شماره ۹۰۰۰/۳۳۴۵۳/۱۰۰ – ۱۳۹۷/۷/۱۵
مقدمه:
در راستای تبصره ۲ ماده ۶۵۵ قانون آیین دادرسی کیفری مصوب ۱۳۹۲ و فصل چهارم آیین‌نامه اجرایی ایجاد دفاتر خدمات الکترونیک قضایی و کانون آنها، به شماره ۹۰۰۰/۶۵۱۳۷/۱۰۰ مورخ ۱۳۹۶/۱۲/۲۶ مصوب ریاست محترم قوه قضائیه و اجرای دقیق و صحیح مقررات حاکم بر کانون دفاتر خدمات الکترونیک قضایی، وظایف کانون و ارکان آن به شرح اساسنامه ذیل میباشد.
اصطلاحات:
مرکز: مرکز آمار و فناوری اطلاعات قوه قضائیه
اداره کل: اداره کل دفاتر خدمات الکترونیک قضائی
دفاتر: دفاتر خدمات الکترونیک قضائی
کانون: کانون دفاتر خدمات الکترونیک قضائی
اعضاء: مدیران دفاتر خدمات الکترونیک قضائی
فصل اول ـ کلیات
ماده ۱ـ نام: کانون دفاتر خدمات الکترونیک قضائی که منبعد کانون نامیده می‌شود.
ماده ۲ـ مکان: مرکز اصلی کانون در تهران ـ خیابان شهید بهشتی ـ نبش خیابان ولیعصر ـ خیابان عبادی ـ نبش کوچه منصور ـ روبروی بیمارستان توس ـ پلاک ۳ میباشد.
ماده ۳ـ مدت: مدت فعالیت از زمان تشکیل به مدت نامحدود میباشد.
ماده ۴ـ کانون حسب اعلام قوه قضاییه و با رعایت نیاز هر استان، کانون استانی راه‌اندازی خواهد کرد. اساسنامه و سایر امور کانونها به موجب آیین‌نامه‌ای است که متعاقباً پیشنهاد و تصویب خواهد شد.
تا تشکیل کانونهای استانی، کانون می‌تواند با ایجاد دفاتر نمایندگی در استان ذیربط امور دفاتر خدمات الکترونیک قضایی آن استان را اداره نماید.
ماده ۵ ـ اهداف و موضوع کانون:
۱ـ نظارت بر کانونهای استانی و دفاتر نمایندگی در استان‌ها
۲ـ تدوین و تنظیم گزارش عملکرد کانونهای استانی و دفاتر نمایندگی و ارائه به اداره کل
۳ـ فراهم نمودن موجبات پیشرفت علمی و عملی دفاتر
۴ـ تدوین برنامه‌های آموزشی برای مدیران و کارکنان دفاتر
۵ ـ بررسی پیشنهاد واصله در تعیین و تغییر تعرفه خدمات قضائی و پیشنهاد به اداره کل
۶ ـ بازرسی دوره‌ای و موردی از دفاتر خدمات و ارائه گزارش به اداره کل و هیأت تخلفات بدوی
۷ـ پیشنهاد دریافت درصدی از درآمد و حق عضویت اولیه از دفاتر خدمات
۸ ـ پیشنهاد توسعه کمی و کیفی دفاتر به اداره کل
۹ـ انجام وظایف اجرائی اداره کل در صورت تفویض
۱۰ـ هماهنگی کلیه امور صنفی دفاتر.
ماده ۶ ـ کانون دارای شخصیت حقوقی و مالی مستقل و از نظر نظامات تابع قوه قضائیه میباشد.
فصل دوم ـ ارکان کانون
ماده ۷ـ ارکان کانون عبارتند از:
۱ـ مجمع عالی
۲ـ هیئت‌مدیره
۳ـ حسابرس
ماده ۸ ـ مجمع عالی کانون متشکل از ۳ عضو میباشد:
۱ـ رئیس مرکز آمار و فناوری اطلاعات قوه قضائیه به عنوان رئیس مجمع عالی
۲ـ مدیر کل خدمات الکترونیک قضائی مرکز به عنوان دبیر جلسه
۳ـ رئیس هیئت‌مدیره کانون.
ماده ۹ـ جلسات مجمع عالی سالی دو بار در تیر ماه جهت تصویب ترازنامه و صورتهای مالی کانون و در بهمن ماه جهت اخذ گزارش عملکرد کانون و دفاتر نمایندگی و تصویب بودجه سال آتی کانون تشکیل می‌شود.
تبصره ۱: جلسات مزبور با دعوت دبیر مجمع تشکیل می‌شود.
تبصره ۲: جلسات فوق‌العاده بنا به درخواست هر یک از اعضا و تصویب رئیس مجمع تشکیل می‌شود.
ماده ۱۰ـ اختیارات مجمع عالی به شرح ذیل است:
۱ـ استماع گزارش عملکرد کانونهای استانی و دفاتر نمایندگی، ارائه شده توسط مدیر کل دفاتر خدمات قضائی.
۲ـ استماع گزارش سالانه هیئت‌مدیره و بازرس قانونی کانونهای استانی و بازرس دفاتر نمایندگی.
۳ـ بررسی و تصویب ترازنامه و صورتهای مالی کانون.
۴ـ بررسی و اتخاذ تصمیم نسبت به خط‌مشی و برنامه‌ریزی برای فعالیتهای آتی کانون.
۵ ـ بررسی و تصویب بودجه پیشنهادی هیئت‌مدیره و تصمیم در خصوص ذخیره‌ها و سپرده‌های مالی.
۶ ـ تصویب حق حضور در جلسات هیئت‌مدیره و حقوق اعضاء تمام وقت هیئت‌مدیره کانون.
۷ـ تصویب تشکیل کانون استان‌ها
۸ ـ بررسی موضوع انحلال کانون و کانونهای استانی و پیشنهاد به ریاست محترم قوه قضائیه.
ماده ۱۱ـ کانونهای استانی از حیث امور اداری و مالی و تشکیلاتی تحت نظارت و مدیریت کانون مرکز می‌باشند.
ماده ۱۲ـ هیئت‌مدیره کانون
کانون به وسیله هیئت‌مدیره‌ای مرکب از هفت نفر به شرح ذیل اداره می‌شود:
۱ـ دو نفر از مدیران دفاتر از بین مدیران پیشنهادی اعضای کانون و تصویب رئیس مرکز با تأیید رئیس قوه قضائیه
۲ـ دو نفر از قضات با حداقل ده سال سابقه قضائی به پیشنها شورا و تصویب رئیس مرکز با تأیید رئیس قوه قضائیه
۳ـ مدیر یا نماینده تام الاختیار اداره کل خدمات الکترونیک قضایی
۴ـ یک نفر نماینده مرکز آمار و فناوری اطلاعات قوه قضائیه
۵ ـ مدیر عامل کانون
تبصره ۱: دوره تصدی اعضای هیئت‌مدیره ۳سال و انتخاب مجدد آنها بلامانع است.
تبصره ۲: تا قبل از تشکیل کانونهای استانی، اعضای بند۱ از میان مدیران دفاتر با تأیید رئیس مرکز انتخاب می‌شود
ماده ۱۳ـ اعضای هیئت‌مدیره در اولین جلسه با رأی مخفی یک نفر را با اکثریت آرا به عنوان مدیرعامل و از میان افراد مذکور در بند یک ماده دوازده، یک نفر را به عنوان رئیس هیئت‌مدیره و یک نفر را به عنوان خزانه دار انتخاب خواهند کرد
جلسات هیئت‌مدیره با حضور اکثریت اعضاء تشکیل و تصمیمات هیئت‌مدیره با رای اکثریت اعضای هیئت‌مدیره معتبر است. مدیرعامل کانون، نماینده قانونی کانون در اجرای مصوبات هیات مدیره است و مکاتبات کانون با امضای وی و در امور مالی به همراه امضای خزانه دار معتبر خواهد بود.
تبصره ۱ـ مدیرعامل کانون باید به صورت تمام‌وقت در کانون حضور داشته و در صورتی که مدیر دفتر خدمات قضایی باشد برای اداره دفتر خود کفیل معرفی کند
تبصره ۲ـ در صورتی که هر یک از اعضای هیئت‌مدیره به هر دلیل اعم از فوت، غیبت، محجوریت، استعفا و غیره در جلسات هیئت‌مدیره به مدت ۳ ماه شرکت ننماید رئیس مرکز فرد جانشین را معرفی خواهد نمود.
ماده ۱۴ـ وظایف هیئت‌مدیره:
۱ـ نظارت بر حسن اجرای امور کانونهای استانی و دفاتر نمایندگی.
۲ـ تدوین و تنظیم گزارش عملکرد کانونهای استانی و دفاتر نمایندگی و پیشرفت کاری و اقدامات مرتبط و ارسال آن به اداره کل.
۳ـ پیشنهاد تشکیل کانون استان ها
۴ـ سیاست گذاری در امر آموزش و اجرای آن پس از تصویب اداره کل.
۵ ـ بررسی پیشنهادهای واصل مربوط به تعیین و تغییر تعرفه‌های مربوط به خدمات الکترونیک قضائی و حق عضویت سالانه و درصدی از درآمدهای دفاتر و ارسال نتایج آن به اداره کل جهت تصویب
۶ ـ بازرسی‌های دوره‌ای و موردی وجمع بندی نتایج بازرسی‌ها و ارسال آن به اداره کل جهت اتخاذ تصمیمات لازم.
۷ـ تهیه و تنظیم گزارش مالی و ترازنامه سالیانه جهت ارائه به مجمع عالی
۸ ـ تصویب پیشنهادات تشکیلاتی واصله از کانونهای استانی
۹ـ بررسی و پیگیری شکایات واصله و تخلفات کانونهای استانی و دفاتر نمایندگی و گزارش آن به اداره کل و هیأت تخلفات بدوی
۱۰ ـ پیشنهاد و ارائه راهکارهای رویه‌های مشترک (وحدت رویه) بر مبنای چهارچوبهای قانونی به اداره کل.
۱۱ـ تدوین و تنظیم بودجه سالیانه و پیشنهاد آن جهت تصویب به مجمع عالی.
۱۲ـ ارائه طرح‌های فرهنگی، رفاهی و بیمه برای مدیران دفاتر و ابلاغ آن در صورت تصویب مجمع عالی
۱۳ـ رسیدگی و تصویب معاملات و نصاب آن طبق آئین‌نامه مالی و معاملاتی کانونها.
۱۴ـ اتخاذ تصمیم راجع به اقامه، تعقیب و دفاع از هر گونه دعوی و یا انصراف از آن در کلیه مراجع قانونی در راستای وظایف کانون.
۱۵ـ تعیین حسابرس قانونی.
۱۶ـ تشکیل هیأت بدوی رسیدگی به تخلفات و شکایات بر اساس ضوابط .
۱۷ـ تدوین و تصویب دستورالعملهای داخلی مورد نیاز کانون و یا تغییرات و یا اصلاح آنها
۱۸- [الحاقی ۱۳۹۷/۸/۲۳]
کمک مالی به طرح‌هایی که مستقیماً موجبات توسعه کمی و کیفی خدمات الکترونیک قضایی را فراهم نماید.
تبصره ۱: اعضاء هیئت‌مدیره و اعضای خانواده و بستگان درجه یک ایشان حق ندارند شخصاً در معاملاتی که با کانون و یا هر یک از واحدهای زیر مجموعه کانون صورت می‌گیرد به طور مستقیم و غیر مستقیم شرکت نموده و یا سهیم شوند.
تبصره ۲: جلسات هیئت‌مدیره به طور منظم و با تعیین دستور جلسه تشکیل و مطالب مورد بررسی که به تصویب برسد طی صورتجلسه‌ای مکتوب ثبت و نگهداری خواهد شد.
ماده ۱۵ـ وظایف و اختیارات مدیرعامل:
۱ـ نمایندگی قانونی کانون در اجرای مصوبات هیئت‌مدیره
۲ـ اعمال مدیریت صحیح بر کلیه امور کانونها و دفاتر نمایندگی استان‌ها و حفاظت از اموال و دارائی‌های آن
۳ـ تهیه و تنظیم برنامه و بودجه کانونها و تراز مالی و گزارشات مربوطه و ارائه آن به هیئت‌مدیره
۴ـ تهیه و تنظیم هرگونه مقررات و دستورالعملهای لازم برای پیشبرد اهداف و امور کانونها و تسلیم به هیئت‌مدیره جهت تصویب
۵ ـ تقسیم کار بین کارکنان و ایجاد هماهنگی بین واحدهای تابعه و عزل و نصب کارکنان بر اساس مقررات مربوطه
۶ ـ اتخاذ تصمیم انضباطی در مورد کارکنان کانون بر اساس مقررات و دستورالعملهای مصوب هیئت‌مدیره
۷ـ نمایندگی قانونی کانون در اجرای تصمیمات هیأت مدیره در کلیه مراجع
۸ ـ امضاء کلیه مکاتبات اداری و همچنین امضاء کلیه اسناد و اوراق مالی و تعهدآور مشترکا با خزانه دار کانون
۹ـ تعیین یک نماینده رسمی برای عضویت در هیأت بدوی رسیدگی به تخلفات و شکایات.
ماده ۱۶ـ وظایف خزانه‌دار:
۱ـ نظارت بر حسن اجرای کلیه فعالیتهای مالی کانون
۲ـ ارائه گزارش عملکرد فصلی امور مالی کانون به هیئت‌مدیره
۳ـ کمک در تهیه و تنظیم بودجه سالانه و همچنین تراز مالی فصلی و یا سالیانه
۴ـ همکاری با حسابرس کانون
۵ ـ امضاء کلیه اسناد و اوراق مالی مشترکاً با مدیرعامل کانون.
ماده ۱۷ـ حسابرس قانونی:
هیئت‌مدیره کانون یک شخص (اعم از حقیقی یا حقوقی) را با جلب موافقت اداره کل به عنوان حسابرس قانونی برای مدت یک سال انتخاب می‌نماید و تجدید انتخاب وی برای دوره‌های بعدی بلامانع است.
ماده ۱۸ـ حسابرس موظف است کلیه گزارشات مالی و تراز مالی کانون را که در اختیار وی قرار می‌گیرد مورد بررسی قرار داده و به صورت مکتوب در تطابق و یا عدم تطابق آنها با اصول حسابداری و حسابرسی و همچنین در چهارچوب مقررات و دستورالعملهای مصوب و یا وظایف هیئت‌مدیره اظهار نظر و گزارش نماید.
تبصره ۱: رئیس کانون و سایر اعضاء هیئت‌مدیره و کلیه کارکنان موظف هستند هر نوع اسناد، مدارک و اطلاعات مورد نیاز حسابرسی را در اختیار وی قرار دهند.
تبصره ۲: حسابرسی و مطالعه اسناد و مدارک باید به نحوی انجام گیرد که به امور جاری لطمه‌ای وارد نشود.
فصل سوم ـ سرمایه و منابع
ماده ۱۹ـ سرمایه و منابع کانون عبارتست از:
۱ـ وجوه حاصل از حق عضویت
تبصره: حق عضویت، درصدی از درآمد دفاتر خواهد بود.
۲ـ وجوه حاصل از سرمایه‌گذاری کانون جهت اجرای اهداف کانون با تأیید مجمع عالی.
۳ـ کمکها و هدایا از طرف اشخاص حقوقی یا حقیقی.
۴ـ کمکها و مساعدتهای مرکز.
فصل چهارم ـ سایر مقررات
ماده ۲۰ـ بودجه سالیانه کانون حداکثر باید تا پایان دیماه هر سال از طرف هیئت‌مدیره و رئیس کانون تهیه و برای بررسی و تصویب نهائی به مجمع عالی ارائه شود و مجمع عالی کانون نیز رسیدگی به بودجه را طوری انجام دهد که نهایتا در پایان سال بودجه مصوب به کانون ابلاغ گردد.
ماده ۲۱ـ کلیه دفاتر می‌بایستی حق عضویت تعیین شده از درآمد را که با تصویب مجمع عالی تعیین می‌گردد به کانون پرداخت نمایند.
ماده ۲۲ـ انحلال کانون
کانون در صورت پیشنهاد مجمع عالی و با تصویب رئیس محترم قوه قضائیه منحل می‌گردد، و در این صورت انحلال توسط هیأت منتخب انحلال که توسط رئیس محترم قوه قضائیه تعیین می‌گردد امور انحلال را انجام خواهد داد.
این اساسنامه مشتمل بر ۲۲ ماده و ۱۱ تبصره میباشد و در تاریخ ۱۳۹۷/۰۷/۰۴ به تأیید هیات مدیره کانون رسیده است.