برای اینکه کلیه اعضاء دفتری و مدیران شعب و دوائر و روساء ادارات بهتر به وظائف خود آشنا شده و با آزادی کامل بتوانند انجام ماموریت های محوله را بنمایند دستور داده میشود که روساء ادارات مربوطه با موافقت اداره پرسنل تکلیف هر شخصی را معین و مسئولیت اجرای آنرا به عهده مشارالیه بشناسند. با تقسیم کار و تفکیک وظایف مأمورین بهتر از جریان اموری که بانها محول میشود واقف گشته و با تجربه و ممارست و مهارت فوق‌‌العاده در آن رشته تحصیل مینمایند تبدلات متوالی و مخلوط نمودن کارها یکی از علل اصلی است که باعث تاخیر ترقی اعضاء شده و مانع است که آنها بتوانند در یک قسمت معین تخصص حاصل نمایند و با وضعیت فعلی مقدار کار هر مامور غیر معین و بیشتر ساعات کار بتوضیحات و تعلیمات مصرف شده و آن طوری که لازم است نسبت بامور دقت و توجه نمیشود برای احتراز از این وضعیت است که به اداره کابینه اخطار گردیده است کلیه واردات را بجز آنهائی که از نقطه نظر اهمیت یا فوریت باید مورد توجه و دقت مخصوص واقع گردد بدوائر و ادارات مربوطه تقسیم نماید رئیس هر اداره پس از ملاحظه واردات هر روز آن ها را بین اعضاء خود منفردا تقسیم می‌کند . هر عضوی مجبور است که آنچه مربوط به او است شخصا رسیدگی کرده و سوابق و لواحق ان را منظم و اگر محتاج باظهار عقیده است نظریه خود را راپورت برئیس مافوق خود تسلیم نماید. مراسلاتی که محتاج بامضاء و مهر وزارتی است باید از طرف اداره مربوطه تهیه و به اداره کابینه عودت داده شود. سایر مسائلی که مربوط به امور داخلی خود ادارات است و بهیچوجه مسئولیت یا تعهدی برای وزارتخانه ایجاد نمی‌نماید طرف روساء مستقیم امضاء می‌گردد. در مسائل مهمه یا قسمتهائی که محتاج به استشاره از طرف مقام وزارت است رئیس اداره باید نظریه شخصی خود را نیز ضمیمه نموده بعد برای ملاحظه بفرستند. بعضی از روسا برای فرار از مسئولیت یا نجات خود از تفکر و تعمق بهمین قناعت مینمایند که یادداشت یا مراسله ساده ضمیمه راپورت عضو زیردست خود نموده و عینا برای اطلاع مقام وزارت ارسال دارند. این قبیل راپورتها بدون ملاحظه اعاده داده شده و رئیس اداره مجبور است که عقیده خود را نیز بطور صریح در ذیل راپرت علاوه نماید.
مابین ادارات معمول شده است که برای کارهای اداری که معمولا بدون اهمیت می‌باشد مکاتبات رسمی مبادله مینمایند حتی المقدور از توسل بمراسلات باید خودداری نموده و سعی شود که بیشتر امور بطریق سهلتر و ساده‌تری انجام یابد در صورت ضرورت همان یادداشت‌های ساده که در دفتر ارسال مراسلات قید میشود کاملا این احتیاجات را مرتفع می سازد.
آقایان روساء ادارات مسئول کلیه عملیات مامورین زیردست خود بوده و در هر موقع که تخلفی مشاهده مینمایند مجبور هستند راپورت مشروحی به وزارت متبوعه بدهند مسامحه و سهل‌انگاری در این قسمت مستقیما متوجه آقایان رؤساء بوده و در دوسیه‌های خدمت قید خواهد شد.
ورود اشخاص خارجی که به بهانه‌های مختلف بادارات می‌روند باید جدا تحت کنترل قرار داده شده و از اتلاف وقت کارکنان وزارت خانه جلوگیری بعمل آید. رؤساء و مدیران مجبور هستند که در این قسمت دقت لازم را بعمل آورده و از توقف بی‌مورد اشخاص در اطاقهای شعـب خود ممانعت نمایند.
عبدالله بهرامی – مهر وزارت عدلیه اعظم
دیدگاه شما