فصل اول ـ در کلیات
ماده ۱ ـ سند سجلی عبارت از سندی است که مطابق مقررات قانون ثبت احوال به ثبت رسیده و مندرجات آن رسمی و معتبر است.
نماینده ثبت احوال کارمندان است که از طرف اداره ثبت احوال رسماً برای ثبت وقایع چهارگانه در دفاتر رسمی انتخاب می‌شود.
ماده ۲ ـ اظهارکننده شخصی است که واقعه را برای ثبت در دفاتر رسماً به نماینده ثبت احوال اطلاع می‌دهد اظهارکننده ممکن است صاحب واقعه یا اشخاص دیگری باشند که قانوناً دارای این حق هستند.
ماده ۳ ـ گواه شخصی است که در مورد ازدواج و طلاق به هویت و در مورد تولد و مرگ به صدق گفتار اظهارکننده گواهی می‌دهد.
تبصره ۱ـ یک نفر نمی‌تواند در یک موضوع هم اظهارکننده و هم گواه واقع شود.
تبصره ۲- اظهارکننده و گواه باید کمیته ۱۸ سال تمام داشته باشد ولی در صورتی که قبل از رسیدن به سن ۱۸ سال تمام ازدواج واقع شود پدر یا مادری که سن آنها به ۱۸ سال تمام نرسیده در مورد ثبت ولادت فرزند خود می‌توانند اظهارکننده واقع شوند.
ماده ۴ ـ ثبت وقایع ولادت و مرگ در نخستین دفاتری که نمونه آن ضمیمه این آیین‌نامه است (۱ـ۲) بعمل می‌آید و دفاتر مزبور باید شماره‌گذاری و سرب و منگنه شده و عده صفحات آن در ابتدا و انتهای دفتر تعیین و به امضاء رئیس اداره بازرسی کل آمار و دادستان شهرستان تهران یا نماینده آنها در اداره کل آمار و ثبت احوال برسد.
تبصره ـ ثبت وقایع در روی اوراق آزاد به کلی ممنوع است.
ماده ۵ ـ تعداد برگهای هر یک از دفاتر ثبت وقایع با نظر کمیسیونی که از رؤسای ادارات ثبت احوال و بازرسی و حسابداری در اداره کل آمار تشکیل می‌شود تعیین و دستور تهیه آن به اداره حسابداری داده می‌شود اداره مزبور مکلف است منتهی تا آخر آبان دفاتر و برگها را چاپ و حاضر نموده تحویل اداره بازرسی نماید که پس از اجرای مقررات ماده ۴ تا آخر دی ماه سرب نموده و به اداره حسابداری بفرستد اداره مزبور باید دفاتر را تا آخر بهمن به کلیه ادارات آمار و ثبت احوال شهرستانها بفرستد. پس از وصول دفاتر رئیس آمار و ثبت احوال هر محل مکلف است وضعیت سرب و تعداد برگهای هر جلد را بازبینی نموده و بین نمایندگان حوزه‌ها پیش از فروردین هر سال تقسیم نماید و هرگاه در مجلدات اختلافی مشاهده نمود مراتب را به مرکز گزارش دهد و نمایندگان مکلف هستند که دفاتر موالید را منتها تا پایان اسفند بین کدخدایان دهات قلمرو مأموریت خود توزیع و رسید دریافت نمایند.
ماده ۶ ـ هرگاه در طی سال معلوم شود که برگهای دفتر برای ثبت وقایع کافی نیست نماینده ثبت احوال باید قبل از اتمام دفتر مراتب را به اداره کل آمار و ثبت احوال گزارش داده درخواست دفاتر جدیدی بنماید.
شماره ترتیب وقایعی که در دفتر ثانی ثبت می‌شود دنباله آخرین شماره دفتر سابق است.
ماده ۷ ـ اداره کل آمار و ثبت احوال مرکب غیرقابل محوی برای ثبت وقایع معین می‌نماید و کلیه اسناد با آن مرکب نوشته خواهد شد.
ماده ۸ ـ ثبت وقایع به هیچ وجه نباید به عهده تعویق افتد و در ثبت هر واقعه سال. ماه. روز و ساعت آن قید می‌گردد.
ماده ۹ ـ کلیه تاریخها با تمام حروف نوشته می‌شود در ثبت واقعه تعیین سال. ماه. روز و ساعت تحقیقی ضروری است.
ماده ۱۰ ـ نماینده ثبت احوال ذیل هر سند با تمام حروف نام و نام خانوادگی خود را نوشته و امضاء نموده و به مهر حوزه ممهور می‌نماید.
ماده ۱۱ ـ نماینده ثبت احوال وقایع را حتی‌المقدور باید شخصاً ثبت نماید و هرگاه به واسطه عذر موجهی قادر به انجام وظیفه نباشد به کارمند رسمی حوزه اجازه ثبت واقعه را می‌دهد. این اجازه باید کتبی و در دفتر ثبت مراسلات ثبت شده باشد.
ماده ۱۲ ـ نمایندگان ثبت احوال ثبت وقایع مربوط به خود و مربوط به اقربای خود را تا درجه دوم (اعم از نسبی یا سببی) باید با حضور رئیس آمار و ثبت احوال و در نقاطی که اداره ثبت احوال نباشد با حضور بخشدار و در غیر مراکز بخشداری با حضور کدخدا ثبت کرده و مراتب را در حاشیه اسناد قید نموده به امضاء آنها برساند.
ماده ۱۳ ـ قبل از ثبت واقعه نماینده ثبت احوال مکلف است عواقب وخیم اظهارات کذب را به اظهارکننده و گواه تذکر داده این موضوع را در دفتر ذکر نماید.
ماده ۱۴ ـ در مواردی که قانون ثبت احوال اجازه می‌دهد ممکن است به وسیله وکالتنامه مسلم واقعه را به ثبت رسانید.
ماده ۱۵ ـ نماینده ثبت احوال باید قبل از آنکه ثبت را به امضـاء اظهارکننده و گواه برساند مندرجات آن را برای آنها بخواند و تمام جزئیات را به نحوی که بفهمند توضیح نماید پس از آنکه اطمینان کامل پیدا کرد که مراتب ثبت شده مطابق اظهار ایشان است به امضاء برساند.
ماده ۱۶ ـ هرگاه اظهارکننده یا گواه سواد فارسی نداشته باشند به جای امضاء با انگشت ابهام علامت خواهند گذاشت و مأمور ثبت احوال مکلف است علت عدم امضاء را پس از ثبت واقعه در حاشیه مستنـدات توضیح دهد.
تبصره ـ اظهارکننده و گواه باید بدواً نام خود را با تمام حروف نوشته و سپس امضاء نماید.
ماده ۱۷ ـ در هر مورد که نمایندگان ثبت احوال بر اثر اشتباه یا فراموشی اسنادی را که مکلف به امضاء می‌باشند امضاء نکنند جانشین آنان باید با حضور کمیسیون مرکب از دادستان یا نماینده او و نماینده اداره کل آمار و ثبت احوال اسنادی که قبلاً تنظیم شده و فاقد امضاء بوده نمایند و صورت‌مجلس تهیه و ضمیمه اسناد مربوطه بنمایند.
تبصره ـ در نقاطی که دادسرا نباشد کمیسیون با حضور رئیس دادگاه بخش و اگر دادگاه بخش هم نباشد با حضور بخشدار تشکیل خواهد شد.
ماده ۱۸ ـ هرگاه اظهارکننده کر یا گنک باشد باید یک نفر که با اشاره گفتار او را بفهمند همراه خود بیاورد که در موقع قرائت سند و امضاء آن شخص مزبور حاضر باشد و مطالب را به او تفهیم کند و نماینده نیز مکلف است چگونگی را در حاشیه مستندات قید کند.
ماده ۱۹ ـ هرگاه به علتی ثبت یک واقعه ناتمام بماند نماینده ثبت علت را در دفتر قید کرده و پس از ذکر تاریخ امضاء می‌نماید و به ثبت ناتمام ترتیب اثر داده نخواهد شد.
ماده ۲۰ ـ دفاتری که در آخر سالی به کلی نانویس می‌نماند با اجازه مرکز و با حضور نماینده اداره کل آمار و ثبت احوال و دادستان یا نماینده او تاریخ پشت دفتر را اصلاح و امضاء نموده مورد استفاده قرار می‌دهند و در نقاطی که دادسرا نیست دفاتر به نزدیکترین محلی که دادسرا باشد فرستاده خواهد شد که تشریفات نامبرده انجام شود.
ماده ۲۱ ـ صفحه آخر دفاتر اظهارنامه دارای فهرستی خواهد بود که مطابق ستون‌های آن نمایندگان باید تعداد وقایع سنوات مختلفه را تفکیکاً در فهرست مذکور ذکر نمایند.
ماده ۲۲ ـ در موقعی که اسناد و دفاتر ثبت احوال کلاً یا بعضاً از بین برود کمیسیون با حضور رئیس اداره آمار و ثبت احوال محل و نماینده وزارت کشور و نماینده دادسرا تشکیل و با مراجعه به سایر اسناد و دفاتر و برگها و پیشینه‌های موجوده اسناد جدیدی به جای اسناد از بین رفته تنظیم و به امضای کمیسیون می‌رسد در صورتی که صاحبان اسناد نسبت به اسناد جدید اعتراضی داشته باشند می‌توانند به دادگاه صالحه رجوع و درخواست رسیدگی کنند.
ماده ۲۳ ـ در نقاطی که وسائل عکاسی موجود است از اشخاصی که سن آنها به هیجده سال رسیده باشد در موقع صدور شناسنامه و یا المثنی باید سه عکس گرفته شود که یک عکس به برگ شناسنامه و دو عکس دیگر به نخستین اظهارنامه و یا نخستین دفتر موالید الصاق گردد.
تبصره ـ اشخاص بیبضاعت که نداشتن بضاعت آنها در شهرها بهگواهی کلانتری و در دهات بهگواهی بخشدار یا کدخدایان رسیده باشد از دادن عکس معاف هستند و در این صورت نماینده ثبت احوال نشانیهای مشخصه آنها را در پشت اظهارنامه و در محل مخصوص شناسنامه قید می‌نمایند.
ماده ۲۴ ـ در نقاطی که وسائل عکاسی موجود نیست علائم مخصوص ظاهری اشخاصی که سن آنها از ۱۸ سال تجاوز کرده باشد باید در حاشیه مستندات قید شود.
فصل دوم ـ در ثبت ولادت
ماده ۲۵ ـ تولد هر طفل بدواً در نخستین دفتر موالید مقرر در ماده ۴ ثبت سپس شناسنامه که نمونه آن ضمیمه این آیین‌نامه است (۳) برای طفل صادر می‌شود.
ماده ۲۶ ـ اعلام‌کنندگان تولد طفل مکلفند در مدت مقرر برای ثبت تولد طفل با دو نفر گواه در حوزه ثبت احوال حاضر شده واقعه را به ثبت برسانند در صورتی که اعلام کننده گواهینامه رئیس بنگاهی که طفل در آنجا متولد شده یا گواهینامه از پزشک یا مامای رسمی که در موقع ولادت حاضر بوده در دست داشته باشد ثبت واقعه بدون حضور گواه به عمل خواهد آمد همچنین در مواردی که اعلام‌کننده تولد طفل رئیس یکی از بنگاههای رسمی باشد واقعه بدون حضور گواه ثبت می‌شود.
ماده ۲۷ ـ گواهینامه ماما یا پزشکی که در حین ولادت طفل حضور داشته همچنین گواهینامه رؤسای بنگاههای رسمی از قبیل (بیمارستان ـ زایشگاه ـ مسکین‌خانه ـ زندان ـ بازداشتگاه و غیره) که طفل در آنجا تولد یافته در برگهائی که نمونه آن ضمیمه است (۴) در ۳ نسخه تهیه نسخه سفید را به شخصی که مکلف به اعلام واقعه می‌باشد و نسخه رنگین را در حوزه‌های شهری به نمایندگان ثبت احوال و در دهات به کدخدایان تسلیم و نسخه سوم را نزد خود نگاه می‌دارد.
تبصره ـ کدخدای ده مکلف است نسبت به ولادت طفل طبق ماده (۸) و (۹) آیین‌نامه کدخدایان مصوب ۱۹ آذرماه ۱۳۱۸ عمل نماید.
ماده ۲۸ ـ اشخاصی که مکلف به ثبت واقعه تولد طفل و دریافت شناسنامه می‌باشند ولی خاص (پدرجد پدری وصی منصوب) سرپرست طفل یا سرپرست خانواده‌ای که طفل در آنجا متولد شده و مادر طفل خواهند بود.
تبصره ـ سرپرست طفل کسی است که عهده‌دار امور طفل یا امور خانواده‌ای که طفل در آنجا متولد شده می‌باشد.
ماده ۲۹ ـ ثبت واقعه تولد در غیر از حوزه محل تولد با انجام تشریفات مقرر مانعی ندارد.
ماده ۳۰ ـ نماینده ثبت احوال مکلف است به مجرد مراجعه اعلام‌کننده قانونی ولادت طفل نخستین دفتر موالید را نوشته و مراتب را در شناسنامه ابوین (هر کدام حاضر باشد) قید و شناسنامه صادر و به اعلام‌کننده تسلیم نماید.
تبصره ـ هرگاه مولود توأم یا متعدد باشد برای هر یک سند جداگانه تنظیم و ساعت تقدم و تأخر تولد نیز باید تعیین شود.
ماده ۳۱ ـ نخستین دفتر موالید از اولین صفحه شروع و شماره نیز در هر سال و در هر ده از حوزه دهستانی و هر حوزه شهری از یک شروع و به آخرین واقعه ثبت شده در همان سال خاتمه می‌یابد.
ماده ۳۲ ـ اگر پدر یا مادر طفل نامعلوم باشد پس از آنکه به وسیله اقرارنامه رسمی یا دادنامه نسبت طفل به کسی ثابت شد مراتب در حاشیه کلیه مستندات ثبت ولادت توضیح و المثنی شناسنامه بدون اینکه آثاری از نامعلوم بودن نام پدر و یا مادر در آن منعکس باشد صادر می‌گردد.
ماده ۳۳ ـ برای اطفالی که پدر و مادر آنها معلوم نیست از طرف سرپرست آنها نام خانوادگی تعیین می‌شود پس از آنکه پدر این قبیل اطفال معلوم گردید و طبق ماده ۳۲ عمل شد نام خانوادگی طفل مزبور به‌نام خانوادگی پدر تبدیل می‌شود و در صورتی که پدر معلوم نباشد و مادر معلوم گردید به نام خانوادگی مادر نامیده می‌شود.
ماده ۳۴ ـ ثبت تولد اطفال سرراهی مطابق ماده ۷ قانون بنا به اظهار شخص یا رئیس بنگاهی که طفل به او سپرده شده به عمل خواهد آمد و شناسنامه صادر و به اظهارکننده تسلیم می‌شود.
ماده ۳۵ ـ هویت دیوانه‌ها هرگاه قیم نداشته باشند برحسب اظهار مأمورین انضباطی پس از بازجوئی‌های لازم که مأمورین نامبرده به‌عمل خواهند آورد در همان حوزه که دیوانه مقیم است ثبت خواهد شده شناسنامه برای دادستان محل فرستاده می‌شود. سن تقریبی دیوانه نام پدر و مادر هرگاه معلوم باشد نوشته می‌شود. هرگاه پدر و یا مادر او معلوم نباشد در محل مربوطه نوشته می‌شود که اظهارکننده نام پدر و مادر او را نمی‌دانست.
تبصره ـ در اسناد این قبیل اشخاص به هیچ وجه نباید کلمه دیوانه نوشته شود.
ماده ۳۶ ـ نماینده ثبت احوال مکلف است در هر موقع که نخستین دفتر ولادت خاتمه پیدا کرد ذیل آخرین واقعه دفاتر مزبور را بسته دفاتر را به انضمام گزارش ماما یا پزشک یا بنگاهها به اداره آمار و ثبت احوال ارسال دارد.
ماده ۳۷ ـ نماینده حوزه موظف است به محض ثبت واقعه ولادت اعلامیه برای درج مراتب در مستندات پدر یا مادر مولود در روی نمونه که ضمیمه آئیننامه است (۵) تنظیم و به اداره آمار و ثبت احوال محل ارسال دارد اداره آمار و ثبت احوال محل مکلف است پس از وصول اعلامیه چنانچه شناسنامه پدر و مادر طفل یا یکی از آنها در قلمرو آن اداره صادر شده باشد واقعه تولد را از روی اعلامیه در مستندات پدر و مادر طفل ثبت و هرگاه شناسنامه پدر و مادر یا یکی از آنها از محل دیگری صادر شده باشد اعلامیه واصله را عیناً به محل مربوط بفرستند.
ماده ۳۸ ـ دوائر آمار و ثبت احوال مکلفند در ظرف ۱۵ روز مفاد اعلامیه‌ها واصله را در مستندات مربوطه ثبت نمایند.
ماده ۳۹ ـ نمایندگان حوزه‌ها مکلفند در آخر اسفند هر سال ذیل آخرین واقعه ولادت را بسته و دفاتر را به مرکز اداره آمار و ثبت احوال ارسال دارند.
ماده ۴۰ ـ بایگانی اسناد پس از وصول دفاتر ولادت هر حوزه شهری یا هر ده مکلف اسـت دفاتر واصله را در دسترس کمیسیـون مقرره در ماده ۴۲ بگذارد.
ماده ۴۱ ـ کمیسیون رسیدگی به اسناد تشکیل می‌شود از رئیس آمار و ثبت احوال و متصدی بایگانی اسناد و سرپرست نویسندگان دفتر سجل شهرستان که باید با دقت مندرجات اسناد مربوطه به ولادت و فوت را با یکدیگر تطبیق و هرگونه عیب و نقص آنها را در دو نسخه تدوین نمایند که یک نسخه از آن به جلد مربوط و نقص آنها را در دو نسخه تدوین نمایند که یک نسخه از آن به جلد مربوط ضمیمه و نسخه دیگر به مرکز ارسال گردد.
ماده ۴۲ ـ در اجرای ماده ۱۰ قانون ثبت احوال نماینده ثبت اگر از وجوه صغیری که محتاج به قیم باشد مطلع گردد اطلاع نامه روی نمونه که ضمیمه این آیین‌نامه است (۶) تهیه و به وسیله اداره آمار و ثبت احوال محل برای آگهی دادستان دادگاه شهرستان محلی یا کسانی که وظایف او را انجام می‌دهند ارسال می‌دارد.
فصل سوم ـ در ثبت فوت
ماده ۴۳ ـ مرگ هر شخص در نخستین دفتر مردگان ثبت و مراتب در شناسنامه درگذشته قید و به اظهارکننده واقعه تسلیم می‌شود.
ماده ۴۴ ـ اشخاصی‌که قانوناً مکلف به اعلام ثبت واقعه مرگ می‌باشند باید در ظرف ۴۸ ساعت به اتفاق یک یا دو گواه به نماینده ثبت احوال مراجعه نموده واقعه را به ثبت برسانند.
ماده ۴۵ ـ اگر اعلام‌کنندگان واقعه فوت به تصدیق پزشک معالج و یا تصدیق مامای رسمی را (در صورتی که ما در حین وضع حمل فوت کند یا طفل مرده به دنیا آمده باشد) تسلیم کند نماینده ثبت احوال واقعه را بدون حضور گواه ثبت می‌نماید.
ماده ۴۶ ـ در دهات در صورت نبودن مأمور ثبت احوال اشخاصی که مکلف به اعلام واقعه می‌باشند در مدت مقرره باید واقعه را به کدخدای محل اعلام دارند کدخدا طبق مواد ۸ و ۹ آئیننامه وظائف کدخدایان رفتار خواهد نمود.
ماده ۴۷ ـ رؤساء بنگاههای رسمی و شهربانی یا بخشداری در مواردی که مکلف به اعلام فوت هستند می‌توانند به جای اینکه شخصاً نزد نماینده ثبت احوال حاضر شوند واقعه فوت را طی نمونه‌ای که ضمیمه این آئیننامه است (۷) با تعیین مشخصات کامل متوفی و تاریخ فوت شماره شناسنامه محل صدور و علت فوت به نماینده ثبت احوال اعلام دارند.
در این مورد در دفتر متوفیات به جای امضاء اعلام‌کننده شماره و تاریخ اعلامیه واصله قید و عین نامه به دفتر ثبت فوت الصاق و در حاشیه توضیح داده می‌شود (نامه … ضمیمه است).
ماده ۴۸ ـ متصدیان غسل و کفن و دفن مکلفند در ظرف ۲۴ ساعت واقعه فوت را روی نمونه‌ای که ضمیمه این آیین‌نامه است (۸) در شهرها به حوزه‌های ثبت احوال و در دهات در صورتی که نماینده ثبت احوال حاضر نباشد به کدخدا اطلاع دهند.
ماده ۴۹ ـ واقعه مرگ موالید سال جاری در نخستین دفاتر ثبت مردگان که تماماً سرب شده است ثبت می‌شود و شماره در هر سال در هر حوزه شهری و هر ده از حوزه‌های دهستانی از یک شروع و به آخرین واقعه ثبت شده در همان سال خاتمه می‌یابد.
ماده ۵۰ ـ طرز سرب و بازبینی دفاتر ثبت مرگ و ارسال آن به ادارات ثبت احوال شهرستانها طبق مقرراتی است که در فصل ولادت تصریح شده است.
ماده ۵۱ ـ در مواقعی که واقعه فوت به موجب ماده ۱۷ قانون بر طبق اظهار کسانی که مکلف به بازجوئی و اعلام آن هستند به ثبت می‌رسد ثبت واقعه بدون حضور گواه به عمل می‌آید.
ماده ۵۲ ـ در موردی که جسدی کشف شود و هویت او معلوم نباشد صورت‌مجلسی که مطابق ماده ۲۰ قانون تنظیم و به نماینده ثبت احوال داده می‌شـود ضمیمه نسخـه اول دفتر متوفیـات بایگانـی و محتویـات صورت‌مجلس آنچه ممکن است و با نمونه دفتر وفق می‌دهد در نخستین دفتر مربوطه درج و جاهائی که در دفتر نانویس می‌‌ماند خط کشیده می‌شود و هرگاه بعداً مشخصات جسد کشف شده معلوم گردید مراتب در حاشیه دفتر قید خواهد شد.
ماده ۵۳ ـ نسبت به اشخاصی که در حین مسافرت در راهها یا منزلگاهها فوت می‌نمایند پس از وصول اطلاعنامه از طرف مأمورین صلاحیتدار نماینده حوزه مکلف است واقعه فوت را ثبت و عین اطلاعنامه را به دفتر ثبت مرگ ضمیمه نماید و در حاشیه مراتب را توضیح دهد.
ماده ۵۴ ـ فوت اشخاصی که در کشتی واقع می‌شود و محل اقامت آنها معلوم نیست در دفتر مخصوصی در اداره کل آمار و ثبت احوال به ثبت می‌رسد و نسبت به اشخاصی که محل اقامتشان معلوم است پس از وصول مستخرجه ناخدای کشتی اداره مرکزی مستخرجه را به دفاتر مربوطـه اعلام می‌دارد.
ماده ۵۵ ـ نسبت به کسانی که در جنگ یا لشکرکشی می‌میرند هرگاه هویت مرده معلوم باشد مراتب از طریق وزارت جنگ به موجب اطلاعنامه‌ای که نمونه آن ضمیمه این آیین‌نامه است (۹) به اداره کل آمار و ثبت احوال اعلام و اداره مرکزی نیز عیناً به محل صدور شناسنامه متوفی می‌فرستد تا فوت به موجب اطلاعنامه ثبت شود اگر هویت متوفی معلوم نباشد پس از وصول رونوشت گواهی شده صورت مجلسی تنظیم و در دفتر مخصوصی که در اداره کل آمار و ثبت احوال می‌باشد قید و هر وقت هویت مرده معلوم گردید مراتب به اداره محل صدور شناسنامه مرده برای ثبت اعلام می‌گردد.
تبصره ـ ثبت فوت کسانی که از مأمورین صلاحیتدار دولت شاهنشاهی در خارجه شناسنامه گرفته‌اند و در جنگ یا لشکرکشی می‌میرند در تهران به عمل می‌آید.
ماده ۵۶ ـ مفاد فوت غائب مفقودالاثر به استناد دادنامه دادگاه در نخستین دفتر ثبت مردگان و مستندات سجلی متوفی و دفتر ثبت شهرستان درج شماره و تاریخ دادنامه در محل درج مشخصات اظهارکننده ثبت و چنانچه دادنامه موصوف ابطال شود مراتب در دفاتر فوق‌الذکر و مستندات سجلی قید می‌گردد.
ماده ۵۷ ـ برای طفل مرده به دنیا آمده یا طفلی که قبل از اطلاع ولادت به نماینده ثبت احوال مرده باشد سند ولادت تنظیم نمی‌شود و باید واقعه فوت در دفتر متوفیات قید گردد.
تبصره ـ رؤسای بنگاههای رسمی مکلفند اطفال مرده به دنیا آمده را به نماینده ثبت احوال اعلام دارند.
ماده ۵۸ ـ بسته‌شدن دفاتر و صدور اعلامیه و ارسال به ادارات ثبت احوال محل طبق مقرراتی که در فصل ولادت ذکرشده نمونه اعلامیه ضمیمه این آئیننامه است (۱۰).
ماده ۵۹ ـ ثبت فوت در غیر از محل وقوع با انجام تشریفات مقرره مانعی ندارد.
ماده ۶۰ ـ در مورد فوت زوج یا زوجه نماینده ثبت احوال بایستی پس از ثبت واقعه فوت اعلامیه که نمونه آن ضمیمه این آئیننامه است (۱۱) صادر و به مرکز آمار و ثبت احوال ارسال که اگر شناسنامه طرفی که حیات دارد از اداره محل ثبت فوت صادر شده باشد مراتب در مستندات او قید و الا عین اعلامیه را به اداره محل صدور شناسنامه ارسال دارد.
ماده ۶۱ ـ به طور کلی ثبت فوتهای معوقه در نخستین دفتر فوت معوقه که نمونه آن ضمیمه آیین‌نامه است به ثبت خواهد رسید و شماره در هر حوزه شهری و در هر ده از حوزه‌های دهستانی در اول هر سال از یک شروع شده به آخرین واقعه در آن سال خاتمه می‌یابد (۱۲).
ماده ۶۲ ـ در مواقعی که فوت در اثر جنایتی واقع شده باشد مأمورین شهربانی و امنیه بر طبق ماده ۴۷ مکلف به اعلام واقعه به نماینده ثبت احوال می‌باشند.
تبصره ۱ ـ ثبت واقعه توسط مأمورین شهربانی و امنیه مانع از این نخواهد بود که دیگران هم به طریق معمول واقعه را در همان حوزه به ثبت برسانند.
بدیهی است نماینده ثبت احوال بیش از یکبار واقعه را ثبت نخواهد کرد.
تبصره ۲ ـ علت فوت نباید به هیچ وجه در اسناد سجلی درگذشتگان ذکر شود.
فصل چهارم ـ در ثبت ازدواج و طلاق
ماده ۶۳ ـ دفاتر رسمی ازدواج و طلاق باید هر نوع عقد ازدواج و طلاق و رجوع و بذل مدت را که در دفاتر ثبت می‌کنند در روی نمونه که ضمیمه این آئیننامه است (۱۳ ـ ۱۴) تنظیم و در روز پانزدهم و آخر هر ماه به نماینده حوزه مربوطه ثبت احوال تسلیم نمایند.
ماده ۶۴ ـ نماینده ثبت احوال اعلامیه‌های واصله از دفاتر رسمی ازدواج و طلاق را در آخر هر ماه عیناً به اداره آمار و ثبت احوال متبوع خود می‌فرستد تا خلاصه واقعه در مستندات مربوطه ثبت شود.
ماده ۶۵ ـ هرگاه مستندات سجلی زوجین یا یکی از آنها از اداره آمار و ثبت احوال محل وقوع واقعه صادر نشده باشد اداره ثبت احوال باید مستخرجه اعلامیه واصله را روی نمونه‌ای که ضمیمه این آیین‌نامه است (۱۵ ـ ۱۶) تهیه نموده به اداره مربوطه ارسال دارد اداره آمار و ثبت احوال محل صدور سند مکلف است خلاصه واقعه را در مستندات سجلی مربوطه قید کند.
ماده ۶۶ ـ کلیه ازدواج و طلاق و رجوع و بذل مدت که تا تاریخ اجرای مقررات ماده (۱) قانون اصلاحی قانون ازدواج مصوب ۲۹ اردیبهشت ۱۳۱۶ و جمله الحاقیه آن مصوب ۱۳ آذر ماه ۱۳۱۷ در هر محل واقع شده در صورت درخواست زوجین و تسلیم رونوشت مصدق مهرنامه و یا اقرارنامه که در دفترخانه رسمی تنظیم شده باشد از طرف نماینده حوزه محل اقامت آنها در شناسنامه زوجین ثبت و مراتب با ارسال عین درخواست‌نامه و مدارک به اداره ثبت احوال برای ثبت واقعه در مستندات ارسال می‌گردد. اگر مستندات سجلی زوجین یا یکی از آنها از اداره ثبت احوال دیگری صادر شده باشد طبق ماده بالا باید اعلامیه صادر گردد.
ماده ۶۷ ـ ثبت طلاق و بذل مدت بنا به درخواست زوجه با انجام تشریفات مقرره فوق مانعی ندارد.
ماده ۶۸ ـ وقایع ازدواج و طلاق و رجوع و بذل مدت که برخلاف مقررات قانون ازدواج واقع و موضوع در مراجع قضائی تعقیب گردیده است با تسلیم رونوشت مصدق دادنامه یا قرار صادر از دادگاه در شناسنامه و مستندات سجلی زوجین به ثبت می‌رسد.
ماده ۶۹ ـ بایگانی آمار و ثبت احوال مکلفند در مورد اعلامیه‌های دفاتر رسمی ازدواج و طلاق گزارشهای نمایندگان حوزه‌ها که راجع به ثبت ازدواج و یا طلاق یا بذل مدت منتها در یک ماه از تاریخ وصول اقدام و مراتب را در مستندات مربوطه قید و یا برای ثبت در دفاتر محل صدور شناسنامه اعلامیه صادر نمایند.
فصل پنجم ـ مقررات راجع به اتباع خارجه مقیمین ایران
ماده ۷۰ ـ واقعه ولادت اطفالی که از پدر و مادر خارجی در ایران متولد می‌شوند و پدر و مادر آنها پروانه اقامت از دولت ایران در دست دارند در دفتری که نمونه آن ضمیمه آیین‌نامه است به ثبت می‌رسد. (۱۷)
ماده ۷۱ ـ ولادت اطفالی هم که در ایران از پدر و مادر خارجی به‌وجود آمده‌اند و به سن ۱۸ سالگی تمام نرسیده‌اند با ارائه مدارک در دفتر مزبور به ثبت می‌رسد.
ماده ۷۲ ـ برای اطفال مذکور در مواد بالا پس از ثبت در دفتر گواهینامه که نمونه آن ضمیمه این آیین‌نامه است (۱۸) صادر می‌شود.
ماده ۷۳ ـ هرگاه صاحبان گواهینامه ولادت طبق تشخیص مقامات صلاحیتدار تبعه ایران معرفی شدند. در این صورت گواهینامه از آنها اخذ و در حاشیه دفتر ولادت مراتب قید و طبق مندرجات دفتر موالید و گواهینامه اسناد تنظیم و شناسنامه صادر می‌شود.
ماده ۷۴ ـ چنانچه پدر و مادر طفلی که از اتباع خارجه هستند هر دو یا یکی از آنها در ایران متولد شده باشند پس از ثبت در دفتر موالید برای طفل آنها شناسنامه صادر می‌گردد در این مورد در بالای صفحه دفتر موالید و صفحه سفید شناسنامه قید می‌شود (طبق جزء ۴ ماده ۹۷۶ قانون مدنی برای این طفل شناسنامه صادر گردید) و در محل مخصوص ذکر شماره شناسنامه پدر و مادر شماره پروانه اقامت قید می‌گردد.
ماده ۷۵ ـ اشخاصی که برای ثبت موالید خود به مأمور ثبت احوال مراجعه می‌نمایند و مدعی تابعیت خارجی هستند در صورتی که مدرک کافی از مقامات صلاحیتدار ایران در دست نداشته باشند که تابعیت خارجی آنها را روشن نماید مأمور ثبت احوال مکلف است مراتب را به شهربانی یا فرمانداری یا بخشداری و یا امنیه گزارش دهد تا تابعیت او محرز گردد.
ماده ۷۶ ـ ثبت فوت اتباع خارجه به موجب اطلاعنامه شهربانی محل در نسختین دفاتر فوت که نمونه آن ضمیمه آئیننامه است در مراکز آمار و ثبت احوال طبق مقررات فصل فوت به عمل می‌آید (۱۹).
ماده ۷۷ ـ ادارات آمار و ثبت احوال مکلفند از روی مندرجات دفتر فوت گواهینامه‌ای که نمونه آن ضمیمه این آئیننامه است (۲۰) در ۳ نسخه صادر یک نسخه به اداره کل آمار و ثبت احوال برای ارسال به وزارت امور خارجه و یک نسخه به دادسرا و نسخه دیگر را به اداره شهربانی محل تسلیم نمایند.
ماده ۷۸ ـ اشخاص ذینفع در صورتی که تصدیق اداره امور کنسولی وزارت امورخارجه را ابراز نمایند می‌توانند رونوشت مصدق ثبت فوت را تحصیل نمایند.
ماده ۷۹ ـ ازدواج و طلاق اتباع خارجه مقیمین ایران طبق اعلامیه واصله از دفاتر رسمی ازدواج و طلاق و یا با ارائه مدارک طبق ماده ۹۷۰ قانون مدنی در نسختین دفاتر مخصوصی که نمونه آن ضمیمه این آئیننامه است (۲۱ ـ ۲۲) در مراکز آمار و ثبت احوال محل به ثبت می‌رسد.
ماده ۸۰ – زن تبعه ایران که به موجب اجازه‌نامه مقامات صلاحیتدار با مرد تبعه خارجه ازدواج می‌نماید هرگاه ازدواج از مواردی باشد که تابعیت زوج به زوجه تحمیل شود و مراتب از طرف اداره شهربانی اعلام و شناسنامه زن را فرستاده باشند ادارات آمار و ثبت احوال مکلف هستند چگونگی ازدواج را بطور خلاصه در حاشیه مستندات زن قید و شناسنامه را بایگانی نمایند و اگر در اثر فوت شوهر یا وقوع طلاق و تقدیم درخواست نامه زن به‌تبعیت اصلی خود بازگشت نمود مجدداً بازگشت او در مستندات ذکر و از روی مستندات مزبور المثنی شناسنامه صادر و به او تسلیم می‌شود.
ماده ۸۱ ـ زن تبعه خارجه که با مرد ایرانی ازدواج می‌نماید و از طرف شهربانی محل و یا مقامات صلاحیتدار ایران در خارجه مراتب اعلام شده باشد ادارات آمار و ثبت احوال مکلف هستند پس از وصول اعلامیه برای زن شناسنامه صادر و در حاشیه نسختین دفتر اظهارنامه و ستون ملاحظات و صفحه سفید شناسنامه درج کنند (طبق جزء ۶ ماده ۹۷۶ قانون مدنی شناسنامه صادر گردید.)
فصل ششم ـ در تنظیم اسناد سجلی
ماده ۸۲ ـ هویت کسانی که ولادت آنها در سالهای قبل بوده و به اخذ شناسنامه موفق نشده‌اند بدواً در نسختین دفتر اظهارنامه که نمونه آن ضمیمه این آئیننامه می‌باشد «۲۳» ثبت سپس شناسنامه صادر و به‌اظهارکننده تسلیم می‌شود.
تبصره ـ شماره سند در هر حوزه شهری و هر ده از حوزه‌های دهستانی تعقیب آخرین شماره دفتر اظهارنامه در حوزه شهری و هر ده خواهد بود.
ماده ۸۳ ـ اشخاص مذکوری که به سن ۱۸ سال تمام رسیده‌اند بایستی شخصاً با دو نفر گواه به نماینده ثبت احوال مراجعه و شناسنامه دریافت کنند.
ماده ۸۴ ـ نماینده ثبت احوال مکلف است به مجرد مراجعه اشخاصی که فاقد شناسنامه هستند با انجام تشریفات قانونی اسناد تنظیم و شناسنامه صادر نمایند.
ماده ۸۵ ـ اگر در موقع تنظیم اسناد سجلی اختلافی بین نماینده و اظهارکننده در موقع سن ایجاد شود نماینده واقعه را مطابق تشخیص مزبور به دادگاه صالحه شکایت کند نماینده ثبت احوال باید پس از ثبت تاریخ تولد تصدیقی به اظهارکننده در موضوع اختلاف مطابق نمونه ضمیمه (۲۴) تسلیم و در آن تصریح کند که مشارالیه می‌تواند برای اثبات اظهارات خود نسبت به تاریخ تولد به دادگاه مراجعه نماید.
ماده ۸۶ ـ هرگاه شخصی برای اخذ شناسنامه به نماینده ثبت احوال مراجعه نماید که تبعیت ایرانی او به جهاتی مشکوک به نظر برسد نماینده مکلف است شخص مزبور را قبلاً به شهربانی محل دلالت نموده در صورتی که اداره نامبرده او را ایرانی معرفی نماید با رعایت تشریفات مقرر اسناد تنظیم و شناسنامه صادر می‌شود.
ماده ۸۷ ـ ایرانیانی که از خارجه مراجعت و شناسنامه ندارند می‌توانند با ارائه گذرنامه که از مقامات صلاحیتدار ایرانی صادر شده باشد برای تنظیم اسناد ثبت احوال خود به نماینده مراجعه نمایند.
نماینده ثبت احوال مکلف است اسناد این قبیل اشخاص را با انجام تشریفات مقرره تنظیم شماره و تاریخ و محل صدور گذرنامه را در اسناد قید و شناسنامه صادر نمایند.
ماده ۸۸ ـ هرگاه اشخاص مذکور در ماده ۸۷ گذرنامه مراتب در دست نداشته باشند و موضوع تابعیت آنها مورد تردید نماینده واقع شود نماینده قبلاً آنها را به شهربانی محل دلالت و پس از آنکه شهربانی آنها را ایرانی معرفی نمود به تنظیم شناسنامه مربوط مبادرت می‌نمایند.
ماده ۸۹ ـ نماینده ثبت احوال مکلف است در آخر هر ماه دفتر اظهارنامه‌های خاتمه یافته را به مرکز آمار و ثبت احوال محل ارسال و رسید دریافت دارد.
ماده ۹۰ ـ آمار و ثبت احوال محل باید پس از وصول دفتر اظهارنامه وضعیت اسناد را در کمیسیون رسیدگی به اسناد مورد رسیدگی قرارداده هرگاه نقصی مشاهده شد در صورت مجلس مربوط قید و به دفتر اظهارنامه الصاق می‌نماید.
فصل هفتم ـ در نام خانوادگی
ماده ۹۱ ـ هر یک از افراد بدون شناسنامه که به سن ۱۸ سال تمام رسیده‌اند موظفند در موقع تنظیم اسناد نام خانوادگی مخصوصی که بلامعارض بودن آن مورد تصدیق دفتر محل باشد برای خود انتخاب نماید.
ماده ۹۲ ـ قلمرو دفتری که نباید نام خانوادگی در آن تکرار شود عبارت است از کلیه حوزه‌های تابعه آن دفتر اعم از حوزه‌های شهری و دهستانی.
ماده ۹۳ ـ برای ثبت حق تقدم نامهای خانوادگی و جلوگیری از تکرار آن در قلمرو هر یک از ادارات آمار و ثبت احوال دفاتر مخصوصی که نمونه آن ضمیمه این آیین‌نامه است (۲۵) تهیه شده و به وسیله اداره بازرسی سرب و پس از تعیین حروف مختصه و امضاء رئیس اداره ثبت احوال در دسترس دفاتر آمار و ثبت احوال گذاشته می‌شود.
ماده ۹۴ ـ رؤسای ادارات آمار و ثبت احوال مکلفند برای تنظیم دفاتر مزبور متصدی مخصوصی تعیین و به مرکز معرفی نمایند متصدی موصوف موظف است به مسئولیت مشترک مدیر بایگانی با مراجعه به اسناد سجلی کلیه حوزه‌های قلمرو یک اداره آمار و ثبت احوال مشخصات دارندگان حق تقدم نامهای خانوادگی را استخراج و با رعایت حروف تهجی در دفاتر ثبت کنند.
ماده ۹۵ ـ اسناد سجلی نوزادگانی که در غیر محل صدور شناسنامه پدر متولد می‌شوند با نام خانوادگی پدر تنظیم خواهد شد ولو اینکه حق تقدم نام خانوادگی مزبور در قلمرو آن دفتری به نام دیگری ثبت نشده و بلامعارض باشد طفل موصوف دارند. حق تقدم شناخته نمی‌شود و اگر کسی بخواهد از آن نام استفاده کند مانعی نخواهد داشت.
ماده ۹۶ ـ چنانچه دارنده حق تقدم نام خانوادگی خود را طبق تشریفات مقرره تغییر دهد در حاشیه دفاتر نامهای خانوادگی مراتب قبل و دیگر شخص مزبور نمی‌تواند از حق تقدم نام خانوادگی پیشین خود استفاده نماید ولی در عین حال این نام خانوادگی بلامعارض نبوده و غیر از کسانی که قبلاً استفاده می‌نموده‌اند اشخاص دیگری نمی‌توانند آن نام را برای خود انتخاب کنند.
ماده ۹۷ ـ اشخاص در موارد ذیل می‌توانند درخواست تغییر نام‌خانوادگی خود را بنمایند:
1ـ هرگاه نام خانوادگی در قلمرو یکی از ادارات آمار و ثبت احوال تکرار شده باشد.
2ـ هرگاه منظور وحدت نام خانوادگی باشد (در مورد اشخاصی که قرابت نسبی یا قرابت سببی درجه اول یا دوم با اجازه دهنده دارند) با ارائه اجازه‌نامه گواهی شده از کلانتری یا دفتر اسناد رسمی یا بخشداری یا از دارنده حق تقدم.
3ـ هرگاه نام خانوادگی از واژه‌های زشت و ناپسند و مستهجن بوده و یا از سه کلمه یا بیشتر ترکیب شده باشد و یا با شغل و شئون اشخاص مناسب نباشد.
4 ـ هرگاه محکومیت جزائی به استثنای خلاف برای یکی از افراد خانواده پیش آمده و داشتن نام خانوادگی پیش موجب ننگ و سرافکندگی باشد.
5 ـ اگر نام خانوادگی از اسامی ممنوع‌الاستعمال و قابل حذف بوده و یا با آنها ترکیب شده باشد.
ماده ۹۸ ـ کسانی که بخواهند نام خانوادگی خود را تغییر دهند باید دلائل خود را در درخواست چاپی نمونه (۲۵) ذکر و به فرمانداری و یا اداره آمار محل اقامت خود تسلیم نمایند هرگاه درخواست نامه به فرمانداری داده‌شده باشد فرمانداری آن را به اداره آمار محل خواهد فرستاد و اداره نامبرده مکلف است چگونگی را با اظهار نظریه فرمانداری و اداره کل آمار و ثبت احوال گزارش دهد فرمانداری گزارش اداره آمار را به وزارت کشور می‌فرستد تا مورد بررسی قرار گیرد در صورتی که درخواست نامه مستقیماً به اداره آمار محل تسلیم شده باشد اداره نامبرده باید مراتب را با اظهارنظر به اداره کل آمار و ثبت احوال گزارش دهد تا طبق مقررات ماده ۴۲ قانون ثبت احوال اقدام شود.
ماده ۹۹ ـ نام خانوادگی جدید در متن صفحه مخصوص خلاصه ولادت درج و در صفحه سفید برگ شناسنامه نوشته می‌شود (نام خانوادگی دارنده شناسنامه شماره …. بر طبق مقررات ماده ۴۲ قانون ثبت احوال که ضمن شماره …. از طرف اداره کل آمار و ثبت احوال ابلاغ گردیده از ….. به …… تغییر یافته است به تاریخ ….. امضاء مهر اداره آمار و ثبت احوال …..) و همچنین در حاشیه مستندات مراتب به شرح فوق قید خواهد شد.
ماده ۱۰۰ ـ نامهای ذیل را به عنوان نام خانوادگی نمی‌توان انتخاب نمود و اشخاصی که قبلاً آنها را انتخاب نموده‌اند مکلف به درخواست تغییر آن می‌باشند:
1ـ نامهای منتسبه به خاندان سلطنت و القاب و اسامی مربوط به‌عناوین مناسب دولتی و بنگاههای همگانی بطور کلی اعم از بسیط یا مرکب.
2ـ نامهای مشاهیر و دانشمندان معروف که اسامی آنها از طرف وزارت فرهنگ معین و ابلاغ شده باشد.
3ـ نامهائی که صورت لقب را دارند.
4ـ واژه‌های منتسب به زبانهای بیگانه.
5ـ نامهائی که حق تقدم آنها با دیگران است ولو با اضافه نمودن اسم محلی یا یک حرف به آن به طوری که در معنی هیچگونه تغییر حاصل نشده و موجب اشتباه باشد.
ماده ۱۰۱ ـ هیچ کس حق ندارد نام خانوادگی شخص دیگری را در قلمرو آمار و ثبت احوال آن محل نام مؤسسه شخصی یا عنوان تلگرافی خود قراردهد ولی شعب مؤسسات در سایر نقاط نام مرکز اصلی را می‌توانند داشته باشند ولو اینکه شخص دیگری نام مزبور را در محل تأسیس آن شعبه قبلاً برای نام خانوادگی خود ثبت کرده باشد.
ماده ۱۰۲ ـ در موقعی که بعضی از کلمات باید بر طبق سایر قوانین و مقررات از اسامی اشخاص حذف شود صفحه مخصوص خلاصه ولادت با حذف کلمه مزبور تنظیم و در صفحه سفید برگ شناسنامه نوشته می‌شود مثلاً کلمه (میرزا ـ آقا ـ خان ـ شیخ ـ ملا و غیره) یا صنیع‌السلطنه و غیره طبق دستور شماره …. از ا سم صاحب سند یا اسم پدر حذف گردیده است به تاریخ …. امضاء و مهر اداره آمار و ثبت احوال …. و همچنین در حاشیه مستندات به شرح بالا توضیح داده می‌شود.
ماده ۱۰۳ ـ نسبت به اشخاصی که نام شخصی آنها به جهت قانونی یا طبق مقررات تغییر می‌کند نام جدیدی را که اختیار می‌نمایند در حاشیه مستندات ثبت احوال مربوط و در متن برگ شناسنامه ذکر و در صفحه سفید شناسنامه اولاد یا عیال او نیز نوشته می‌شود (نام صاحب سند برطبق دستور شماره ….. از …. به ….. تبدیل شده به تاریخ …. امضاء و مهر اداره ….) همچنین مراتب در اسناد سجلی اولاد و دفاتری که نام او مندرج است بعد از نام پیشین با مرکب قرمز درج و در صفحه سفید شناسنامه اولاد یا عیال او نیز نوشته می‌شود (نام پدر یا نام شوهر صاحب سند از …. به …. تغییر یافته است به تاریخ …. امضاء و مهر اداره ….).
ماده ۱۰۴- اداره آمار مکلف است پس از اعلام وقوع طلاق به زن اخطار نماید که در مدت پانزده روز اجازه شوهر سابق خود را برای بقاء نام خانوادگی او تسلیم نماید و یا نام خانوادگی دیگری برای خود اختیار کند و اگر اجازه شوهر را در مدت مقرره تسلیم نموده اداره آمار در حاشیه مستندات مربوطه قید خواهد کرد که دیگر زن به نام خانوادگی شوهر سابق خود باقی نخواهد بود.
فصل هشتم ـ در اختلافات و اشتباهات اسناد سجلی
ماده ۱۰۵ ـ اختلافات و اشتباهات در اسناد سجلی بر دو قسم است:
۱ـ اشتباهاتی که در موقع تنظیم اسناد ناشی از اظهارات اظهارکننده باشد رفع اختلاف و اشتباه با دادگاه صالحه است.
۲ـ اشتباهاتی که در موقع تنظیم اسناد سجلی ناشی از اشتباه تنظیم‌کننده اسناد بوده است هرگاه مأمور قبل از امضاء متوجه اشتباه گردد طبق قسمت اول ماده ۴۸ قانون ثبت احوال اشتباه را اصلاح می‌نماید و در صورتی که بعد از امضاء به اشتباه متوجه گردید باید موارد اشتباه را بطور واضح و روشن به اداره کل آمار و ثبت احوال گزارش دهد و پس از وصول دستور یا موافقتنامه صاحب سند اشتباه را تصحیح نماید.
ماده ۱۰۶ ـ در مواردی که اشخاص برای رفع اختلاف موجوده در اسناد سجلی با ابطال سند مکرر به دادگاه مراجعه می‌نمایند ادارات آمار و ثبت احوال مکلفند با مراجعه به اسناد مورد دعوی به وسیله اعزام نماینده اقدام نمایند.
ماده ۱۰۷ ـ مدلول دادنامه صادره از دادگاه دایر بر تصحیح یا ابطال اسناد مکرر پس از قطعی شدن آن در اسناد سجلی و ستون ملاحظات دفاتر مربوطه درج می‌گردد و هرگاه اسناد تصحیح شده باشد بر طبق رأی دادگاه المثنی صادر شده و مندرجات قبل از تصحیح با ذکر شماره و تاریخ دادنامه در صفحه سفید شناسنامه یادداشت و به امضاء و مهر می‌رسد.
ماده ۱۰۸ ـ خلاصه دادنامه و قرار صادره از دادگاه باید در دفتر مخصوص ثبت خلاصه دادنامه‌ها که نمونه آن ضمیمه این آئین نامه اسـت (۲۶) یادداشت شود.
فصل نهم ـ در صدور المثنی و رونوشت
ماده ۱۰۹ ـ المثنی شناسنامه وقتی به اشخاص داده می‌شود که شناسنامه اولی از بین رفته و یا به کلی از حیز انتفاع خارج یا مندرس گردیده باشد در صورت اخیر پس از اخذ شناسنامه مستعمل المثنی صادر و تسلیم می‌شود.
ماده ۱۱۰ ـ شخصی که المثنی می‌خواهد بایستی درخواست نامه خود را نوشته در دهات به نماینده ثبت احوال حوزه و در شهرها به مرکز آمار و ثبت احوال تسلیم نماید.
ماده ۱۱۱ ـ نماینده ثبت احوال مکلف است عین درخواست نامه را به مرکز اداره متبوع خود بفرستد.
ماده ۱۱۲ ـ اداره مزبور مکلف است پس از وصول درخواست نامه چنانچه اسناد در قلمرو مأموریت او صادر شده باشد درخواست نامه را عیناً به بایگانی اسناد احاله دهد و متصدی بایگانی بایستی مندرجات درخواست را با مستندات سجلی درخواست کننده تطبیق و در صورتی که اختلاف بین مفاد درخواست نامه و اسناد نباشد به صدور المثنی مبادرت نماید.
ماده ۱۱۳ ـ هرگاه در موقع صدور المثنی اختلاف یا خدشه مشاهده شود و درخواست‌کننده قبل از رفع اختلاف المثنی بخواهد قسمت مورد اختلاف در صفحه ولادت نوشته شده و در حاشیه همان صفحه توضیح داده خواهد شد راجع به …. به صفحه سفید مراجعه گردد و شرح اختلاف یا خدشه در صفحه سفید نوشته می‌شود و مراتب به اداره کل آمار و ثبت احوال گزارش می‌گردد.
ماده ۱۱۴ ـ در صورتی که اسناد درخواست‌کننده المثنی از دفتر دیگری صادر شده باشد دفتر مکلف است عین درخواست‌نامه و منضمات آن را برای صدور المثنی به دفتر مربوط ارسال دارد و امضاء المثنی از وظائف مختصه رئیس دفتر و مدیر بایگانی است.
ماده ۱۱۵ ـ اداره ثبت احوال می‌تواند نسبت به اشخاصی که در کشورهای بیگانه شناسنامه تحصیل نموده‌اند از روی اسناد سجلی موجوده در مرکز با انجام تشریفات مقرره المثنی صادر نماید.
ماده ۱۱۶ ـ اشخاصی که با تسلیم شناسنامه مستعمل درخواست المثنی می‌نمایند چنانچه اختلافی بین اسناد و شناسنامه مشاهده شود دفتر مکلف است مطابق مندرجات اسناد المثنی صادر و اختلافات را در صفحه سفید آن توضیح دهد.
ماده ۱۱۷ ـ رونوشت مصدق شناسنامه را اگر از محل صدور اسناد درخواست شود پس از مقابله مندرجات شناسنامه با اصل مستندات داده می‌شود و هرگاه خارج از محل صدور اسناد درخواست به عمل آید پس از وصول ته سوش درخواست‌نامه برای تطبیق با اسناد به اداره محل صدور ارسال می‌شود.
اداره مربوطه مکلف است پس از وصول ته سوش در ظرف پنج روز با اسناد درخواست‌کننده رونوشت مقابله نموده در صورتی که اختلاف داشته باشد به اداره صادرکننده رونوشت اطلاع دهد.
نمونه‌های رونوشت ضمیمه این آئیننامه است (۲۷ ـ ۲۸)
تبصره ـ صدور رونوشت از طرف نمایندگان حوزه‌های دهستانی مانعی ندارد. نماینده حوزه باید پس از صدور رونوشت ته سوش درخواست‌نامه را به اداره متبوع خود بفرستد.
ماده ۱۱۸ ـ المثنی و رونوشت اسناد سجلی به صاحب آن یا وکیل ثابت‌الوکاله و در صورتی که صغیر باشد به ولی یا قیم مادر و یا سرپرست صغیر داده می‌شود.
فصل دهم ـ مواد متفرقه
ماده ۱۱۹ ـ متولدین ۱۲۸۴ به بعد در دفتر ثبت شهرستان که نمونه آن ضمیمه این آیین‌نامه است (۲۹) درج می‌شوند دفتر مزبور در ۳ نسخه تنظیم خواهد شد که یک نسخه آن آزاد و دو نسخه دیگر سرب شده می‌باشد نسخه اول پیش‌نویس نامیده شده و دو نسخه دیگر پاکنویس است که یک نسخه در اداره آمار و ثبت احوال محل باقی‌مانده و نسخه دیگر آن به اداره مرکزی ارسال می‌شود.
ماده ۱۲۰ ـ برای نوشتن دفاتر نامبرده در هر اداره آمار و ثبت احوال یک نفر به عنوان سرپرست نویسندگان دفتر ثبت شهرستان برگزیده شده و بقدر کافی کارمند خواهند داشت.
ماده ۱۲۱ ـ کارمندان نامبرده مکلفند بدواً در پیش‌نویس مشخصات اشخاص را استخراج نموده و پس از مقابله اسناد و تطبیق مندرجات آنها را با یکدیگر ذیل هر برگ را امضاء و شماره‌گذاری کرده و شماره ترتیب را در مستندات مربوطه قید سپس به نوشتن دفاتر سرب شده مبادرت نمایند.
ماده ۱۲۲ ـ اگر در موقع نوشتن دفاتر ثبت شهرستان اختلافی در اسناد باشد باید چگونگی اسناد در ستون ملاحظات دفتر توضیح داده شده و به امضاء کارمندان مربوطه و رئیس آمار و ثبت احوال محل برسد.
ماده ۱۲۳ ـ ذیل صفحات نخستین دفاتر سرب شده بایستی به امضاء رئیس آمار و ثبت احوال محل و سرپرست نویسندگان دفاتر ثبت شهرستان برسد.
ماده ۱۲۴ ـ موالید هر سال با تفکیک ذکور اناث در دفتر ثبت شهرستان مخصوص به آن سال نوشته خواهد شد و یک نسخه آن به مرکز ارسال می‌شود چنانچه در طی سالهای بعد مولودی از آن سال یافت شود مشخصات او ذیل اسم آخرین نفر ثبت شده در دفتر همان سال تعقیب شماره ترتیب سابق درج و صورت مشخصات برای ثبت در دفتر مرکزی به اداره کل آمار و ثبت احوال فرستاده می‌شود.
ماده ۱۲۵ ـ کلیه تحولات اشخاص از قبیل ازدواج ـ طلاق ـ رجوع ـ فوت و تولد باید در دفتر ثبت شهرستان قید گردد (نمونه ۲۹) و ادارات آمار و ثبت احوال مکلفند کلیه وقایع مزبور را اعم از آنکه در قلمرو آنها واقع شده یا در شهرستانهای دیگر اتفاق افتاده و به اداره آمار و ثبت احوال مربوط اعلامیه فرستاده شده باشد پس از ثبت در دفتر شهرستان در روی نمونه‌هائی که ضمیمه این آئیننامه است (۳۰ ـ ۳۱ ـ ۳۲ ـ ۳۳) برای ثبت در دفاتر ثبت شهرستان موجود در مرکز اعلام نمایند.
ماده ۱۲۶ـ ادارات آمار و ثبت احوال مکلفند گزارش تعداد وقایع چهارگانه ولادت ـ ازدواج ـ طلاق ـ فوت و همچنین تعداد برگهای صادره هر ماه را در برگ مخصوصی تنظیم و تا دهم ماه بعد به مرکز ارسال نمایند در مرکز نیز گزارشهای مزبور را در دفاتر مربوطه به ثبت می‌رسانند.
ماده ۱۲۷ ـ ادارات آمار و ثبت احوال مکلفند هویت کسانی را که به تابعیت دولت شاهنشاهی نائل می‌شوند برای ثبت در دفتر تابعیت که نمونه آن ضمیمه آئیننامه است (۳۴) به مرکز ارسال دارند.
ماده ۱۲۸ ـ رؤساء و نمایندگان ادارات آمار و ثبت احوال محل و بازرسان اداره کل آمار و ثبت احوال جز در موردی که نسبت به شناسنامه سوءظن حاصل شده و تصور ارتکاب بزه می‌رود حق ندارند شناسنامه را که در دست مردم است از آنها اخذ نمایند در صورت اول هرگاه به اخذ شناسنامه مبادرت نموده‌اند باید بلافاصله مراتب را با فرستادن شناسنامه به‌اداره کل آمار و ثبت احوال گزارش دهند.
ماده ۱۲۹ ـ هرگاه مرجع صلاحیتدار قضائی ملاحظه برگها و دفاتر ثبت احوال را لازم بدانند دفاتر یا برگهای مزبور به وسیله نماینده ارسال خواهند گردید و پس از ملاحظه به محل اصلی اعاده داده می‌شود.
ماده ۱۳۰ ـ برای بازرسی اعمال نمایندگان و حصول اطمینان به صحت طرز ثبت وقایع همچنین برای تقصیر کسانی که وظایف خود را نسبت به مقررات ثبت احوال انجام نداده‌اند چند تن نماینده فنی از طرف اداره کل آمار و ثبت احوال معین خواهند شد که وظایف محوله را طبق دستور انجام نمایند.
ماده ۱۳۱ ـ کلیه آئیننامهها و مقررات و تصمیمات راجعه به ثبت احوال که مخالف با مقررات این آئیننامه باشد ملغی و این آیین‌نامه که مشتمل بر ۱۳۱ ماده است از تاریخ تصویب به موقع اجراء گذارده می‌شود.