هیئت وزیران در جلسه مورخ 16/8/2536 بنا به پيشنهاد شماره 1/18815 مورخ 1/8/2536 وزارت كشور و وزارت دادگستری و به استناد ماده 53 قانون ثبت احوال مصوب تیر ماه 2535 شاهنشاهی آئين نامه طرز رسيدگی هيئتهای حل اختلاف را به شرح زیر تصویب نمودند:
ماده 1- حل اختلاف مربوط به اسناد ثبت احوال موضوع ماده 3 قانون ثبت احوال به عهده هیئت حل اختلاف محل صدور شناسنامه می باشد.
تبصره – رسیدگی به درخواست مربوط به اسناد ثبت احوال که در خارج از کشور تنظیم شده باشد با هیئت حل اختلاف ثبت احوال امور خارجه (تهران) خواهد بود.
ماده 2- شروع به رسیدگی در هیئت های حل اختلاف محتاج به تسلیم گزارش مسئولین یا درخواست کتبی صاحبان اسناد سجلی یا اشخاص ذینفع یا قائم مقام قانونی و یا نماینده آنان می باشد.
ماده 3- متقاضی باید درخواست خود را در برگهای مخصوص و به زبان فارسی نوشته و به انضمام فتوکپی یا رونوشت اسناد و مدارک به دفتر هیئت حل اختلاف محل اقامت یا محل صدور شناسنامه خود تسلیم و رسید دریافت دارند.
ماده 4- درخواست باید حاوی مشخصات و محل اقامت طرفین و موضوع درخواست باشد.
تبصره- در مواردی که متقاضی درخواست خود را بغیر از محل صدور شناسنامه خود تسلیم نماید ، دفتر هیئت حل اختلاف بایستی درخواست و ضمایم را در صورتی که کامل دانست جهت رسیدگی و اتخاذ تصمیم مقتضی به هیئت اختلاف محل صدور شناسنامه ارسال دارد.
ماده 5- درخواست و کلیه برگهای پیوست آن باید در دو نسخه و در صورت تعدد طرف به عهده آنها به علاوه یک نسخه باشد.
ماده 6 – چنانچه درخواست توسط وکیل تسلیم شود باید وکالت نامه رسمی وکیل و در صورتی را قیم داده باشد فتوکپی یا رونوشت قیم نامه و به طور کلی رونوشت مدرکی که مثبت سمت متقاضی است باید پیوست دادخواست باشد.
ماده 7- دفتر هیئت حل اختلاف باید درخواست و برگهای پیوست آنرا که برابر مواد بالا تهیه شده باشد اخذ و پس از تطبیق فتوکپی یا رونوشت اسناد و مدارک با اصل ، آنها را گواهی نموده و در صورت کامل بودن درخواست و برگهای پیوست و قبول آنها ، رسید به متقاضی تسلیم نماید
ماده 8- اگر مسئولین ثبت احوال از هیئت های حل اختلاف درخواست رسیدگی نمایند ، گزارش آنها باید مستدل و مشروح و متضمن موضوع درخواست بوده وعین مدارک به امضاء مأمور یا نماینده ثبت احوال یا مسئول بایگانی اسناد رسیده و فتوکپی یا رونوشت مدرکی که پیوست گزارش است نیز باید از سوی امضا کننده گزارش گواهی شده باشد.
ماده 9- دفتر هیئت حل اختلاف محل صدور شناسنامه باید بلافاصله پس از دریافت گزارش یا درخواست آنرا در دفتر مخصوص ثبت و به هیئت حل اختلاف تسلیم نمایند. هیئت مذکور چنانچه پرونده را آماده برای رسیدگی و اخذ تصمیم نهایی تشخیص داد تصمیم مقتضی اتخاذ می نماید. در غیر این صورت درخواست و ضمایم را برای طرف مقابل ارسال می دارد که ظرف ده روز کتباً پاسخ دهد و پس از وصول پاسخ ، رسیدگی لازم را انجام می دهد و در صورت ضرورت با تعیین وقت متقاضی و طرف را برای اخذ توضیح و رسیدگی دعوت می نماید.
تبصره – تاریخ رسیدگی باید طوری معین شود که فاصله بین ابلاغ و روز جلسه کمتر از پنج روز نباشد. مدت مسافت هم طبق مقررات آیین دادرسی مدنی به موعد مقرر اضافه می گردد.
ماده 10- ابلاغ در محل دفتر هیئت توسط دفتر و در خارج از محل دفتر هیئت توسط مأمور ابلاغ ثبت احوال و در خارج از شهرها به وسیله مأمورین ژاندارمری به عمل می آید.
ماده 11- تحویل و ابلاغ درخواست و پیوستها به مأمورین و عودت آنها در دفتر مخصوص ثبت می شود.
ماده 12- ابلاغ به طریقه مذکور در ماده 90 قانون آیین دادرسی مدنی به عمل می آید و متقاضی می تواند مأمورین ابلاغ را راهنمائی کند.
ماده 13- اگر محل اقامت مخاطب در قلمرو هیئت حل اختلاف دیگر باشد ابلاغ توسط دفتر یا مأمور ابلاغ ثبت احوال همان محل به عمل آید.
ماده 14- دفتر هیئت حل اختلاف باید از یک نسخه از درخواست و پیوستها را پرونده مخصوص که برای اختلاف مربوط تشکیل می دهد بایگانی نماید.
ماده 15- دفتر هیئت حل اختلاف در صورتی که لایحه ای در مورد درخواست واصل شود آنرا پیوست پرونده نموده و در وقت رسیدگی به هیئت حل اختلافات تحویل می دهد به هر حال وصول یا عدم لایحه مانع رسیدگی نمی باشد.
ماده 16- هیئت های حل اختلاف می توانند 38 جلسه رسیدگی را با رضایت طرفین فقط برای یکبار به تأخیر اندازند.
ماده 17- عدم حضور یک طرف مانع ادای توضیحات طرف دیگر و انجام رسیدگی نیست.
ماده 18- هیئت حل اختلاف در وقت رسیدگی باید پرونده را مطالعه و بررسی نموده و پس از ملاحظه اوراق و اسناد مربوط و استماع توضیحات طرفین و درج آن در صورت مجلس (طبق نمونه) و اعلام ختم رسیدگی رای آنرا حداکثر ظرف 48 ساعت صادر نماید.
تبصره – رای باید کاملاً مستدل و مشروح نوشته شود.
ماده 19- هیئت حل اختلاف پس از امضا رای حق تغییر آن را ندارد.
ماده 20- هر گاه هیئت حل اختلاف در حین رسیدگی متوجه جعلیت اسناد ثبت احوال گردید باید رسیدگی را متوقف ساخته و پرونده امر را ضمن گزارش جامعی از طریق اداره ثبت احوال مربوط جهت پیگیری موضوع به مرکز ارسال دارد.
ماده 21- دفتر هیئت حل اختلاف مکلف است رای هیئت را بلافاصله پس از صدور و ثبت در دفتر مخصوص برای ابلاغ به طرفین به نشانی مندرج در دادخواست ارسال دارد. در این صورت ابلاغ برابر احکام مواد 91، 92، 93 قانون آیین دادرسی مدنی کفایت می کند.
ماده 22- نمونه برگها و دفاتر مندرج در این آیین‌نامه توسط سازمان ثبت احوال کشور تهیه و با تأیید شورای عالی ثبت احوال مورد استفاده قرار خواهد گرفت.