شماره: ۴۶۴/۱۴
تاریخ: ۲۵/۱۲/۱۳۷۸
بسمه تعالی
کلیه وزارتخانه‌ها و سازمانهای مستقل
ستاد برنامه‌ریزی تحول اداری در سی و پنجمین جلسه مورخ ۱۸/۱۲/۱۳۷۸ خود، در اجرای بند ۵ تصویبنامه شماره ۲۵۳/۱۴ مورخ ۶/۹/۱۳۷۸ شورای عالی اداری و به منظور تحقق برنامه‌های پیش‌بینی شده در مصوبه فوق‌الذکر، ترکیب اعضاء و وظایف کمیته تخصصی اصلاح سیستمها و روشهای دستگاههای اجرایی را به شرح زیر تصویب نمود:
۱- در هر یک از وزارتخانه‌ها و سازمانهای مستقل، کمیته تخصصی اصلاح سیستمها و روشهای زیر نظر شورای تحول اداری دستگاه و با ترکیب زیر تشکیل می‌گردد:
۱/۱- معاون اداری و مالی یا معاونت مسئول بهبود سیستمها و روشها (مسؤول کمیته)
۲/۱ – مدیر کل دفتر بهبود سیستمها و روشهای دستگاه یا عناوین مشابه (دبیر کمیته)
۳/۱- یک نفر کارشناس صاحبنظر در امر تجزیه و تحلیل و طراحی سیستمها و روشها به پیشنهاد مسئول کمیته و تایید شورای تحول اداری.
۴/۱- یک نفر کارشناس صاحبنظر در اتوماسیون اداری و فن‌آوری اطلاعات به پیشنهاد مسؤول کمیته و تایید شورای تحول اداری
۵/۱- مدیر کل واحد تخصصی (که فرایندها و روشهای آن واحد مورد بررسی قرار می‌گیرد) حسب مورد.
توضیح: دبیرخانه کمیته در دفتر بهبود سیستمها و روشها (یا عناوین مشابه) قرار خواهد داشت.
۲- وظایف کمیته تخصصی اصلاح سیستمها و روشهای دستگاه به شرح زیر می‌باشد:
۱/۲- برنامه‌ریزی و اقدام جهت شناسایی کلیه روشها و رویه‌ها و فرایندهای مورد عمل با همکاری واحدهای تخصصی (واحدهای مسئول اجرای روشها و رویه‌ها و فرآیندها)
۲/۲- تعیین و پیشنهاد اولویتهای اصلاح روشها، رویه‌ها و فرآیندهای انجام کار به شورای تحول اداری با گرایش افزایش رضایتمندی ارباب رجوع، ساده سازی روشها، فراگیری روشها، تاثیر آنها در افزایش بهره‌وری دستگاه و کاهش هزینه‌های مردم و دستگاه اجرایی.
۳/۲- بررسی و تایید طرح‌های اصلاح روشها و رویه‌های دستگاه اجرایی که اولویت اصلاح آنها به تصویب شورای تحول اداری رسیده است.
۴/۲- تهیه، تنظیم و استقرار نظام کنترل پروژه و نظارت و راهبری طرح‌های اصلاح روشها و رویه‌های دستگاه که از طریق واحدهای تخصصی و یا مؤسسات مشاوره اجرا می‌گردند.
۵/۲- بررسی و تایید صلاحیت مشاوران و مجریان طرح‌های اصلاح روشها و رویه‌های دستگاه.
۶/۲- برنامه‌ریزی برای آموزش کارشناسان و مجریان اصلاح روشها و آموزش اجرای روشهای اصلاح شده.
۷/۲- برقراری ارتباط با دفتر سیستمها و روشهای سازمان امور اداری و استخدامی کشور به منظور بهره‌گیری از تجارب سازمان و دیگر دستگاههای اجرایی و تبادل اطلاعات و تجربیات.
تبصره: اصلاحات روشهای اختصاصی حسب مورد توسط کمیته تخصصی سیستمها و روشهای دستگاه ذیربط تصویب و لازم الاجرا می‌گردد.
۳- وظیفه هماهنگی و راهبری کمیته‌های تخصصی اصلاح سیستمها و روشهای دستگاههای اجرایی و همچنین فراهم نمودن زمینه‌های همکاری و هماهنگی بین دستگاههای ذیمدخل در روشهای مشترک با دفتر سیستمها و روشهای سازمان امور اداری و استخدامی کشور می‌باشد. دفتر مذکور ضمن پیگیری وظایف محول شده به سازمان امور اداری و استخدامی کشور در تصویبنامه شماره ۲۵۳/۱۴ مورخ ۶/۹/۱۳۷۸ شورای عالی اداری موظف است تشکیل کمیته‌های تخصصی موضوع این تصویبنامه را پیگیری و گزارش مرحله‌ای پیشرفت فعالیتهای مربوط به اصلاح روشها، رویه‌ها و فرایندهای دستگاههای اجرایی را به دبیر کل سازمان و ستاد برنامه‌ریزی تحول اداری ارائه نماید.
تبصره – اصلاح روشهای مشترک بین وزارتخانه‌ها و مؤسسات وابسته به چند وزارتخانه با تایید سازمان امور اداری و استخدامی کشور (دفتر سیستمها و روشها) و تصویب شورای عالی اداری صورت خواهد گرفت.
۴- مسؤولیت اجرای این مصوبه در دستگاههای اجرایی به عهده شورای تحول اداری دستگاه خواهد بود.
سید منصور رضوی
معاون رئیس جمهور و دبیر شورایعالی اداری