بخشنامه سازمان اداری و استخدامی در خصوص سامانه رصد، شناسنامه ملی سند (شمس) و سامانه اسناد دولت

به منظور ارتقای سلامت و شفافیت اداری، تسهیل، تسریع، یکپارچه سازی و استنادپذیری الکترونیکی مکاتبات، رهگیری و پیگیری مکاتبات بین دستگاه‌های اجرایی موظفند با توجه به مفاد بندهای ذیل اقدامات لازم را انجام دهند:

۱– تعاریف:

الف) سامانه رصد: سامانه‌ای است که دستورات و پی‌نوشت‌های رئیس جمهور محترم و مقامات نهاد ریاست جمهوری و گردش الکترونیکی برخط مکاتبات دستگاه‌های اجرایی را به صورت درخت واره مورد پایش قرار داده و متناسب با سطوح دسترسی گزارش های مربوطه را ارائه می‌نماید.

ب) شناسه ملی سند (شمس): فراداده ای ملی است که اجزای داده‌ای تشکیل‌دهنده آن یعنی چهار عنصر شناسه منشاء، شناسه حوزه صدور (صادره/داخلی)، شناسه تاریخ (سال) و شناسه ترتیب بصورت یکتا به هر نامه و سند اداری اختصاص می یابد.

ج) سامانه اسناد دولت: سامانه ای است که توسط نهاد ریاست جمهوری به منظور ذخیره‌سازی، جستحوی سریع و آسان در بازیابی اسناد و ضمائم ذخیره شده در مکاتبات اداری همراه با کنترل دسترسی کاربران، طراحی و اجرایی شده است.

۲– به منظور فراگیر نمودن سامانه رصد، نهاد ریاست جمهوری موظف است دسترسی‌های لازم به سامانه مذکور را برای کلیه دستگاه‌های اجرایی فراهم نماید.

۳– به استناد مواد ۳۵، ۳۷، ۳۸، ۴۱ و تبصره ماده ۴۱ ضوابط فنی و اجرایی توسعه دولت الکترونیکی مصوب شورای عالی فناوری اطلاعات ابلاغ شده به شماره ۲۰۰/۱۴۵ مورخ ۱۳۹۳/۰۶/۱۱، دستگاه‌های اجرایی مکلف اند سامانه مکاتبات خود را به شبکه پیام دولت متصل نموده و وب سرویس سامانه رصد را فعال نمایند.

تبصره – مکاتبات اداری بین دستگاه‌های اجرایی صرفا از طریق سامانه پیام دولت انجام می پذیرد.

۴– با توجه به قانون تجارت الکترونیک مصوب ۱۳۸۲/۱۰/۱۷ مجلس شورای اسلامی با هدف احراز اصالت و صحت مکاتبات دولتی، لازم است کلیه اسناد و مکاتبات الکترونیکی منضم به امضای الکترونیکی معتبر باشند.

تبصره – دستگاه‌های اجرایی موظف به دریافت امضای الکترونیکی معتبر از مراکز میانی مجاز صدور گواهی الکترونیکی، برای هر یک از اشخاص صاحب امضاء در مجموعه خود هستند.

۵– نهاد ریاست جمهوری مکلف است حداکثر تا دو ماه از ابلاغ این بخشنامه الگوی استاندارد شناسه ملی سند (شمس) را تدوین و به سازمان اداری و استخدامی کشور ارائه نمایند. دستگاه‌های اجرایی موظف هستند با استفاده از الگوی استاندارد شناسه ملی سند (شمس) و بر اساس دستورالعملی که سازمان اداری و استخدامی کشور ابلاغ می‌شود نسبت به تخصیص شماره و تاریخ نامه‌ها، اقدام نمایند.

[دستورالعمل درج شناسه ملی سند (شمس) در کلیه مکاتبات دستگاه‌های اجرایی]

۶– دستگاه‌های اجرایی موظف اند ارسال و دریافت مکاتبات مراجعین حقیقی و حقوقی را از طریق کلیه کانال های ارائه خدمت اعم از میز خدمت الکترونیکی، پرتال های دستگاهی، میز خدمت غیرالکترونیکی، دفاتر پست و دفاتر پیشخوان دولت و بخش عمومی غیردولتی انجام دهند. ضروری است گردش اداری کلیه مکاتبات به صورت الکترونیکی بوده و با ارائه شناسه پیگیری، قابل رهگیری باشند.

۷– نهاد ریاست جمهوری موظف است به منظور کاهش ترافیک شبکه، ساز و کاری ایجاد نماید که دستگاه‌ها ضمایم مکاتبات (مصوبات، طرح‌ها و اسناد پشتیبان) را در قالب های word، PDF، PowerPoint، JPG، MPEG۴ و … در “سامانه اسناد دولت” به گونه ای بارگذاری کنند که علاوه بر عدم تغییر فرایند کنونی در تولید نامه، تنها نشانی فایل همراه با نامه برای دستگاه مقصد به عنوان پیوست نامه ارسال گردد.

جمشید انصاری