دستورالعمل درج شناسه ملی سند (شمس) در کلیه مکاتبات دستگاه های اجرایی

شماره: 385022 – ۱۳۹۹/۱۰/۲۲

در اجرای بند 5 بخشنامه شماره 1739836 مورخ ۱۳۹۶/۱۲/۱۵ این سازمان با موضوع “دستورالعمل مکاتبات اداری در سامانه رصد و پیگیری الکترونیکی و برخط مکاتبات دستگاه های اجرایی”، دستورالعمل درج شناسه ملی سند (شمس) در کلیه مکاتبات دستگاه های اجرایی برای اجراء ابلاغ می گردد:

ماده ۱‏‏- اهداف:
• ارتقای شفافیت اداری؛
• استنادپذیری الکترونیکی مکاتبات و اسناد؛
• ایجاد شناسه یکتا و قابل پیگیری برای کلیه مکاتبات و اسناد دستگاه های اجرایی؛
• افزایش سرعت و سهولت در ثبت مکانیزه مکاتبات و اسناد و ایجاد وحدت رویه در ورود اطلاعات و کاهش خطای انسانی.

ماده ۲‏‏- تعاریف:
• شمس: شناسه ملی سندی است که بر اساس ترکیب چندین قلم از اقلام اطلاعاتی سند، تولید و هویت یکتایی برای آن ایجاد می نماید.
• بارکد دوبعدی (QR code): حاوی داده (های) نهفته است که میتوان آن را با اسکنرهای مربوط یا دوربین تلفن همراه بازخوانی نمود.
• پروتکل ECE) Electronic Correspondence Exchange): پروتکل تبادل الکترونیکی مکاتبات جهت تبادل اطلاعات میان سامانه های نرم افزاری، بالاخص سامانه های مکاتبات اداری است.

ماده ۳‏‏- تکالیف:

۱- دستگاه های اجرایی مکلفند نسبت به درج شمس در کلیه مکاتبات و اسناد خود از طریق تجهیز کلیه سامانه هایی که منجر به تولید مکاتبات و اسناد می شود، به نحوی اقدام نمایند که قابلیت درج این شناسه طبق الگوی پیوست (۶ قلم اطلاعاتی اول جدول شماره ۱ پیوست) حداکثر ظرف مدت ۶ ماه و تکمیل شناسه با قلم اطلاعاتی هفتم، حداکثر ظرف مدت یکسال از ابلاغ این بخشنامه فراهم شود.

تبصره – دستگاه های اجرایی جهت تأمین هزینه و تعهدات مالی مربوطه، لازم است نسبت به لحاظ نمودن موضوع این مصوبه در اعتبارات سالانه سامانه های ذیربط و قراردادهای پشتیبانی این سامانه ها اقدام نمایند.

۲- در اجرای مصوبه مدیریت نظام مند اسناد الکترونیکی به شماره 124697/ 1 مورخ 28/ 07/ 1399 شورای اجرایی فناوری اطلاعات، دستگاه های اجرایی مکلفند به منظور ارسال مکاتبات، اسناد و مدارک به سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران جهت آرشیو، امکانات لازم برای درج ۴ قلم اطلاعاتی از شمس شامل “شماره نامه، شناسه حوزه صدور، تاریخ و ساعت ثبت و صدور و شناسه حقوقی دستگاه” از جدول شماره ۱ پیوست را در سند موردنظر فراهم نمایند.

تبصره – به منظور آرشیو ملی مکاتبات و اسناد، سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران مسئول هماهنگی و نظارت بر دستگاه های اجرایی در تجهیز سامانه های ذیربط به شمس، مطابق با موضوع این ماده بوده و موظف است گزارش های دوره ای اجرای آن را در بازه های زمانی 6 ماهه به دبیرخانه شورای اجرایی فناوری اطلاعات و دبیرخانه شورای عالی اداری ارائه نماید.

۳- دبیرخانه مرکزی نهاد ریاست جمهوری، مسئولیت راهبری دستگاه های اجرایی در تجهیز سامانه های مکاتبات اداری به شمس و موارد مندرج در بخشنامه ۱۷۳۹۸۳۶ مورخ 15/ 12/ 1396 را بر عهده داشته و مکلف است تمهیدات لازم جهت ایجاد هماهنگی و یکپارچگی در شرکت های دارنده سامانه های مکاتبات اداری جهت درج شمس در کلیه مکاتبات و اسناد دستگاه های اجرایی را فراهم سازد.

تبصره ۱‏- دستگاههای اجرایی مکلفند پس از درج ۶ قلم اطلاعاتی اول در بارکد دوبعدی شمس (موضوع بند اول ماده ۳ این بخشنامه)، نتیجه را جهت بررسی و دریافت تاییدیه، به دبیرخانه مرکزی نهاد ریاست جمهوری اعلام نمایند.

تبصره ۲‏- دبیرخانه مرکزی نهاد ریاست جمهوری موظف است گزارش های دوره ای مبنی بر اجرای مفاد این دستورالعمل در دستگاه های اجرایی را در بازه های زمانی ۶ ماهه به دبیرخانه شورای عالی اداری ارائه نماید.

ماده ۴‏‏- این بخشنامه برای تمامی دستگاه های اجرایی لازم الاجراست و حسن اجرای آن در ارزیابی سالانه دستگاه های اجرایی لحاظ می گردد.

ماده ۵‏‏- بالاترین مقام دستگاه اجرایی، مسئول اجرای این بخشنامه بوده و واحدهای فناوری اطلاعات و مسئولان سامانه های موردنظر دستگاه های اجرایی موظفند تمهیدات لازم به منظور اجرای مؤثر و دقیق آن را طبق زمان بندی اعلام شده فراهم سازند.

جمشید انصاری

پیوست:
اقلام اطلاعاتی شناسنامه ملی سند (شمس)

اقلام اطلاعاتی که می بایست در شناسنامه ملی سند درج شوند، شامل موارد زیر است:
1- شماره نامه که توسط سازمان ایجادکننده، تولید و عموما در سربرگ نامه چاپ می شود. این شماره حداکثر 20 کاراکتر خواهد بود.
2- تاریخ و ساعت ثبت و صدور که بر اساس استاندارد ISO8601 در قالب روز، ماه، سال و ساعت می باشد. این قلم اطلاعاتی، دقیقا 19 کاراکتر است و بر اساس تاریخ شمسی به صورت زیر در نظر گرفته می شود:
[YYYY]-[MM]-[DD]T[hh]:[mm]:[ss]
مثال 15:02:17T28-06-1399
3- شناسه یکتای عمومی (GUID) که در قالب معرفی شده در اسناد ECE و شامل 36 کاراکتر بوده و توسط سامانه‌های مکاتبات اداری تولید می‌شود.
4- کد ملی امضاکننده نامه/سند که شامل حداکثر 20 کاراکتر بوده و چنانچه نامه دارای دو امضاکننده باشد 10 رقم اول، کد ملی امضاکننده اول و 10 رقم بعدی، کد ملی امضاکننده دوم خواهد بود.
5- نشانی پست الکترونیک سازمان ایجادکننده نامه/سند که حداکثر 29 کاراکتر است. این نشانی همان نشانی پست الکترونیک تعریف شده برای دستگاه در شبکه دولت است.
6- شناسنامه حقوقی دستگاه اجرایی ایجادکننده مکاتبه/سند که یک کد 11 رقمی است که سازمان ثبت اسناد و املاک کشور (اداره کل ثبت شرکت ها و موسسات غیرتجاری) به هر سازمانی اختصاص داده است
7- شناسه حوزه صدور شامل دو عنصر اعم از شناسه یکتای واحد سازمانی (شناسه ای منحصر به فرد که به هر واحد سازمانی در ساختار تشکیلاتی اختصاص داده می شود) و شناسه یکتای پست سازمانی (شناسه ای منحصر به فرد که به هر پست سازمانی اختصاص داده می شود) است که توسط سازمان اداری و استخدامی کشور تخصیص می یابد.

جدول 1- اقلام اطلاعاتی مندرج در شناسه شمس

• روش تشکیل بارکد دوبعدی (QR code)
در شناسه شمس برای ایجاد این بارکد از قالب زیر استفاده خواهد شد: