این شیوه‌نامه که بر اساس ماده ۱۸ قانون انتشار و دسترسی آزاد به اطلاعات مصوب ۱۳۸۷ و آیین‌نامه های اجرایی آن، در تاریخ ۱۳۹۷/۰۷/۲۹ به تصویب کمیسیون انتشار و دسترسی آزاد به اطلاعات رسیده، بر اساس تبصره ۲ ماده ۱۸ قانون انتشار و دسترسی آزاد به اطلاعات که مقرر می دارد مصوبات کمیسیون پس از تأیید رئیس جمهور لازم الاجرا است در تاریخ ۱۳۹۸/۰۹/۰۲ به تأیید رئیس محترم جمهور رسیده است.
ماده ۱ـ اسناد و مکاتبات اداری موضوع این شیوه‌نامه از جمله عبارتند از کلیه نوشته‌ها، نامه‌ها، گزارشها، صورتجلسه‌ها، قراردادها، ابلاغیه‌ها، اخطاریه‌ها، فرم‌ها، دفترها، قبوض، مدارک و سوابق کارکنان، نمودارها، شرح وظایف، نقشه‌ها، میکروفیلم‌ها، نوارها، میکروفیش‌ها، فیلم و زینک و سایر حامل‌های اطلاعات اداری که در اجرای وظایف قانونی تولید، تهیه، دریافت یا نگهداری می شود.
اسناد و مکاتبات در این شیوه نامه، سند نامیده می‌شود.
ماده ۲ـ سند می‌تواند یک یا چند برگه یا مجموعه‌ای از اطلاعات مدون اعم از الکترونیک یا غیرالکترونیک راجع به یک موضوع باشد به نحوی که پاسخ مستند و متناسب به یک درخواست را میسر سازد.
ماده ۳ـ متقاضی یک سند اداری که طبق ماده ۲ قانون انتشار و دسترسی آزاد به اطلاعات باید تابعیت ایرانی داشته باشد می تواند سند مورد نظر خود را حسب مورد از هر یک از مؤسسات زیر که مشمول قانون مذکور باشند مطالبه کند:
۱. مؤسسه‌ای که سند را تولید یا دریافت کرده است
۲. مؤسسه‌ای که سند را به مؤسسات عمومی یا خصوصی ابلاغ کرده است
۳. مؤسسه‌ای که در اجرای وظایف قانونی خود به آن سند استناد می کند
۴. موسسه‌ای که به موجب قانون وظیفه نگهداری از سند را بر عهده دارد.
ماده ۴ـ اسناد و سوابق مقدماتی و پشتیبان همانند دستور جلسات، دعوت‌نامه‌ها، پیش‌نویس مصوبات و تصمیمات، ارجاعات اسناد و مکاتبات اداری، گزارش‌های توجیهی و مطالعاتی، مستندات قانونی تصمیمات و پیوست‌ها، درخواست‌ها و نامه‌های دستی بدون نام و امضا، پس از تصویب مصوبه یا اتخاذ تصمیم و در صورت قابل دسترس بودن اصل تصمیم، قابل دسترس خواهند بود، مگر آنکه رئیس مؤسسه‌ای که اسناد مذکور در آنجا تولید شده است انتشار یا قابل دسترس بودن آنها را بنا به مصالحی نظیر اخذ مشورت عمومی، پیش از تصویب مصوبه یا اتخاذ تصمیم مورد نظر، اجازه دهد.
ماده ۵- اسناد مالی و پشتیبانی نظیر فیش‌های حقوقی مدیران، فاکتورها، قبوض، اسناد سپرده های نقدی و تضامین غیرنقدی، گواهی‌های تأیید کارکرد، دستورهای پرداخت، مکاتبات ذیحسابی و صورتحساب ها، با رعایت مفاد «شیوه نامه تشخیص و تفکیک اسرار دولتی» موضوع ماده ۱۳ قانون انتشار و دسترسی آزاد به اطلاعات و «شیوه نامه تشخیص و تفکیک اطلاعات مربوط به حریم خصوصی و اطلاعات شخصی از اطلاعات عمومی» مصوب ۱۳۹۷/۰۷/۲۹ موضوع مواد ۱۴ و ۱۵ قانون انتشار و دسترسی آزاد به اطلاعات برای عموم متقاضیان قابل دسترس خواهند بود.
ماده ۶- اسناد کارگزینی و پرسنلی نظیر نتایج گزینش، احکام شروع خدمت، پست سازمانی، مکاتبات مرتبط با مأموریت‌های اداری، پرونده‌های ارتقای شغلی، استعفانامه، احکام اخراج، عزل و نتایج ارزشیابی، صرفاً برای متقاضیانی که اسناد به آنها مربوط می شود قابل دسترس خواهد بود.
وکیل یا قیم شخص در حدود اختیارات قانونی، حق دسترسی به این اطلاعات خواهد داشت.
سایر مؤسسات عمومی حق دسترسی به این اطلاعات را ندارند مگر آنکه با توجه به وظایف مصرح قانونی، دسترسی به این اطلاعات مستقیماً برای انجام آن وظایف ضرورت داشته باشد که در این صورت نیز باید از اطلاعات دریافتی صرفاً برای هدف اولیه استفاده کنند و حق ذخیره و نگهداری اطلاعات دریافتی برای استفاده های دیگر را بدون رضایت مؤسسه ارسال کننده نخواهند داشت.
دسترسی مراجع قضایی به اسناد اداری تابع قوانین خاص خود می باشد.
ماده ۷ـ چنانچه دسترسی یک شخص به اسناد طبقه‌بندی شده برای احقاق حق یک شخص یا حمایت از جان یا آزادی یا سلامتی او ضروری باشد چنانچه مبانی و جهات طبقه‌بندی منتفی باشد می تواند از مرجع طبقه بندی کننده یا نگهدارنده درخواست کند که آن سند را از طبقه بندی خارج کرده و در دسترس وی قرار دهند و در غیر این صورت، از طریق مراجعه به مراجع قضایی از آنها تقاضا کند تا سند طبقه بندی شده را دریافت و ملاحظه کنند.
ماده ۸- برای دسترسی به اسناد طبقه بندی شده تاریخی جهت اهداف پژوهشی، متقاضی می تواند درخواست خود را حسب مورد از سازمان اسناد و کتابخانه ملی یا مرکز اسناد وزارت خارجه مطالبه کند. این مراکز حسب دستورالعمل‌های مربوط، تمام یا بخشی از اسناد درخواستی را با خارج کردن از طبقه بندی یا با حفظ طبقه بندی و بدون آنکه به اصل سند لطمه وارد شود در اختیار متقاضی قرار دهند.
ماده ۹ـ اسناد راکد یا آرشیوی و تاریخی فاقد طبقه‌بندی مختومه شده، حسب موضوع و تاریخ صدور سند از مراجع زیر قابل مطالبه است. متقاضی می تواند با مراجعه حضوری یا ارسال درخواست از طریق پست یا ارسال تقاضا از طریق سامانه انتشار و دسترسی آزاد به اطلاعات اقدام کند:
۱. اسناد عمومی که از زمان تولید آنها دست کم بیش از چهل سال گذشته است از سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران
۲. اسناد راجع به سیاست خارجی پیش و پس از انقلاب اسلامی ایران از مرکز اسناد وزارت امور خارجه
۳. مشروح مذاکرات قانونگذاری و اسناد تقنینی از مرکز اسناد مجلس شورای اسلامی
۴. اسناد راجع به جنگ تحمیلی و دفاع مقدس از بنیاد حفظ آثار و نشر ارزشهای دفاع مقدس
۵. اسناد و آثار امام خمینی(ره) از مؤسسه تنظیم و نشر آثار حضرت امام خمینی(ره)
۶. اسناد انقلاب اسلامی از مرکز اسناد انقلاب اسلامی
۷. سایر اسناد از مؤسسه‌ای که موضوعاً به آن مربوط هستند.
ماده ۱۰ـ دسترسی به اسناد و سوابق الکترونیک همانند درخواست‌ها و پاسخ‌های الکترونیک، ابلاغ‌ها و اطلاعیه‌ها، رایانامه‌ها، سامانه‌های الکترونیک و بانک‌های اطلاعاتی همانند دسترسی به اسناد و مکاتبات غیرالکترونیک است.
ماده ۱۱ـ اسناد مشورتی و توصیه‌ای همانند اسناد حاوی مشاوره‌های حقوقی و ارائه‌دهندگان خدمات مشاوره که از سوی اشخاص حقیقی دارای وظیفه قانونی یا در اجرای تعهدات قراردادی در اختیار مؤسسات عمومی قرار گرفته باشد، بدون رضایت شخص مشورت‌دهنده یا توصیه‌کننده قابل دسترس نخواهد بود، مگر آنکه به تصمیم یا مصوبه‌ای منجر شده باشند، که در این صورت، به تبعیت از آن تصمیم یا مصوبه و بدون افشای هویت مشاوران حقیقی، قابل دسترس خواهند بود.
دسترسی به اسناد مشورتی و توصیه‌ای ارائه شده از سوی اشخاص حقوقی، همانند سایر اسناد بوده و مشمول حکم این ماده نیست.
ماده ۱۲ـ مکاتبات شهروندان با موسسات عمومی یا خصوصی ارائه‌دهنده خدمات عمومی و مقامات اداری، مکاتبات مبادله شده بین مؤسسات مشمول قانون یا ارسال شده به شهروندان، با رعایت قوانین و مقررات اسناد و اطلاعات طبقه‌بندی شده موضوع ماده۱۳ قانون انتشار و دسترسی آزاد به اطلاعات و «شیوه‌نامه تشخیص و تفکیک اطلاعات مربوط به حریم خصوصی و اطلاعات شخصی» موضوع مواد ۱۴ و ۱۵ قانون انتشار و دسترسی آزاد به اطلاعات برای عموم متقاضیان قابل دسترس خواهند بود.
ماده ۱۳ـ از بین بردن یا مخدوش کردن اسناد اداری که دارای تاریخ، شماره و امضا (اعم از الکترونیک یا غیرالکترونیک) یا مهر یا هر دو هستند بدون داشتن اجازه یا الزام قانونی صریح از جمله بدون رعایت آیین‌نامه تشخیص اوراق زاید و ترتیب امحای آنها مصوب ۱۳۵۱/۲/۲۰ و بخشنامه نحوه امحای اسناد الکترونیک مصوب ۱۳۸۹ ممنوع است.
مؤسسات مشمول قانون ملزم هستند تا کلیه اسناد و مکاتبات اداری را به گونه‌ای ثبت و نگهداری کنند که در حداقل زمان ممکن که نباید بیشتر از ۱۰ روز کاری باشد امکان جستجو، بازیابی، مشاهده و دستیابی به آنها فراهم شود.
ماده ۱۴ـ چنانچه مؤسسات مشمول قانون انتشار و دسترسی آزاد به اطلاعات، در اجرای این قانون و آیین‌نامه‌های اجرایی آن و پاسخ به درخواست‌های دسترسی شهروندان به اسناد و مکاتبات اداری یا انتشار عمومی آنها با ابهام و تردید داشته باشند موظف هستند نسبت به استعلام از کمیسیون اقدام کنند.
کمیسیون نیز در صورت اطلاع از وجود اختلاف رویه در اجرای مفاد این شیوه نامه رأساً می تواند نسبت به ایجاد وحدت رویه اقدام کند.