شماره ۱۵۲۳۲۹/ت۵۴۶۹۸هـ – ۱۳۹۷/۱۱/۱۵
هیأت وزیران در جلسه ۱۳۹۷/۱۱/۷ به پیشنهاد شماره ۷۳۲/۳۷۶/۴۶۹۲۳۲۴ مورخ ۱۳۹۶/۶/۲۵ وزارت امور خارجه (با همکاری سایر دستگاههای ذیربط) و به استناد تبصره (۳) ماده واحده قانون الحاق دولت جمهوری اسلامی ایران به کنوانسیون لغو ضرورت تصدیق رسمی اسناد دولتی بیگانه ـ مصوب ۱۳۹۱ـ با اصلاحات بعدی، آیین‌نامه اجرایی قانون یادشده را به شرح زیر تصویب کرد:
فصل اول ـ کلیات
ماده ۱ـ در این آیین‌نامه، اصطلاحات زیر در معانی مشروح مربوط به کار میروند:
الف ـ کنوانسیون: کنوانسیون لغو ضرورت تصدیق رسمی اسناد دولتی بیگانه مصوب ۱۹۶۱ میلادی برابر با ۱۳۴۰ هجری شمسی.
ب ـ قانون: قانون الحاق دولت جمهوری اسلامی ایران به کنوانسیون.
پ ـ وزارت: وزارت امور خارجه.
ت ـ دستگاههای ذیربط: کلیه مؤسسات عمومی بند (د) ماده (۱) قانون انتشار و دسترسی آزاد به اطلاعات ـ مصوب ۱۳۸۸ـ و مؤسسات خصوصی حرفه‌ای عهده‌دار مأموریت عمومی از قبیل دفتر اسناد رسمی، کانون سردفتران و دفتریاران، کانون کارشناسان رسمی دادگستری، کانون وکلای دادگستری، سازمان نظام پزشکی جمهوری اسلامی ایران، سازمان نظام پرستاری جمهوری اسلامی ایران، سازمان نظام روانشناسی و مشاوره جمهوری اسلامی ایران و سازمان‌های نظام مهندسی که صلاحیت صدور و پذیرش اسناد مشمول این آیین‌نامه را در جمهوری اسلامی ایران دارا هستند.
ث ـ برگ نمونه تأییدیه: برگ منقوش به نشان (آرم) یا عنوان رسمی کشور تنظیمکننده سند که به امضا و مهر مرجع صلاحیتدار آن کشور رسیده و به اسناد مشمول این آیین‌نامه الصاق میشود و مؤید صحت صدور و اصالت آن سند است.
ج ـ شماره رهگیری: شماره الکترونیکی که از سوی وزارت صادر و بر روی هر برگ نمونه تأییدیه درج میشود و برای استعلام و اعلام صحت تأییدیه صادرشده به کار میرود.
چ ـ نظام تأیید اسناد پیش از اجرای این آیین‌نامه: رویههای مبتنی بر قوانین و مقررات که تا پیش از اجرای این آیین‌نامه برای تأیید، تصدیق و تسجیل اسناد توسط نمایندگیهای سیاسی یا کنسولی یا دفاتر حفاظت منافع جمهوری اسلامی ایران یا وزارت وجود داشته یا دارد.
ماده ۲ـ اسناد مشمول این آیین‌نامه شامل اسناد موضوع ماده (۱) کنوانسیون و اسناد رسمی موضوع ماده (۱۲۸۷) قانون مدنی ـ مصوب ۱۳۱۴ـ به شرح زیر است:
الف ـ اسناد صادرشده از سوی مرجع رسمی یا مقام منصوب مراجع قضایی یا غیرقضایی که به حکم قانون تشکیل شده‌اند.
ب ـ اسناد اداری و گواهی‌های صادرشده از سوی مراجع عمومی مانند اسناد هویتی و گواهی‌های صادرشده از سوی سازمان ثبت احوال کشور، مدارک تحصیلی و آموزشی، مدارک شغلی، گواهینامه‌های صادرشده از سوی دستگاههای ذیربط، اسناد مسافرتی، مدارک و گواهی‌های پزشکی، گواهی‌های پزشکی قانونی، گواهی‌های بانکی، پروانههای کسب و پیشه و فعالیتهای شغلی، گواهی‌های معتبر صادرشده از سوی شرکتها و بنگاههای ثبت شده تابعه یا وابسته به مؤسسات عمومی و گواهی‌های صادرشده از سوی شهرداریها.
پ ـ اسناد و گواهی‌های تنظیم‌شده در دفاتر اسناد رسمی و دفاتر رسمی ازدواج و طلاق و همچنین مدارک و گواهی‌های صادرشده از سوی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مانند اسناد مالکیت و آگهی‌های رسمی.
ت ـ گواهینامه‌های رسمی پیوست اسنادی که اشخاص به اعتبار سمت شخصی خود امضا کرده‌اند، نظیر گواهینامه‌های رسمی که به ثبت و ضبط سند یا واقعهای پرداختهاند که در تاریخ معینی وجود داشته است و همچنین تصدیق امضا در دفاتر اسناد رسمی.
تبصره ـ کنوانسیون در موارد زیر اعمال نمیشود:
الف ـ اسنادی که توسط نمایندگیهای سیاسی یا کنسولی تنظیم شده‌اند.
ب ـ اسناد اداری که ارتباط مستقیم با عملیات تجاری یا گمرکی دارند.
فصل دوم ـ تأیید و پذیرش اسناد بیگانه در کشور
ماده ۳ـ در اجرای ماده (۲) کنوانسیون، در مورد اسنادی که دارای برگ نمونه تأییدیه مطابق مقررات کنوانسیون هستند، کلیه دستگاههای ذیربط ضمن مطابقت امضا، مهر و سمت شخص امضاکننده ذیل برگ نمونه تأییدیه با تارنمای مرجع صدور آن و با رعایت قوانین و مقررات داخلی نسبت به شناسایی و ترتیب اثر دادن به اسناد صادرشده از کشورهای عضو کنوانسیون اقدام میکنند.
تبصره ۱ـ اسناد صادرشده از سوی اعضایی از کنوانسیون که توسط دولت جمهوری اسلامی ایران مورد شناسایی قرار نگرفته‌اند یا اسنادی که اجرای آنها در کشور مطابق قوانین و مقررات جاری، مغایر اخلاق حسنه یا نظم عمومی یا منافع و امنیت ملی یا قوانین داخلی است، ترتیب اثر داده نخواهد شد.
تبصره ۲ـ وزارت موظف است فهرست آن دسته از اعضای کنوانسیون را که با دولت جمهوری اسلامی ایران طرف هستند و نیز فهرست آن دسته از اعضایی را که به الحاق دولت جمهوری اسلامی ایران به کنوانسیون معترضند، به موقع از طریق تارنمای مربوط به دستگاههای ذیربط و متقاضیان اطلاعرسانی کند. مقررات این آیین‌نامه متقابلاً در مورد آنها اعمال نمیشود.
تبصره ۳ـ وزارت در صورت لزوم یا بنا به تقاضای کتبی دستگاههای ذیربط، هرگونه موارد نارسا و مشکوک را بررسی و راستی‌آزمایی میکند.
ماده ۴ـ کلیه نمایندگیهای سیاسی و کنسولی و دفاتر حفاظت منافع جمهوری اسلامی ایران در کشورهای عضو کنوانسیون که به الحاق دولت جمهوری اسلامی ایران به کنوانسیون معترض هستند یا دولت جمهوری اسلامی ایران به الحاق آنها معترض است، از تاریخ لازم‌الاجرا شدن کنوانسیون نسبت به جمهوری اسلامی ایران از تأیید اسناد مشمول کنوانسیون، صادرشده در کشور پذیرنده (متوقف‌فیه) و کشورهایی که در آن دارای اعتبار (آکردیته) هستند، خودداری خواهند کرد و اینگونه اسناد نیازی به تأیید ندارند.
ماده ۵ ـ در مورد اسناد صادرشده در کشورهای غیرعضو کنوانسیون و نیز اعضایی از کنوانسیون که به الحاق دولت جمهوری اسلامی ایران به کنوانسیون معترض هستند یا دولت جمهوری اسلامی ایران به الحاق آنها معترض است، مطابق نظام تأیید اسناد پیش از اجرای این آیین‌نامه عمل خواهد شد.
فصل سوم ـ تأیید اسناد داخلی
ماده ۶ ـ در اجرای ماده (۶) کنوانسیون، وزارت به عنوان مرجع صلاحیتدار صدور برگ نمونه تأییدیه در کشور تعیین میشود.
ماده ۷ـ اسنادی که مغایر نظم عمومی یا اخلاق حسنه یا منافع و امنیت ملی یا قوانین داخلی باشند و نیز اسناد طبقه‌بندی‌شده، غیرقابل تأیید هستند. دستورالعمل مربوط ظرف سه ماه از تاریخ لازم‌الاجرا شدن این آیین‌نامه توسط وزارت با هماهنگی وزارتخانههای اطلاعات، کشور و دادگستری ابلاغ میشود.
ماده ۸ ـ در اجرای قانون، دستگاههای ذیربط موظفند امضا، مهر و سمت حداکثر چهار نفر از متصدیان مربوط در تهران و دو نفر در هر استان را که اصالت اسناد صادرشده در مجموعه آن دستگاه را اعلام خواهند نمود، توسط بالاترین مقام دستگاه به وزارت معرفی کنند. بالاترین مقام دستگاه موظف است هرگونه تغییر در متصدیان و مهر سازمانی مربوط را بلافاصله به وزارت منعکس کند.
تبصره ۱ـ در راستای تحقق و ارتقای دولت الکترونیک، دستگاههای ذیربط موظفند با استفاده از سامانه‌های الکترونیکی، امکان دسترسی، بررسی و راستی‌آزمایی برخط اصالت اسناد صادرشده در آن دستگاه را برای وزارت فراهم کنند.
تبصره ۲ـ آن دسته از اسنادی که امکان احراز اصالت آنها از طریق سامانه‌های الکترونیکی برای وزارت فراهم میشود، برای اطلاع متقاضیان در تارنمای مربوط اعلام میشود.
ماده ۹ـ متصدیان اعلام اصالت سند در دستگاههای ذیربط موظفند ظرف یک روز کاری، ضمن احراز اصالت اسناد از طریق امضا و مهر اسناد، مراتب را تأیید و مشخصات آنها را ثبت و ضبط کنند.
ماده ۱۰ـ سمت افراد معرفی‌شده برای اعلام اصالت اسناد در دستگاههای ذیربط، از طریق تارنمای وزارت به اطلاع عموم خواهد رسید.
ماده ۱۱ـ وزارت ظرف دو روز کاری پس از بررسی و اطمینان از اصالت سند صادرشده و سایر شرایط مندرج در این آیین‌نامه، نسبت به صدور برگ نمونه تأییدیه بر اساس ماده (۳) کنوانسیون و این آیین‌نامه اقدام میکند. چنانچه بررسی و راستی‌آزمایی نیازمند زمان بیشتری باشد یا در صورت بروز هرگونه مشکل در این فرایند، مراتب باید ظرف همان روز به متقاضی اعلام شود. وزارت موظف است در این قبیل موارد ظرف یک هفته اعلام نظر کند و دستگاههای ذیربط نیز مکلفند ظرف سه روز کاری، نفیاً یا اثباتاً اعلامنظر کنند.
ماده ۱۲ـ شکل برگ نمونه تأییدیه مطابق نمونه پیوست کنوانسیون بوده و به زبان فارسی و ترجیحاً زبان کشوری که سند به آنجا ارایه خواهد شد تنظیم میشود؛ مشروط به اینکه زبان مورد نظر یکی از زبانهای انگلیسی، فرانسوی، چینی، اسپانیولی، آلمانی، روسی، ترکی استانبولی یا عربی باشد. در غیر این صورت، انگلیسی خواهد بود.
تبصره ـ موارد زیر در خارج از چهارچوب (کادر) برگ نمونه تأییدیه درج میشود:
الف ـ برگ نمونه تأییدیه صرفاً صحت امضا، مهر و سمت شخص امضاکننده سند را بدون توجه به مندرجات متن گواهی مینماید.
ب ـ وزارت به عنوان مرجع صلاحیتدار صدور برگ نمونه تأییدیه در جمهوری اسلامی ایران، مطابقت تصویر مصدق سند پیوست برگ نمونه تأییدیه را با اصل آن اعلام مینماید.
پ ـ برگ نمونه تأییدیه متضمن هیچگونه اثر حقوقی در جمهوری اسلامی ایران نمیباشد.
ماده ۱۳ـ برگ نمونه تأییدیه به درخواست متقاضی به اصل یا تصویر مصدق سند مربوط یا ترجمه رسمی منضم به اصل یا تصویر مصدق سند الصاق میشود.
تبصره ۱ـ ترجمه سند توسط مترجم رسمی قوه قضاییه صورت میگیرد، مگر در مورد اسناد طبقه‌بندی‌شده که ترجمه یا تأیید ترجمه توسط وزارت انجام میگیرد.
تبصره ۲ـ تصدیق تصویر سند و ترجمه آن توسط مترجم رسمی قوه قضاییه یا هر مرجع ذیصلاح قانونی دیگر صورت میگیرد.
ماده ۱۴ـ به منظور امکان ثبت و صدور برگ نمونه تأییدیه به صورت الکترونیکی، وزارت موظف است تارنمایی که قابلیت استعلام و اعلام صحت صدور و اصالت برگ نمونه تأییدیه صادرشده را از طریق شماره رهگیری به صورت برخط داشته باشد، ظرف (۹) ماه از تاریخ لازم‌الاجرا شدن این آیین‌نامه راهاندازی و نشانی آن را در ذیل برگ نمونه تأییدیه درج کند. تا راهاندازی تارنمای مربوط، مراتب طبق سازوکارهای سابق انجام میگیرد.
فصل چهارم ـ سایر مقررات
ماده ۱۵ـ در مورد اسنادی که مشمول کنوانسیون نیستند، مطابق نظام تأیید اسناد پیش از اجرای این آیین‌نامه عمل خواهد شد.
ماده ۱۶ـ متقاضیانی که اسناد تقدیمی آنان به دلایل مندرج در تبصره (۱) ماده (۳) یا ماده (۷) مورد تأیید قرار نگیرد، میتوانند اعتراض خود را جهت تجدیدنظر به وزارت تقدیم کنند. در صورتی که وزارت تصمیم اتخاذشده را تأیید کند، معترض میتواند مطابق قوانین و مقررات مربوط حسب مورد به مراجع صلاحیتدار قضایی مراجعه کند.
تبصره ـ وزارت موظف است ظرف یک هفته کاری با دعوت از نماینده دستگاه یا دستگاههای ذیربط به این قبیل اعتراضها رسیدگی و پاسخ لازم را اعلام کند.
ماده ۱۷ـ وزارت در اجرای ماده (۶) کنوانسیون، مرجع مسئول و صلاحیتدار صدور برگ نمونه تأییدیه را به امین کنوانسیون معرفی میکند و هرگونه تغییر در مرجع تعیین شده را به آن اطلاع میدهد.
ماده ۱۸ـ تعرفه صدور هر برگ نمونه تأییدیه برای هر سند، مطابق آیین‌نامه تعیین تعرفه خدمات کنسولی موضوع تصویب‌نامه شماره ۵۸۱۱۷/ت۵۲۴۲۲هـ مورخ ۱۳۹۵/۵/۱۷ و اصلاحات بعدی آن تعیین خواهد شد.
معاون اول رئیس جمهور ـ اسحاق جهانگیری