رؤسای محترم کل دادگستری‌های سراسر کشور
پیرو بخشنامه شماره ۱۴۹۲۱/۸۳/۱ مورخ ۱۳۸۳/۱۱/۱۸ دستورالعمل شماره (۲) جهت اجرا ابلاغ می‌گردد:
۱ . توسط کمیته‌های شهرستان و با نظارت کمیته اجرایی استان، طرح بازشماری دقیق پرونده‌ها و لیست برداری از آنها و اصلاح دفاتر هر یک از شعب دادگاهها، اعم از عمومی و انقلاب و تجدیدنظر و شعب دادیاری و بازپرسی و اجرای احکام به نحوی اجرا شود که در پایان بهمن‌ماه اولاً، هیچ پرونده ثبت نشده‌ای وجود نداشته باشد. ثانیاً، اشکالات آماری دفاتر شعب و عدم تطابق آن با واقعیت موجود مشخص و اصلاح شود. ثالثاً، اگر پرونده مفقود شده‌ای وجود دارد بدل آن تهیه و تعیین تکلیف شود. رابعاً، اگر پرونده بلاتکلیفی مشاهده شد مقید به وقت رسیدگی یا نظارت گردد.
۲ . صورت‌جلسه بازشماری پرونده‌ها با قید دقیق تعداد و شماره پرونده‌های موجود تا پایان بهمن‌ماه توسط اعضا دفتری تهیه و امضا گردیده توسط رئیس و در صورت نداشتن رئیس، حسب مورد توسط دادرس علی البدل یا مستشار دادگاه تجدیدنظر و در دادسرا توسط دادیار یا بازپرس هر شعبه و در اجرای احکام توسط قاضی اجرای احکام گواهی و ممهور به مهر شعبه می‌گردد.
۳ . صورت‌جلسه بازشماری پرونده‌های هر شعبه در پایان به امضای رئیس حوزه قضایی مربوطه رسیده و در دفتر شعبه ثبت و ملاک وضعیت آماری و اصلاح دفتر شعبه از این به بعد قرار می‌گیرد.
۴ . نسخه دوم صورت‌جلسه بازشماری برای دبیر کمیته اجرایی شهرستان ارسال و نامبرده ضمن قرائت آن در جلسه کمیته، گزارش نتایج حاصله از بازشماری و تفاوت ایجاد شده با آمار گذشته و علل آن را طی گزارشی برای دبیر کمیته اجرایی استان ارسال می‌نماید.
۵ . دبیر کمیته اجرایی استان گزارش بازشماری پرونده‌های کلیه حوزه‌های قضایی استان را با اصلاحات به عمل آمده تا پنجم اسفندماه به اداره کل هماهنگی امور استان‌ها ارسال می‌نماید.
سید محمود هاشمی شاهرودی – رئیس قوه قضاییه