شماره ۳۳۱۳/۱/۴۷۷/۸۷۰ – ۱۳۹۷/۱۰/۹
مدیرعامل محترم روزنامه رسمی کشور
برابر بندهای «الف»، «هـ» و «ز» ماده۳ اساسنامه بنیاد حفظ آثار و نشر ارزش های دفاع مقدس مصوب مقام معظم رهبری و فرماندهی معظم کل قوا «مدظله العالی»، یک نسخه از «آییننامه حفظ و نگهداری اسناد و مدارک دفاع مقدس» مشتمل بر ۵ صفحه در ۱۰ ماده و ۵ تبصره که در تاریخ ۱۳۹۵/۱۲/۵ به تصویب هیأت امنای بنیاد مذکور رسیده است، برای درج در روزنامه رسمی کشور ارسال می گردد.
رئیس ستاد کل نیروهای مسلح ـ سرلشکر پاسدار محمد باقری
مقدمه
حفاظت و نگهداری از آثار و ارزش های دفاع مقدس و ثبت حماسه های جاودانه امت اسلام و آثار آن در شئون فرهنگی، سیاسی، اجتماعی، اقتصادی و نظامی و جلوگیری از نابودی و تحریف و یا به فراموشی سپرده شدن میراث گران بهای خون پاک ایثارگران اسلام و دستاوردهای دفاع مقدس در ماده (۳) اساسنامه بنیاد مصوب۱۳۸۳/۱۲/۲۲ مقام معظم رهبری و فرماندهی کل قوا حضرت امام خامنه ای عزیز(مدظله العالی) تصریح شده است. این آییننامه در راستای تداوم اقدامات بنیاد و تحقق تدابیر مقام معظم رهبری تدوین می شود .
ماده ۱) هدف
ایجاد روش یکنواخت برای مدیریت بر فرآیند «شناسایی، جمع آوری، تنظیم، پردازش، ثبت، حفظ، نگهداری از اسناد مرتبط با دفاع مقدس» برای جلوگیری از تحریف و فراموشی تاریخ و میراث گران بهای دفاع مقدس با مشارکت و همکاری دستگاه های مرتبط.
ماده ۲) تعاریف و اختصارات
۱ـ بنیاد: بنیاد حفظ آثار و نشر ارزش های دفاع مقدس.
۲ـ اساسنامه بنیاد: اساسنامه بنیاد حفظ آثار و نشر ارزش های دفاع مقدس، مصوب ۱۳۸۳/۱۲/۲۲ مقام معظم رهبری و فرماندهی کل قوا.
۳ـ شورای اسناد و مدارک: در این آییننامه شورای اسناد و مدارک دفاع مقدس به عنوان مرجع سیاستگذاری، هدایت و نظارت در خصوص اسناد و مدارک دفاع مقدس پیش بینی شده است.
۴ـ کمیته اسناد و مدارک استانی: در این آییننامه منظور کمیته تخصصی «آموزش، پژوهش و اسناد دفاع مقدس» می باشد که یکی از زیرمجموعه‌های شورای هماهنگی حفظ آثار و نشر ارزشهای دفاع مقدس استانها (مصوب هیأت امنای بنیاد مورخ ۱۳۹۳/۱۲/۲۱) محسوب می شود.
۵ ـ سازمان اسناد: منظور سازمان اسناد و مدارک دفاع مقدس می باشد که در تابعیت بنیاد حفظ آثار و نشر ارزش های دفاع مقدس قرار دارد.
۶ ـ سازمان اسناد ملی: منظور سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران می باشد.
۷ـ اسناد: کلیه اطلاعات و آثار مکتوب و غیرمکتوب در هر شکل یا هر نوع رسانه که در راستای انجام وظایف قانونی یا فعالیت شخصی و سازمانی تولید یا دریافت شده و محتوای آن قابل استناد، دارای ارزش حفظ و نگهداری و انتقال اطلاعات یا پیام باشد.
۸ ـ اسناد و مدارک دفاع مقدس: هرگونه اسناد و آثار دیداری، شنیداری و نوشتاری، اطلاعات ثبت و ضبط شده اعم از نوشتاری و غیرنوشتاری و الکترونیکی، وصیت نامه ها، دست نوشته ها، سخنرانی ها، اسناد شخصی، عکس، صوت، فیلم، اسناد شفاهی، طرح و نقشه و کالک عملیاتی و سایر حامل های اطلاعاتی مربوط به دفاع مقدس که قبل از شروع رسمی جنگ تحمیلی عراق علیه ایران (۱۳۵۹/۶/۳۱)، حین و بعد از پایان جنگ (۱۳۶۷/۰۵/۲۷) تولید یا دریافت می شود را شامل می گردد. اسناد مرتبط با بنیاد شهید و امور ایثارگران با هماهنگی آن بنیاد انجام می شود.
۹ـ سازمان ها و دستگاه های مجری و مشمول: کلیه وزارتخانه ها، سازمان ها، نهادها و سایر دستگاه های کشوری و لشکری، مؤسسات فرهنگی و سازمان های مردم نهاد، مؤسسات عمومی غیردولتی و نهادهای انقلاب اسلامی و شرکت های تحت پوشش وابسته یا تابعه آنها و تمام سازمان ها و شرکت هایی که به نحوی از انحاء از بودجه عمومی دولت استفاده می نمایند.
ماده ۳) مستندات
الف ـ بندهای «الف، هـ ، و، ز» از ماده (۳) اساسنامه بنیادب ـ هدف های راهبردی (۲ و ۳) از موضوع راهبردی شماره (۱) سند راهبردی بنیاد
ج ـ فصل پنجم آییننامه حفاظت اسناد، مدارک و اطلاعات طبقه بندی شده نوشتاری و الکترونیکی در نیروهای مسلح ابلاغی ۱۳۹۳/۰۵/۱۸
د ـ آییننامه حفاظت اسناد و مدارک طبقه بندی شده ابلاغی شورای عالی امنیت ملی.
ه ـ قانون اسناد ملی و مقررات آرشیو ابلاغی دولت.
ماده ۴) ترکیب شورای اسناد و مدارک دفاع مقدس
۱ـ رئیس بنیاد حفظ آثار و نشر ارزش های دفاع مقدس (رئیس)
۲ـ معاون اسناد ملی سازمان اسناد و کتابخانه ملی
۳ـ رئیس شورای اسناد ملی
۴ـ نماینده تام الاختیار دادستان کل کشور
۵ ـ نماینده تام‌الاختیار رئیس دیوان محاسبات کشور
۶ ـ نماینده تام‌الاختیار معاون عملیات ستادکل نیروهای مسلح
۷ـ نماینده تام‌الاختیار فرمانده کل آجـا
۸ ـ نماینده تام‌الاختیار فرمانده کل سپـاه
۹ـ نماینده تام‌الاختیار فرمانده نیروی انتظامی
۱۰ـ نماینده تام الاختیار وزیر جهاد کشاورزی
۱۱ـ نماینده تام‌الاختیار وزیر دفاع و پشتیبانی نیروهای مسلح
۱۲ـ نماینده تام‌الاختیار رئیس بنیاد شهید و امور ایثارگران
۱۳ـ نماینده تام‌الاختیار رئیس سازمان میراث فرهنگی، صنایع دستی و گردشگری
۱۴ـ نماینده تام‌الاختیار رئیس سازمان صدا و سیما
۱۵ـ نماینده تام الاختیار مدیریت حوزه های علمیه
۱۶ ـ نماینده تام‌الاختیار رئیس دفتر سیاستگذاری و نظارت راهبردی حفاظت اطلاعات نیروهای مسلح
۱۷ـ نماینده تام‌الاختیار رئیس دفتر عقیدتی و سیاسی فرماندهی کل قوا.
۱۸ـ رئیس سازمان اسناد و مدارک دفاع مقدس (دبیر و عضو شورا)
تبصره ۱: بنا به پیشنهاد دبیر و موافقت رئیس شورای اسناد و حسب ضرورت، از نمایندگان سازمان های لشکری و کشوری و کارشناسان خبره مرتبط با موضوع جلسه دعوت به عمل می آید.
تبصره ۲: جلسات شورای اسناد با حضور (نصف به علاوه یک اعضا) رسمی است و تصمیمات آن با اکثریت آراء حاضرین اتخاذ میگردد.
تبصره ۳: مسئولیت دبیرخانه «شورای اسناد» بر عهده رئیس سازمان اسناد و مدارک دفاع مقدس می باشد.
ماده ۵) وظایف و اختیارات شورای اسناد
۱ـ سیاستگذاری، هدایت، هماهنگی و نظارت بر کلیه فرآیندهای مربوط به اسناد و مدارک دفاع مقدس در سطح کشور، منطقه و بین الملل.
۲ـ تصویب دستورالعمل نحوه کشف، دسترسی، بررسی، ارزشیابی و تعیین تکلیف اسناد و مدارک دفاع مقدس.
۳ ـ تصویب دستورالعملهای، ساماندهی، تنظیم، توصیف، پردازش، نگهداری و اطلاع رسانی اسناد و مدارک دفاع مقدس دارای طبقه بندی و عادی.
۴ـ تصویب آییننامه امحاء اوراق، اسناد و مدارک زائد دفاع مقدس و نظارت بر اجرای آن.
۵ ـ تشخیص و تأیید اوراق، اسناد و مدارک زائد قابل امحاء که توسط سازمان اسناد و دستگاه های مجری برابر مفاد این آییننامه تهیه و تنظیم شده باشد.
۶ ـ استانداردسازی و تصویب برگه ها(فرم ها)ی موردنیاز در حوزه اسناد و مدارک دفاع مقدس.
تبصره ۱: مصوبات شورای اسناد برای اجرا در سازمان های لشکری ازطریق رئیس ستادکل نیروهای مسلح و رئیس هیأت امنای بنیاد ابلاغ می شود.
تبصره ۲: مصوبات شورای اسناد برای اجرا در سازمان های کشوری از طریق رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران با توجه به اختیارات قانونی برابر «ماده ۳» قانون تأسیس آن سازمان ابلاغ می شود.
ماده ۶) وظایف و اختیارات دبیرخانه:
۱ـ نظارت بر حُسن اجرای این آییننامه و هماهنگی بین کلیه دستگاه های مشمول درخصوص اسناد و مدارک دفاع مقدس.
۲ـ تهیه گزارش نوبه ای درخصوص چگونگی اجرای مفاد آییننامه و مصوبات شورای اسناد.
۳ـ دریافت و بررسی فهرست اسناد امحائی ارسالی از دستگاه های مشمول و تطبیق با مجوزهای صادره از سوی شورای اسناد و اعلام موافقت کتبی به دستگاه های مجری.
۴ـ اعلام نحوه امحاء اسناد و اوراق زائد به دستگاه های مشمول پس از دریافت صورتجلسه شورا در خصوص اوراق امحائی.
۵ ـ اعلام نظر و پیشنهادهای لازم در خصوص درخواست تعیین تکلیف اوراق راکد سازمان های مشمول و ارائه در شورا برای تصمیم گیری.
۶ ـ انجام امور مربوط به دبیری شورای اسناد و آماده سازی دستور جلسات شورا برای بحث و بررسی و تصمیم گیری.
۷ـ ارائه مشاوره، کمک و راهنمایی، هم افزایی، مشارکت و همکاری فی مابین سازمان اسناد و کلیه دستگاه های مشمول این آییننامه.
۸ ـ ایجاد هماهنگی در حفظ اسناد و مدارک دفاع مقدس در جهت پیشگیری از پراکندگی و فرسودگی آنها با استفاده از مناسب ترین روش های علمی و فناوری.
۹ـ تشکیل و فعال سازی کمیته های علمی، فنی و تخصصی حسب مورد با مشارکت اشخاص حقیقی و حقوقی و نمایندگان نهادها و سازمان های ذی‌ربط در راستای اجرای مفاد این آییننامه.
۱۰ ـ بهره برداری مناسب از امکانات و توانمندی های کلیه سازمان ها و نهادها، نیروهای مسلح و مؤسسات فرهنگی.
۱۱ـ ایجاد بانک جامع اسناد و مدارک دفاع مقدس به منظور دسترسی و بهره برداری اشخاص حقیقی و حقوقی به صورت نظام مند و آسان به مدارک مزبور برابر دستورالعمل مربوطه.
ماده ۷) وظایف سازمان ها و دستگاه های مجری و مشمول:
۱ـ سازمانها و دستگاههای لشکری و کشوری مجری و مشمول این آئیننامه که امکانات لازم جهت حفظ و نگهداری اسناد و مدارک دفاع مقدس مطابق با دستورالعملها و استاندارهای سازمان اسناد ملی و ستاد کل نیروهای مسلح را دارند موظفند یک نسخه الکترونیکی از اسناد مذکور تهیه و به سازمان اسناد تحویل نمایند.
۲ـ آن دسته از سازمانها و دستگاههای مجری و مشمول که به هر علت امکان حفظ و نگهداری اسناد مرتبط با دفاع مقدس را به صورت مناسب و استاندارد را ندارند، موظفند فهرست «درخواست تعیین تکلیف» را تکمیل و به سازمان اسناد ارسال تا نسبت به تعیین تکلیف آنها اقدام لازم به عمل آید.
۳ ـ در صورت عدم تأیید فهرست ها، دستگاه مجری مکلف است نسبت به رفع نقایص طبق نظر سازمان اسناد اقدام نمایند.
۴ـ مسئولیت ارزش گذاری اولیه اسناد دفاع مقدس (اعم از اداری و استنادی اسناد و سوابق) به عهـده سازمان یا دستـگاه مجری مربوط می باشـد.
۵ ـ پس از تأیید فهرست، دستگاه مجری مکلف است ضمن تطبیق فهرست اسناد و مدارک با اصل آنها، اسناد و مدارک مربوط را بسته بندی و مراتب را با تنظیم برگه نامه صورتجلسه اوراق به «سازمان اسناد» تحویل نمایند.
۶ ـ سازمان اسناد موظف است پس از دریافت اسناد از سازمان ها و دستگاه های مجری و مشمول، آن ها را برای نگهداری در مخزن آرشیو دفاع مقدس، تحویل سازمان اسناد ملی دهد.
۷ـ سازمان اسناد ملی مکلف به تأمین مخازن و محل های نگهداری مناسب برای اسناد و مدارک دفاع مقدس دستگاه های مشمول این آییننامه می باشد و این مخازن در اختیار سازمان اسناد و مدارک دفاع مقدس خواهد بود.
۸ ـ اسناد تحویلی به سازمان اسناد ملی، مشمول مقررات قانون اسناد ملی ایران، مقررات مربوط به اسناد طبقه بندی شده و مصوبات شورای عالی امنیت ملی خواهد بود.
۹ـ کلیه سازمان ها و دستگاه های مجری این آییننامه موظفند یک نسخه روگرفت از اصل تمام اسناد و مدارک معتبر گردآوری شده خود را در قالب لوح فشرده یا نرم افزار به سازمان اسناد تحویل دهند
ماده ۸) وظایف کمیته اسناد استانی:کمیته اسناد استانی وظیفه هدایت و هماهنگی بین سازمان ها و دستگاه های مجری و مشمول در سطح استان را برای اجرای این آییننامه بر عهده دارد.
ماده ۹) دستورات هماهنگی:
۱ـ سازمان ها و دستگاه های مشمول این آییننامه موظفند فهرست مشروح اسناد و مدارک دفاع مقدس را که در اختیار دارند یا در اختیار آنها قرار می گیرد و افشای مطالب آنها به حقوق اشخاص و یا مصالح دولت لطمه می زند را به شورای اسناد ارائه نمایند و در صورت تصویب شورای مذکور برابر مصوبه مربوط برای مدت مقرر موارد مذکور محرمانه محسوب و تا انقضای مدت مقرر و یا تصمیم مجدد شورا، قابل ارائه به مراجعان (به استثنای مراجع صالحه قانونی) نمیباشد.
۲ـ فرایند شناسایی، جمعآوری، ساماندهی و پردازش، حفاظت، ثبت، نگهداری و بهره‌برداری از اسناد و مدارک دفاع مقدس در دستگاههای مشمول انجام خواهد شد.
۳ـ به منظور استفاده بهینه از منابع موجود، پرهیز از دوباره کاری و در راستای تحقق شبکه جامع اسنادی کشور، کلیه امور مربوط به نحوه ساماندهی، تنظیم، توصیف، پردازش و تهیه نُسخ پشتیبان در چارچوب این آییننامه انجام خواهد شد.
۴ـ کلیه سازمان ها و دستگاه های مجری موظفند از امحاء اوراق، اسناد و مدارک دفاع مقدس خارج از ضوابط و مقررات این آییننامه جلوگیری نمایند.
ماده ۱۰) این آییننامه در ۱۰ ماده و ۵ تبصره در تاریخ ۱۳۹۵/۱۲/۵ به تصویب هیأت امنای بنیاد حفظ آثار و نشر ارزش های دفاع مقدس رسید و از تاریخ تصویب لازم الاجرا می‌باشد.
رئیس ستادکل نیروهای مسلح و رئیس هیأت امنای بنیاد ـ سرلشکر پاسدار محمد باقری