در اجرای تکالیف قانونی بند «ب» ماده (۱۲) قانون ارتقاء سلامت نظام اداری و مقابله با فساد و بند «۳» ماده (۳۷) قانون مدیریت خدمات کشوری و ماده ۴۸ قانون برنامه پنجم توسعه، با هدف حذف مراجعات حضوری متقاضیان خدمت و ارائه خدمات به نحو الکترونیک، فرآیند ثبت تأسیس و تغییرات شرکتها و مؤسسات غیرتجاری به صورت الکترونیکی و طبق مقررات این دستور العمل انجام خواهد شد:
ماده ۱) کلیه تقاضاهای مربوط به ثبت تأسیس و تغییرات شرکتها و مؤسسات غیرتجاری از طریق درگاه الکترونیکی سازمان به آدرس www.ssaa.ir پذیرفته می‌شود.
متقاضیان ثبت تأسیس و تغییرات شرکتها و مؤسسات غیرتجاری باید اطلاعات مورد نیاز را بر اساس فرم های موجود در سامانه جامع ثبت شرکتها وارد نموده و پس از پذیرش نهایی درخواست، از طریق سامانه نسبت به دریافت کد پیگیری یکتای پرونده تشکیل شده در سیستم اقدام نمایند.
تبصره ۱: پس از پذیرش هر تقاضا توسط سامانه، یک کد پیگیری اختصاص داده خواهد شد و در تمامی مراحل، نتایج اقدامات از طریق پیام کوتاه با ذکر کد پیگیری به اطلاع متقاضی می رسد.
تبصره ۲: تمامی آگهی ها و ابلاغیه های رفع نقص یا عدم امکان ثبت که اطلاع متقاضی از آن ضروری است در سامانه بارگذاری و از طریق کد پیگیری اختصاص داده شده به متقاضی قابل رویت خواهد بود.
ماده ۲) مرجع ثبت شرکتها و مؤسسات غیرتجاری پس از وصول ثبت تاسیس، نسبت به بررسی نام‌های پیشنهادی شخصیت حقوقی اقدام و نتیجه پذیرش و یا عدم پذیرش نام را به نحو الکترونیکی به متقاضی اعلام می نماید. در صورت تایید نام، متقاضی اصل مدارک و مستندات لازم را به همراه کد پیگیری از طریق پست به مرجع ثبت شرکتها و مؤسسات غیرتجاری اداره کل ثبت اسناد و املاک استان محل وقوع اقامتگاه قانونی شخص حقوقی مورد تقاضا ارسال می نماید.
تبصره: متقاضیان ثبت تغییرات در شرکتها و مؤسسات غیرتجاری باید بلافاصله پس از ثبت تقاضای خود در سامانه و دریافت کد پیگیری، نسبت به ارسال اصل مدارک و مستندات لازم از طریق پست به مرجع ثبت شرکتها و مؤسسات غیرتجاری اداره کل ثبت اسناد و املاک استان محل وقوع اقامتگاه قانونی شخص حقوقی مورد تقاضا اقدام نمایند.
ماده ۳) مرجع ثبت شرکتها و مؤسسات غیرتجاری دریافت کننده تقاضا، مکلف است پس از وصول مدارک و مستندات متقاضی و مطابقت آنها با فایل الکترونیکی مربوط، چنانچه تقاضای واصله با قوانین و مقررات منطبق بوده و مدارک و مستندات ارسالی کامل باشد، جهت تولید پیش نویس سند، احراز هویت و اخذ امضاء متقاضی ثبت طبق ماده ۸ این دستورالعمل اقدام نماید.
ماده ۴) پس از بررسی کارشناسی چنانچه مورد تقاضا منطبق با مقررات نبوده و یا نقص در مستندات و مدارک ملاحظه شود، مراتب جهت رفع نقص مطابق تبصره ماده ۱ به متقاضی اطلاع داده می شود. متقاضـی مکلف است ظرف مدت ۳۰ روز نسبت به رفـع نواقص اعلام شده اقدام نماید. در غیر این صورت مدارک و مستندات ارسالی از طریق پست اعاده و ادامه رسیدگی به مورد تقاضا، منوط به ورود مجدد اطلاعات به سامانه و اخذ کد پیگیری جدید می باشد.
ماده ۵) مرجع ثبت شرکتهای مرکز استان جهت ثبت تغییرات مربوط به شرکتها و مؤسسات غیرتجاری که درگذشته در مرجع ثبتی غیر از شهرستان مرکز استان به ثبت رسیده‌اند، در ابتدا پرونده مربوط را از مرجع ثبت کننده مطالبه و مراحل ثبت تغییرات را مطابق ضوابط انجام خواهد داد. اداره ثبت شهرستان ثبت کننده شخص حقوقی مکلف است ظرف یک هفته با شماره گذاری اوراق پرونده مربوط، نسبت به ارسال آن به مرجع ثبت شرکتهای مرکز استان اقدام نماید.
تبصره: مرجع ثبت شرکتهای مرکز استان مکلف است قبل از اقدام، نسبت به اسکن و داده آمائی پروندۀ واصله اقدام نماید.
ماده ۶) بررسی کارشناسی تائید و تعیین نام اشخاص حقوقی مورد تقاضای ثبت تاسیس و یا تغییر نام، توسط مرجع ثبت شرکتها و مؤسسات غیرتجاری مرکز استان با رعایت مقررات انجام می پذیرد.
ماده ۷) دفاتر ثبت شرکتها و مؤسسات غیرتجاری با توجه به ماهیت اشخاص حقوقی و طبقه بندی بر اساس قوانین و مقررات جاری، به شرح ذیل در سامانه جامع ثبت شرکتها به نحو الکترونیک ایجاد می‌گردد:
الف- دفتر ثبت شرکتهای تجاری (شامل انواع شرکتهای سهامی، با مسئولیت محدود، تضامنی، نسبی، تعاونی، مختلط سهامی و غیرسهامی و…) موضوع بند «۹» ماده (۱) آیین‌نامه قانون ثبت اسناد و املاک، اصلاحی ۱۳۸۰؛
ب- دفتر ثبت مؤسسات غیرتجاری موضوع ماده (۸) آئین‌نامه اصلاحی ثبت تشکیلات و مؤسسات غیرتجاری مصوب ۱۳۳۷؛
ج- دفتر ثبت شعب و نمایندگی شرکتهای خارجی ( موضوع ماده ۱۴ نظامنامه اجرایی قانون ثبت شرکتها مصوب ۱۳۱۰).
ماده ۸) پس از بررسی و تایید کارشناسی تقاضاهای واصله در مرجع ثبت شرکتها و مؤسسات غیرتجاری مرکز استان، به شرح ذیل اقدام می‌گردد:
الف- مرجع ثبت شرکت ها پیش نویس سند ثبت تاسیس یا تغییرات شخص حقوقی را در سامانه تولید و مفاد آن را به نحو الکترونیک به اطلاع متقاضی می رساند.
ب- متقاضی پس از ملاحظۀ مفاد پیش نویس سند، به منظور پرداخت حقوق دولتی و امضای نسخه چاپی آن به مرجع ثبت شرکتها مراجعه می نماید.
ج- مرجع ثبت شرکت ها با احراز هویت ذی سمت و اطمینان از وصول حقوق دولتی، دو نسخه از سند نهائی را چاپ و به امضای ذی سمت رسانده و در دفتر الکترونیک مربوط در سامانه ثبت می نماید. ضمناً نسخۀ امضاء شدۀ سند نهایی پس از اسکن در پـرونده الکترونیک ثبـت شخص حقوقی مربـوط ذخیـره و یک نسخه از سند چاپ شـده نیز به متقاضی تحویل می شود.
ماده ۹) چنانچه اقامتگاه شخص حقوقی مورد تقاضا، شهرستانی غیر از مرکز استان باشد، مرجع ثبت شرکت ها و مؤسسات تجاری مرکز استان، پیش‌نویس سند تولید شده را جهت احراز هویت و اخذ امضاء ذی سمت، از طریق سامانه به اداره ثبت شهرستان محل اقامتگاه قانونی شخص حقوقی ارسال و مراتب را از طریق پیام کوتاه به متقاضی اعلام می نماید. اداره مذکور پس از احراز هویت و اخذ امضاء، نسخۀ امضاء شده را اسکن و از طریق سامانه به مرجع ثبت شرکت ها در مرکز استان ارسال و یک نسخه از سند امضاء شده را نیز به متقاضی تحویل می دهد.
تبصره ۱- مرحلۀ نهایی ثبت تأسیس یا تغییرات شرکتها و مؤسسات غیرتجاری در سامانه و الحاق اسکن سند امضاء شده به سابقه ثبت الکترونیک شخص حقوقی، توسط مرجع ثبت شرکتها در مرکز استان انجام خواهد شد.
ماده ۱۰) با توجه به ایجاد زیر ساختها و ارتبـاط سیستمی با روزنامـه رسمی در تمام موارد، مـرجع ثبـت شرکتها و مؤسسات غیرتجاری مرکز استان نسخه ای از سنـد الکتـرونیکی ثبـت شده را از طریق سامانه به روزنامه رسمی ارسال و مـراتب به نحو الکترونیک به متقاضـی اعلام می گردد. متقاضی مکلف است، جهت پیگیـری مراحل انتشـار آگهی و پرداخت هزینه های مربوط از طریق درگاه اختصاصی شرکت روزنامه رسمی با استفاده از کد پیگیری اختصاص یافته، اقدام نماید.
ماده ۱۱) مرجع ثبت شرکت های مرکز استان یا اداره ثبت شهرستان محل اقامتگاه شخص حقوقی، مکلف است به منظور مستند سازی و حفظ سوابق حاوی اصل امضای افراد ذی سمت، هر دویست نسخه سند چاپ شدۀ مرتبط به هر دفتر الکترونیک را به ترتیب شمارۀ مندرج در سند از شماره ۱ الی ۲۰۰ جمع آوری و پس از ممهور نمودن آن به مهر اداره، به همراه فهرست تهیه شده از سامانه، مجلد و صحافی نموده و نگهداری نماید.
ماده ۱۲) مرجع ثبت شرکت ها و مؤسسات غیرتجاری مرکز استان مکلف است همزمان با ثبت تأسیس و تغییرات شرکتها و مؤسسات غیرتجاری، مدارک و مستندات را اسکن و پروندۀ الکترونیکی مربوط را در سامانه، مطابق ضوابط ایجاد نماید.
ماده ۱۳) مدیران کل ثبت اسناد و املاک استانها موظفند به صورت منظم از طریق سامانه نسبت به گزارش گیری وضعیت ثبت شرکتها در ادارات ثبت تابعه و رفع نواقص احتمالی و ایجاد ا مکانات لازم اقدام نمایند تا زمینه مناسب برای تسهیل ارائه خدمات به متقاضیان و ارتقاء کیفیت آن در راستای بهبود فضای کسب و کار فراهم گردد.
تبصره: به منظور نظارت و پاسخگویی مدیران و اشخاص ذی‌صلاح در مراجع ثبت شرکتها و مؤسسات غیرتجاری امکان دسترسی لازم توسط حوزه فناوری اطلاعات سازمان فراهم خواهد شد.
ماده ۱۴) به منظور استانداردسازی فرآیندهای ثبت شرکتها و مؤسسات غیرتجاری، کارگروهی به ریاسـت معاون امور اسناد و عضویت مدیرکل ثبت شرکتها و مؤسسات غیرتجاری و مدیران دفتر حقوقی و امور مجلس و دفتر توسعه فن‌آوری و اطلاعات سازمان تشکیل می‌گردد.
دبیرخانه این کار گروه، در اداره کل ثبت شرکتها و مؤسسات غیرتجاری می‌باشد.
احمد تویسرکانی – معاون رئیس قوه قضایه و رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور