شماره ۱/۲۶۶۲ – ۱۳۸۱/۷/۲۰
به پیوست دستورالعمل مربوط به ماده ۴۵ قانون ثبت احوال مصوب ۱۳۸۱/۳/۸ شورای عالی ثبت احوال جهت اجرا، ارسال میگردد مقتضی است ضمن ابلاغ دستورالعمل مذکور به ادارات تابعه و توجیه و آموزش کارکنان ذیربط وصول آن را نیز به دبیرخانه شورای‌عالی ثبت احوال اعلام فرمائید.
سید محمدرضا آیت الهی معاون وزیر و رئیس سازمان و رئیس شورای عالی ثبت احوال
الف- فاقدین سند سجلی
به ثبت احوال به هر طریق جهت آنان سند سجلی تنظیم نگردیده است سیر مراحل رسیدگی به درخواست فاقدین سند سجلی به شرح زیر می باشد:
۱) متقاضی با تسلیم یک برگ شهادت نامه مصدق متضمن مشخصات خود و والدین و فاقد شناسنامه بودن و داشتن تابعیت ایرانی که لااقل به امضاء دو شاهد رسیده باشد و دوازده قطعه عکس (۴×۳) تنظیم سند سجلی و صدور شناسنامه را درخواست می نماید.
۱-۱) امضاء دو نفر از شهود شهادت نامه باید در شهر ها به گواهی دفتر خانه اسناد رسمی و در بخش ها و روستاها به تائید مرجع انتظامی یا شورای اسلامی محل برسد.
۱-۲) در مورد افرادی که تحت حمایت موسسات عام المنفعه قرار دارند گواهی موسسه مذکور می‌تواند به جای شهادت نامه ملاک پذیرش درخواست باشد.
۱-۳) عکسها باید همانند و تمام رخ بوده و با قیافه و سن متقاضی بهنگام مراجعه مطابقت داشته باشد.
۲) علاوه بر مدارک مذکور متقاضی باید جهت اثبات نسب خود حکم نسب یا اقرارنامه رسمی موضوع ماده ۱۲۷۳ قانون مدنی را ارائه و یا اینکه بهنگام تکمیل برگ درخواست و پرسشنامه (موضوع بند ۳) در معیت پدر و مادر و دو نفر گواه نسبت به تکمیل اقرار نامه در.ثبت احوال اقدام نماید
۲-۱) در صورت غیبت مادر حضور پدر برای تنظیم اقرار نامه کافی است
۲-۲) چنانچه پدر فوت نموده باشد ارائه دادنامه حصر وراثت و یا حکم نسب الزامی است
۲-۳) در هر یک از حالات فوق چنانچه متقاضی خواستار قید مشخصات کامل مادر نباشد لازم است در رابطه با پدر مدرک اثبات نسب ارائه گردد و در این صورت در سند تنظیمی شناسنامه صادره نام کوچک مادر قید خواهد شد.
۳) برگ درخواست صدور شناسنامه ویژه افراد فاقد سند سجلی ۱۸ سال به بالا و پرسشنامه ۸ صفحه ای باید با دقت و توسط مامور ثبت احوال و یا در حضور و با نظارت وی در سه نسخه تکمیل و به امضای متقاضی و مامور برسد
۳-۱) در مورد درخواست اشخاصی که به موجب حکم دادگاه قبل از رسیدن به سن ۱۸ سال تمام رشید شناخته شده اند برابر همین دستورالعمل اقدام و از نمونه‌های فوق استفاه خواهد شد
۴) در صورت ارائه شناسنامه والدین و برادران و خواهران پس از تائید اصالت و احراز تعلق آنها تصویر شناسنامه‌های ارائه شده و یا .رونوشت اسناد آنان ضمیمه برگ درخواست میگردد و اصل شناسنامه ها مسترد می‌شود.
۵) نماینده یا مامور ثبت احوال پس از تکمیل پرونده و بررسی صحت و سقم اظهارات تقاضا کننده پرونده امر را به اداره ثبت احوال متبوع خود تحویل و رسید دریافت خواهد داشت .
۶) اداره ثبت احوال موظف است متقاضی را برای تعیین سن به پزشکی قانونی و در صورت دایر نبودن پزشکی قانونی به پزشک معتمد.
۱۶) در مورد افراد ذکوری که ظاهراً در سنین مشمولیت هستند برای تعیین سن طبق ماده ۱۰ آیین‌نامه اجرائی قانون خدمت وظیفه عمومی عمل می‌شود.
۷) پس از تعیین سن، رئیس اداره ثبت احوال مکلف است پرونده دریافتی را دقیقاً بررسی و در صورت تکمیل بودن به بایگانی اسناد سجلی ارجاع نماید.
۸) بایگانی اسناد سجلی با مراجعه به اسناد سجلی والدین، برادران، خواهران و ترادف آنها و با استفاده از اطلاعات پایگاه محلی و استعلام از پایگاه موضوع بند ۲۰ این دستور العمل نتیجه را در نمونه مربوط درج می نمایند.
۸-۱) چنانچه محل تولد و یا محل صدور شناسنامه والدین، برادران و خواهران متقاضی شهرستان دیگری باشد با استعلام از ادارات ذیربط و از طریق اطلاعات پایگاه محلی و یا پایگاه مرکزی بررسی لازم صورت گرفته، نتیجه در نمونه مربوط درج خواهد شد.
۹) بمنظور بررسی دقیق هویت فرد فاقد شناسنامه و تعیین اثار انگشتان ، متقاضی طی به دایره تشخیص هویت معرفیمی شود تا ضمن اعلام نتیجه انگشت نگاری ، در صورت وجود سابقه ، مشخصات سجلی مندرج در کارت انگشت نگاری را به اداره.درخواست کننده منعکس و در صورت عدم وجود سابقه نیز مراتب را اعلام نمایند
۹-۱) پس از وصول پاسخ از اداره تشخیص هویت رئیس اداره موضوع را جهت اعلام نظر به پایگاه اطلاعات مردودین تابعیت موضوع بند ۲۰ این دستور العمل منعکس می‌نماید.
۱۰) در صورت اعلام پایگاه اطلاعات مردودین مبنی بر عدم وجود سابقه و اعلام بایگانی اسناد سجلی دائر بر عدم وجود سند بنام متقاضی رئیس اداره ثبت احوال جهت احراز هویت یک نسخه از پرسشنامه‌های تکمیل شده را بنام مرجع انتظامی محل و.یک نسخه به اداره اطلاعات محل ارسال می‌نماید.
۱۰-۱) در صورتی که حداکثر ظرف ۳ ماه پاسخ اداره اطلاعات محل دریافت نگردید پرونده جهت رسیدگی به شورای تامین محل ارجاع خواهد شد.
۱۱) چنانچه محل تولد و سکونت متقاضی فاقد شناسنامه دو شهرستان متفاوت بوده و یا فرد مورد نظر در طول زندگی خود در چندین شهرستان سکنی گزیده باشد، مراتب از طریق نیروی انتظامی محل جهت بررسی هویت به مراجع انتظامی محل تولد و محل یا محلهای سکونت اعلام شده توسط متقاضی که بیش از ۲ سال در آن محل سکونت داشته است منعکس و نتیجه نهائی به اداره ثبت احوال مربوط اعلام می‌شود.
۱۲) ثبت احوال حتی‌المقدور ترتیبی اتخاذ خواهد کرد که جهت احراز هویت افراد توسط نیروی انتظامی منحصراً از مأمورین کادر ثابت استفاده گردد.
۱۳) پس از وصول پاسخ مراجع مذکور ، رئیس اداره ثبت احوال مدارک ارائه شده و پاسخ‌های رسیده را از حیث تردید یا عدم تردید در هویت وتابعیت دقیقاً بررسی می نماید چنانچه هویت و تابعیت متقاضی مورد تردید واقع گردید پرونده را برابر جهت بررسی و احراز تابعیت به شورای تامین ارسال می‌دارد.
۱۴) چنانچه با بررسی نظرات اعلامی و مدارک ارائه شده هویت و تابعیت تقاضا کننده مورد تردید نبود پرونده همراه با نظریه صریح مسئول اداره ثبت احوال شهرستان به اداره کل ثبت احوال استان ارسال می شود.
۱۵) رسیدگی به پرونده های موضوع بند ۱۴ با هیات سه نفره مرکب از مدیر کل ، معاون حقوقی و سجلی و مسئول حراست استان خواهد بود تا با بررسی دقیق مدارک و مستندات و تنظیم صورتجلسه نسبت به صدور مجوز تنظیم سند سجلی و صدورشناسنامه یا ارجاع پرونده جهت احراز تابعیت به شورای تامین شهرستان اعلام نظر نمایند.
۱۶) اداراتی که محل استقرارشان در مرکز بخش می‌باشد ، موضوع را از طریق ثبت احوال شهرستان متبوع به شورای تامین شهرستان اعلام خواهند نمود.
۱۷) شورای تامین شهرستان در جلسه ای با حضور رئیس اداره ثبت احوال پرونده ارجاعی را مورد بررسی قرار می‌دهد و در خصوص تابعیت متقاضی مطابق اعلام نظر می‌نماید . در صورتی که مدارک ارائه شده کافی برای اخذ تصمیم شورای تامین نباشد،شورا می‌تواند مراتب را با قید موارد نقص جهت بررسی مجدد به اداره ثبت احوال اعلام نماید.
۱۸) پس از ابلاغ تصمیم هیات سه نفره یا شورای تامین شهرستان مبنی بر احراز تابعیت ایرانی به طریق زیر عمل می‌شود.
۱۸-۱) رئیس اداره ثبت احوال پس از حصول اطمینان از تکمیل بودن پرونده آن برای تعیین نام خانوادگی مورد تقاضا و اقدامات قانونی راجع به تنظیم سند سجلی و صدور شناسنامه به مسئول ذیربط ارجاع می‌نماید.
۱۸-۲) مسئول تنظیم سند سجلی و صدور شناسنامه اقدام و یک برگ رونوشت سند سجلی تنظیمی را ضمیمه پرونده می‌نماید.
۱۸-۳) در خصوص اشخاصی که بنا به اعلام اداره تابعیت وزارت امور خارجه دارای تابعیت مضاعف تشخیص داده شوند مراتب دراسناد تنظیمی و متعاقباً در شناسنامه آنان قید خواهد شد.
۱۸-۴) رئیس اداره ثبت احوال مکلف است مشخصات سند سجلی و شناسنامه صادره را به اداره تشخیص هویت نیروی انتظامی و درمورد مشمولین وظیفه به اداره وظیفه عمومی محل اعلام و سپس دستور بایگانی پرونده را صادر نماید.
۱۸-۵) در مورد اشخاصی که از نظر شورای تامین تبعه خارجی شناخته خواهند شد مراتب جهت اقدامات قانونی مطابق به نیروی انتظامی و وزارت امور خارجه اعلام خواهد شد.
۱۹) در صورتی که تابعیت ایرانی متقاضی مورد تائید هیات سه نفره یا شورای تامین شهرستان واقع گردد و مدارک یا قرائنی بر دارا بودن تابعیت خارجی نیز وجود داشته باشد مراتب جهت اقدامات قانونی (موضوع ماده ۹۸۹ قانون مدنی ) به وزارت امور خارجه اعلام میگردد در صورت عدم پاسخ وزارت امور خارجه طی مدت ۲ ماه شناسنامه صادر و تحویل خواهد شد.
۲۰) به منظور جلوگیری از تشکیل پروندههای متعدد جهت اشخاصی که تابعیت آنان از طرف شوراهای تامین رد گردیده، پایگاه اطلاعات مردودین تابعیت در مرکز سازمان ثبت احوال تشکیل میگردد. ادارات ثبت احوال موظفند مطابق مشخصات افراد مذکوررا با ذکر شماره آثار انگشت نگاری آنان به پایگاه ارسال دارند.
ب- افرادی که تابعیت آنان مشکوک است
افرادی که تابعیت آنان مشکوک است در این دستورالعمل به اختصار «افراد مشکوک» نامیده می‌شوند و به اشخاصی اطلاق می‌شود که دارای اسناد سجلی و شناسنامه بوده لیکن هویت و تابعیت ایرانی آنان بنا به دلائلی مورد تردید واقع گردد، خواه اسامی آنان در لیست اسامی افراد مشکوک ثبت گردیده و یا ثبت نشده باشد
سیر مراحل بررسی پرونده افراد مشکوک بشرح ذیل می باشد:
۱) [به موجب رای شماره ۴۸۴ – ۱۴۰۰/۳/۱۱ هیأت عمومی دیوان عدالت اداری، ابطال شده است.]
[مامورین ثبت احوال در صورت دریافت گزارش و یا مواجه شدن با شناسنامه‌ای که هویت و تابعیت صاحب آن بنا به قرائن و دلایل منطقی مورد تردید واقع شده مکلفند از تسلیم شناسنامه به صاحبش خودداری و آنرا با گزارشی به رئیس اداره متبوع تسلیم نمایند.
رئیس اداره جهت بررسی و رفع تردید پیرامون هویت، نظر مراجع انتظامی و اطلاعات محل صدور، تولد و محل یا محلهای سکونت (بیش از دو سال) را اخذ و سپس پرونده را جهت اعلام نظر در مورد تابعیت به شورای تامین محل صدور ارسال می‌دارد.
ادارات ثبت احوال باید پروندههای آن دسته از فاقدین شناسنامه بالای ۱۸ سال مدعی تابعیت ایران را که پدر و مادر آنها فاقد مستندات سجلی بوده و یا مدارک و شواهد معتبر دال بر اقامت آنها در خارج از کشور وجود داشته باشد قبل از طرح در شورای تأمین از طریق اداره کل ثبت احوال امور خارجه به اداره تابعیت و امور پناهندگان وزارت امور خارجه ارسال و نظر آن مرجع را نیز در خصوص تابعیت اینگونه افراد اخذ نمایند. بدیهی است شورای تأمین پس از بررسی پرونده و لحاظ نمودن کلیه جوانب امر تصمیم نهائی را در خصوص تابعیت صاحب پرونده اتخاذ خواهد نمود.]
۲) در صورت اثبات تابعیت ایرانی فرد مشکوک توسط شورای تامین شهرستان و در اجرای ماده ۴۵ قانون ثبت احوال نتیجه بررسی فقط در سند سجلی قید و شناسنامه وی مسترد میگردد.
۳)در صورت اثبات تابعیت ایرانی افرادی که اسامی آنان قبلاً در لیست افراد مشکوک ثبت گردیده است مراتب جهت حذف اسامی آنان از لیستهای مذکور به اداره کل امور سجلی و پژوهش اعلام خواهد شد.
۴) هرگاه هویت و تابعیت ایرانی فرد مشکوک مورد تائید قرار نگرفت رای شورای تامین جهت ابطال سند سجلی و شناسنامه بوسیله هیات حل اختلاف به اداره ثبت احوال مربوط ارسال میگردد و سپس گزارش مشروح و مستدل همراه با نظریه شورای تامین شهرستان و پرونده و مدارک بدست آمده جهت تعقیب قانونی به حوزه قضائی محل فرستاده می‌شود.
ج) امور متفرقه
۱) در خصوص افرادی که پرونده آنها حسب مورد در کمیسیون ۳ نفره یا شورای تامین مطرح (اعم از فاقدین و افرادی که تابعیت آنها مشکوک است) و رای بر ایرانی بودن آنان صادر میگردد به شرح ذیل اقدام خواهد گردید:
در رابطه با فرزندان صغیر افراد که تابعیت آنها مشکوک است به تبعیت از پدر خدمات سجلی ارائه خواهد شد و در خصوص فرزندان کبیر پس از تشکیل پرونده و رسیدگی توسط کمیسیون ۳ نفره در صورت موافقت ضمن اعاده پرونده مجوز تنظیم سند سجلی وصدور شناسنامه را صادر و چنانچه تابعیت مورد تردید واقع گردد پرونده را به شورای تأمین ارسال خواهند نمود.
[بخشنامه در رابطه با قسمت اخیر بند «ج» دستورالعمل اجرائی ماده ۴۵ قانون ثبت احوال]
۲) در رابطه با تعیین تکلیف اسناد سجلی فرزندان (اعم از صغیر و کبیر) افرادی که تابعیت ایرانی آنها توسط شورای تأمین رد می‌شود به منظور احراز شمول بند ۴ ماده ۹۷۶ قانون مدنی نسبت به آنها مراتب به وزارت امور خارجه (اداره تابعیت و امور پناهندگان) منعکس وچنانچه پاسخ واصله حاکی از ایرانی بودن فرزندان باشد نسبت به حذف مشخصات پدر (با طرح موضوع در هیأت حل اختلاف) از اسناد فرزندان و صدور شناسنامه با مشخصات مادر اقدام و در غیر این صورت اسناد مربوطه بموجب تصمیم هیأت حل اختلاف و مستند به رأی شورای تأمین و نظریه اداره تابعیت و امور پناهندگان ابطال خواهد شد.
۳) شورای تامین شهرستانها، مراجع انتظامی، ادارات ثبت احوال و سایر ارگانها که به نحوی از انحاء در اجرای این دستورالعمل دخالت دارند همکاری‌های لازم در این زمینه را معمول خواهند داشت.
۴) این دستورالعمل در جلسه مورخ ۸/۳/۸۱ شورای عالی ثبت احوال و به اتفاق آراء تمام اعضاء مورد تصویب واقع و با ابلاغ آن کلیه دستور العملها، بخشنامه ها و اطلاعیه های صادره قبلی در این رابطه ملغی و بلااثر اعلام میگردد.