بخشنامه به روسای دادگستری‌های استان، شهرستان و دادگاه عمومی بخش سراسر کشور
برخی از آقایان مدیران دفاتر و منشیان محاکم، به عذر تراکم کار و نداشتن فرصت کافی در اوقات اداری، به‌منظور اجرای تصمیمات قضایی دادگاه یا اقدام‌های دفتری مانند: اجرای قرارهای تأمین دلیل، توقیف اموال، صدور قرار دادخواست، تنظیم برگ‌های احضاریه و اخطاریه، نوشتن نامه‌های اداری و امور دیگر، پرونده‌ها را با خود به خانه یا جاهای دیگر می‌برند. با آنکه مبادرت به چنان اقدامی، اغلب با حسن نیت و انگیزه دلسوزی و تسریع در انجام وظایف محوّله می‌باشد، متأسفانه در برخی موارد هم به سوءاستفاده‌هایی چون تبانی با صاحبان پرونده، افشای اسرار، از بین رفتن برگ‌ها و به کار بردن اوراق دیگر به جای آنها، کاهش و افزایش مستندات و گاهی نیز به سرقت و مفقود شدن پرونده از منازل، منجر شده است. رویّه مزبور، علاوه بر آنکه موجب شده است تا در موقع مراجعه بازرسان یا مطالبه پرونده از سوی دادگاه یا مقامات ذی‌صلاح جهت ملاحظه و اقدام قضایی یا اداری، در اختیار نباشد،شکایت و بدبینی ارباب رجوع را فراهم کرده است. مطابق قوانین و مقرّرات، کارکنان اداری موظفند از ابتدای وقت اداری تا پایان آن (جز درمواقع مأموریت رسمی خارج از دادگاه) بدون وقفه در محل کار خود حاضر باشند و امور محوّل را طوری سامان بخشند که در پایان وقتعادی یا اضافی مقرّر برای اضافه کاری، کار روزانه را با جدیت به پایان برند و نیازی به خارج‌کردن پرونده از محیط کار، تحت هیچ عنوانی پیدا نشود و نیز نباید انجام حوائج ضروری مراجعان و درخواست‌های قانونی آنان را مانند اجرای قرارهای توقیف اموال و تأمین دلیل، به‌خارج از وقت اداری و ایام تعطیل موکول و از صاحبان آنها، وجه یا مالی مطالبه یا دریافت کنندو به هیچ عذری نباید پرونده‌ای از محل کار خود، به خارج از واحد مربوط ببرند و چنانچه به‌اقتضای ضرورت، چنان اقدامی را ایجاب نماید، اجازه خروج پرونده با درخواست کتبی عضو اقدام کننده، موافقت دادگاه مربوط و تصویب رئیس یا معاون حوزه قضایی، نسبت به همان مورد و پرونده خاص صادر شود و در آن، کمترین مدت مناسب برای اقدام تعیین و پس از برگشماری دقیق پرونده منظور، نسخه‌ای از تقاضا و مجوّز مزبور، به دفتر حفاظت اطلاعات مستقر در آن واحد، فرستاده شود. قضات محاکم، کارهای دفتر دادگاه خود را در انتهای وقت اداری بازبینی و بر کارهای انجام شده نظارت لازم معمول دارند. دفاتر حفاظت اطلاعات مستقر در دادگستری‌ها، مراقبت بر حسن اجرای این بخشنامه را به عهده خواهند داشت.
سید محمود هاشمی شاهرودی – رئیس قوه قضاییه