مورد سنجش قرار می‌گیرد که عبارتند از تقوای اخلاق و تقوای خدمت.
1 – تقوای اخلاق: عبارتست از مجموعه گرایشها و رفتارهایی که موجب روابط مطلوب میان همکاران و پیدایش زمینه‌های مناسب برای شکوفایی استعدادها شود.
نمونه‌ای از ویژگیهای “تقوای اخلاق” در کیفیت رفتار یک مستخدم:
– فروتن و متواضع است و از تکبر و خودخواهی دوری می‌کند.
– در گفتار و کردارش صداقت دارد و از تملق و تظاهر پرهیز بکند.
– قابل اعتماد و رازدار است.
– از غیبت و بدگویی پرهیز می‌کند.
– در اظهار نظر و انجام کارها حب و بغض به خرج نمی‌دهد.
– از گفتن سخنان بیهوده و انجام اعمال بی‌مورد می‌پرهیزد.
-برای آسایش و راحت دیگران کوشش می‌کند.
2 – تقوای خدمت: عبارتست از مجموعه گرایشها و کوششهایی که موجب حسن خدمت و بهبود انجام وظایف و مسئولیت‌ها شود.
نمونه‌ای از ویژگیهای تقوای خدمت در کیفیت خدمت یک مستخدم:
1 – انضباط و مقررات اداری را رعایت بکند.
2 – نسبت به کاری که قبول کرده احساس تعهد می‌کند و فرد را مسؤول عواقب آن می‌داند.
3 – بدون نظارت مافوق نیز صادقانه کار می‌کند.
4 – نسبت به کارش دلسوز است و سعی می‌کند آن را با کیفیت مطلوب ارایه کند.
5 – کاری که بر عهده گرفته است تا حصول نتیجه یا دلگرمی پیگیری می‌کند.
6 – در کارش جدی است، ارزش آن را حفظ می‌کند و به اهمیت آن توجه دارد.
7 – با مراجعان و متقاضیان با احترام رفتار می‌کند و در رفع مشکلات آنها می‌کوشد.
8 – در افزایش معلومات شغلی خود می‌کوشد.
9 – در مواقعی که فوریتی در کار پیش آید و یا مسایل انسانی مطرح شود از خود فداکاری و کوشش بیش از حد نشان می‌دهد.
10 – اشتباهات خود را می‌پذیرد.
11 – در حفظ اسرار اداری کوشش می‌کند.
12 – رعایت حال همکاران خود را نموده، به حقوق آنها احترام می‌گذارد و نسبت به آنها حس همکاری دارد.
13 – سعی می‌کند اطلاعات و تجربیات شغلی خود را به دیگران منتقل نماید.
14 – از اتلاف وقت و انجام کارهای بیهوده خودداری می‌کند.
15 – از وسایل کار مواظبت نموده، در مصرف آنها صرفه‌جویی می‌کند.
راهنمای سنجش ویژگیهای عام
1 – سرپرست بلافصل مستخدم باید همواره ویژگیهای مورد انتظار را در نظر داشته باشد. کیفیت رفتار و خدمت افراد تحت سرپرستی خود را از لحاظ انطباقشان با این ویژگیها مورد توجه قرار دهد. در مواقعی که رفتار مستخدم نشانه بارزی از این ویژگیها است و یا بالعکس مغایرت مشهود با آنها دارد، آن موارد را یادداشت نماید.
2 – در زمان ارزشیابی، (تیر، آبان و اسفندماه هر سال) سرپرست بلافصل مستخدم با توجه به توصیه‌های بندهای 5 و 9 بخشنامه منضم به این دستورالعمل با افراد صالح و آگاه واحد خود پیرامون کیفیت رفتار و خدمت مستخدم مورد ارزشیابی مشورت نموده و مصاحبه‌ای نیز با مستخدم مزبور به عمل می‌آورد.
3 – با توجه به اطلاعات بدست آمده و استفاده از یادداشتهای خود در طول 4 ماه گذشته، وضع مستخدم را در رابطه با ویژگیهای عامل تقوای اخلاق و هر یک از‌موارد تقوای خدمت، مورد سنجش قرار داده، یکی از درجات زیر را با توجه به حالات قید شده، برای مستخدم تعیین می‌نماید.
درجه “خیلی خوب” برای حالتی تعیین می‌شود که ویژگیهای مورد نظر در کیفیت رفتار و خدمت مستخدم غالباً مشاهده شده باشد.
درجه “خوب” برای حالتی تعیین می‌شود که ویژگیهای مورد نظر در کیفیت رفتار و خدمت مستخدم معمولا مشاهده شده باشد.
درجه “متوسط” برای حالتی تعیین می‌شود که ویژگیهای مورد نظر در کیفیت رفتار و خدمت مستخدم نسبتا مشاهده شده باشد.
درجه “ضعیف” برای حالتی تعیین می‌شود که ویژگیهای مورد نظر در کیفیت رفتار و خدمت مستخدم ندرتا مشاهده شده باشد.
4 – نتیجه ارزشیابی به منظور اطلاع از نظر نهایی برای رییس مستقیم سرپرست بلافصل ارسال می‌شود. مشارٌ‌الیه نیز می‌تواند قبل از اظهار نظر با سرپرست بلافصل و افراد صالح و آگاه واحد مشورت کنید.
5 – در صورتی که نتیجه ارزشیابی تقوای اخلاق و هر یک موارد تقوای خدمت مستخدم “ضعیف” تشخیص داده شود موارد ضعیف با مواردی که رفتار مستخدم با ویژگیهای مورد نظر مغایرت دارد یادداشت و نگهداری شود.
6 – در صورتی که مدت همکاری سرپرست یا رییس وی با مستخدم کمتر از 2 ماه باشد و اطلاع کافی از ویژگیهای مستخدم کسب نشده باشد، نظرات مشورتی افراد صالح و آگاه واحد مربوطه، سابقه ارزشیابی گذشته و نتایج حاصل از جلسه مصاحبه با مستخدم، تصمیم‌گیری در مورد ارزشیابی قرار خواهد گرفت.
میرحسین موسوی – نخست‌وزیر