بخشنامه ۱۴۲۱۹/۴۱/۱ مورخ ۱۳۸۲/۰۵/۲۰
به منظور ایجاد وحدت رویه در تفکیک آپارتمانها در کلیه واحدهای ثبتی، دستورالعمل تفکیک آپارتمانها در ۳۰ بند جهت ابلاغ به واحدهای ثبتی تابعه آن استان به پیوست ارسال می گردد.
آنچه باید توجه داشت این است که این ضوابط هنگامی کارساز و ثمربخش خواهد بود که آقایان مدیران کل استانها بر نحوه اجرای آن نظارت مستمر و دقیق اعمال نمایند.
امید است با رعایت کامل نکات ذیل و اجرای کامل دستورالعمل صادره مشکلات و موانع موجود در امر تفکیک آپارتمانها مرتفع گردد:
۱- پذیرش درخواست تفکیک از طریق دفاتر اسناد رسمی همراه با گواهی مصدق شده پایان کار بوسیله مالک یا قائم مقام وی تسلیم رئیس واحد ثبتی یا مسئول مربوطه می شود. افراد غیر صالح حق تسلیم درخواست را ندارند.
۲- متصدی دفتر اوقات که با مسئولیت رئیس واحد ثبتی از بین کارمندان شاغل و مجرب و مورد اعتماد تعیین می گردد مکلف است با رعایت دقیق نوبت و مراعات کامل حق تقدم پس از تعیین وقت بازدید وثبت آن در دفتر فیش مربوطه را صادر و به متقاضی تسلیم نماید .
۳- ضوابط تفکیک آپارتمانها به ویژه رئوس آن و همچنین مدارک لازم برای امر تفکیک آپارتمان به نحوی که برای مراجعین قابل درک باشد اجماعا از طریق تابلو اعلانات واحد ثبتی به آگاهی مراجعین برسد و رعایت نوبت بر اساس زمان مراجعه مردم جزء اصول مسلم قرار گیرد.
۴- متصدی دفتر اوقات یک روز قبل از موعد تعیین شده پرونده‌ها را از بایگانی اخذ به ضمیمه درخواست های واصله نزد مسئول اداره ارسال می دارد تا با توجه به نوبت و متناسب با حجم کار نسبت به تعیین نماینده و نقشه‌بردار اقدام و پرونده ها را ارجاع دهد و نام و نام خانوادگی و سمت متصدیان اقدام را در دفتر اوقات منعکس نماید.
۵- متصدی تعیین وقت هنگام بررسی تقاضا با توجه به تعداد واحدهای مسکونی و اداری و تجاری قید شده در پایان کار حتی المقدور تعداد پرونده متناسب برای یک روزکاری در نظر بگیرد که انجام نقشه‌برداری آنها میسر باشد و با توجه به مشکل ایاب و ذهاب و امر ترافیک به ویژه در کلان شهرها موجب مراجعه مجدد مراجعین، نمایندگان و نقشه‌برداران به محل نگردد .
۶- نماینده و نقشه‌بردار پس از بازدید از محل وقوع ساختمان و تطبیق محدوده پلاک ثبتی و گواهی پایان کار صادره با وضع موجود محل چنانچه مانعی برای انجام تقاضا نباشد نسبت به نقشه‌برداری ساختمان در همان روز اقدام نماید.
در صورتی که به دلیل کثرت واحدهای آپارتمانی نیاز به زمان بیشتری باشد مراتب را ضمن تهیه گزارش با ذکر مقدار کاری که انجام شده و مدت زمانی که برای انجام بقیه کار لازم است به مسئول واحد ثبتی اعلام نماید مسئول اداره چنانچه گزارش را کافی دانست و تایید کند اجازه ادامه کار را برای یک یا روزهای بعد صادر خواهد نمود .
۷- نماینده یا نقشه‌بردار ثبت حق ندارد به هیچ علتی موجب بایگانی شدن پرونده قبل از ختم عملیات تفکیکی گردد مگر اینکه گزارش کار را تهیه و تسلیم نموده مسئول اداره دستور کتبی دائر بر بایگانی نمودن پرونده را صادر نماید و بایگانی شدن پرونده به دلائل غیر موجه مسئولیت شدید خواهد بود .
۸- همکاران نقشه‌بردار باید در موقع برداشت و تعیین طول ابعاد مفروزات ساختمان نهایت دقت را در اندازه‌گیری‌ها نموده به ویژه از لحاظ محاسبه مساحت از هرگونه بی‌دقتی و مسامحه دراین مورد که موجب تضییع حق مالک یا مالکین آپارتمانها و یا خریداران بعدی خواهد شد، پرهیز نمایند .
مسئولین واحدهای ثبتی در این مورد مسئولیت مستقیم داشته و در صورت مشاهده این گونه تخلفات باید بدون هیچ گونه اغماض ضمن معرفی مختلف یا متخلفین مراتب را گزارش نماید. در غیر این صورت شخصا مسئول خواهند بود.
دستورالعمل تفکیک آپارتمانها
نظر به اینکه در ادارات ثبت برای تفکیک آپارتمانها رویه واحدی معمول نمی‌باشد و عدم روش یکسان سبب گردیده که کارکنان و مجریان مختلفی را اعمال نمایند، ادامه این امر بعضا موجب ابهام در تشخیص حقوق اشخاص می‌گردد، بدین لحاظ این دستورالعمل تهیه و تدوین گردید تا تفکیک آپارتمانها هماهنگ و با رویه واحد به عمل آید. لذا مقتضی است من‌بعد ادارات ثبت اسناد و املاک با رعایت مقررات بویژه قانون تملک آپارتمانها و آیین‌نامه اجرائی آن به شرح زیر اقدام نمایند.
۱- در مقدمه صورت مجلس تفکیکی باید شماره پلاک اعم از فرعی و اصلی، بخش، نوع ملک، آدرس کامل محل وقوع ملک، شماره ثبت و صفحه دفتر املاک، شماره چاپی سند مالکیت، نام و نام خانوادگی مندرج در سند مالکیت ضمن تطبیق با دفتر املاک و در صورت انتقال رسمی، مشخصات آخرین خریدار و شماره سند انتقال قید شود. در صورت عدم ثبت خلاصه معامله، بدوا نسبت به ثبت آن اقدام شود .
۲- تفکیک آپارتمانها بر اساس گواهی پایانکار آپارتمانها انجام می‌گردد. در صورتی که گواهی مذکور با وضع محال منطبق باشد قید مدت اعتبار در گواهی و انقضای مدت آن مانع عملیات تفکیکی نخواهد بود .
۳- حدود ملک مطابق دفتر املاک و سند مالکیت ذکر و گواهی شود موارد تفکیک داخل در محدوده آن بوده و با گواهی پایان کار مطابقت دارد .
۴- قسمتهای اشتراکی با ذکر نوع و مساحت آنها و به دنبال آن قسمتهای اختصاصی با ذکر تعداد آنها به ترتیب اول آپارتمانها دوم انباریها سوم پارکینگ‌ها با حدود و مشخصات و مساحت و حقوق ارتفاقی تعریف گردد، و تعداد کل آپارتمانهای مجموعه آپارتمانی و تعداد آپارتمانهای هر طبقه قید شود.
مشاعات نیاز به تعریف حدود ندارد، ولی مساحت و موقعیت مکانی آنها باید در نقشه منعکس و در صورتمجلس تفکیکی ذکر شود.
حدود و موقعیت مکانی، جهات و مساحت مفروزات تعریف گردد.
۵- حیاط، حیاط خلوت، درز انقطاع، محل عبور کانال کولر و لوله بخاری داخل فضای آپارتمان، جزء مشاعات محسوب است و مساحت آنها جزء مساحت آپارتمان اختصاصی محاسبه نمی‌شود و در بخش مشاعات ذکر می‌گردد.
۶- دیوار فاصل بناء مفروز با مشاعات، جزء بنای مفروز محسوب می‌شود.
در ساختمانهایی که دیوار فاصل آنها طبق سوابق ثبتی مشترک است و بعدا در اثر تخریب و نوسازی هر ساختمان تبدیل به یک مجموعه از آپارتمانها گردیده، و برای هر مجموعه دیوار جداگانه احداث شده، در صورت عدم دسترسی به مالک مجاور جهت اصلاح حد فاصل، با احراز عدم تجاوز به یکدیگر و تضییع حق می‌توان فاصله مزبور را طبق وضع موجود، با توضیح به اینکه سوابق یا سند مالکیت دیوار مشترک بوده تعریف نمود.
۷- هرگاه در گواهی پایانکار قید شود که مورد تفکیک دارای عقب‌نشینی است، هر چند زمان آن تعیین نشده باشد باید مقدار اصلاحی آتی مطابق گواهی پایانکار در نقشه ترسیمی منعکس و در صورتمجلس تفکیکی و سند انتقال و سند مالکیت قید گردد.
۸- در مواردی که طول اضلاع و مساحت ملک مورد تفکیک به علت ایجاد پخ و عقب‌نشینی است، هر چند زمان آن تعیین نشده باشد، باید مقدار اصلاحی آتی مطابق گواهی پایانکار در نقشه ترسیمی منعکس و در صورتمجلس تفکیکی و سند انتقال و سند مالکیت قید گردد.
۹- در مواردی که طول اضلاع و مساحت ملک مورد تفکیک به علت ایجاد پخ و عقب‌نشینی و رعایت اصلاحی، کمتر از طول اضلاع و مساحت مندرج در سند مالکیت باشد، بدوا موضوع در صورت مجلس تفکیکی توضیح داده شود، سپس صورتمجلس تفکیکی طبق وضع موجود با رعایت مقررات تنظیم گردد.
۱۰- هر چند امکان دسترسی تمام مالکین آپارتمانها به بام و حیاط که جزء مشترکات می‌باشد ضروری است، لکن با توجه به اینکه ادارات ثبت اسناد و املاک طبق گواهی پایانکار صادره از شهرداریها مبادرت به انجام تفکیک می‌نماید، عدم دسترسی بعضی از آپارتمانها به بام و حیاط مانع از تفکیک نمی‌باشد، ولی باید موضوع اشتراک و عدم دسترسی، در صورتمجلس تفکیکی توضیح داده شود، و در موقع انتقال آپارتمانها به خریداران تفهیم، در اسناد انتقال و اسناد مالکیت ذکر گردد.
۱۱- راه پله‌ای که منحصرا مورد استفاده یک آپارتمان است، چنانچه عملا جزء محدوده آپارتمان باشد و محصور و درب آن در راه پله مشاعی باز شود، به نحوی که بتوان حدود آن را جزء محدوده آپارتمان محسوب و تعریف نمود× و در پروانه ساختمان و گواهی پایان کار مساحت آن جزء آپارتمان قید شده باشد، جزء آپارتمان است. در غیر این صورت جزء مشاعات محسوب می‌گردد.
۱۲- واحدی که در زیرپله احداث شده، در صورتی می‌توان به عنوان واحد مستقل در صورتمجلس تفکیکی ذکر نمود که در گواهی پایانکار به عنوان یک واحد منظور شده باشد، در غیر این صورت پس از استعلام و تایید شهرداری می‌توان اقدام نمود.
۱۳- در آپارتمانهای دوبلکس، مساحت راه‌پله فی‌مابین قسمت تحتانی و فوقانی جزء تحتانی محاسبه گردد و نیاز با احتساب مساحت آن در طبقه فوقانی ندارد و حدود و مشخصات قسمتهای تحتانی و فوقانی باید جداگانه و جمعا به عنوان یک واحد در صورتمجلس تفکیکی تعریف شود.
۱۴- تعداد انباریهای ساختمان و جمع مساحت آنها باید مطابق گواهی پایانکار باشد. اختلاف مساحت انباریها با یکدیگر مانع از تفکیک نیست، مگر اینکه در گواهی پایانکار مساحت هر انباری جداگانه قید شده باشد که در این صورت باید مفاد گواهی پایانکار رعایت شود.
بدیهی است انبار عمومی ساختمان موضوع ماده ۴ آیین‌نامه اجرائی قانون تملک آپارتمانها، از شمول این بند خارج و جزء مشترکات محسوب می‌شود.
۱۵- تعداد پارکینگ‌ها و محل استقرار آنها که به صورت مفروزی داخل ساختمان یا حیاط مشاعی می‌باشد باید با رعایت گواهی پایانکار در روی نقشه مشخص و مساحت و حدود آنها در صورت مجلس تفکیکی درج گردد و پارکینگ‌هایی که در یک امتداد و به دنبال هم واقع‌اند حق عبور از یکدیگر ذکر گردد. و در صورتی که پارکینگ مفروز در حیاط مشاعی واقع است مساحت حیاط با کسر مساحت پارکینگ مفروزی محاسبه و در مشاعات ذکر شود. و چنانچه تعداد پارکینگ‌ها برابر تعداد واحدهای تفکیک شده نباشد تعداد واحدهای بدون پارکینگ را در صورت مجلس تفکیکی قید تا هنگام تنظیم سند انتقال مراتب به خریدار تفهیم و در سند انتقال قید گردد.
۱۶- در صورت مجلس تفکیکی تصریح شود انباری و پارکینگ باید توام با آپارتمان مورد انتقال واقع شود و انتقال انباری و پارکینگ به تنهایی به افرادی غیر از مالکین مجموعه آپارتمانها، و نیز انتقال مشاعی پارکینگ به مالکین دو واحد یا بیشتر مجوزی ندارد. و همچنین انتقال دو واحد پارکینگ یا بیشتر به مالک یا مالکین یک آپارتمان (به طوری که مالک یا مالکین یک واحد آپارتمان، دارای پارکینگ متعدد و واحد دیگر فاقد پارکینگ شود) صحیح نیست.
۱۷- حدود بالکن مسقف که جزء واحد اختصاصی است، داخل در محدود آپارتمان تعریف و مساحت آن ذکر گردد.
۱۸- بالکن غیر مسقف (تراس یا ایوان) که در فضای حیاط و یا شارع پیش‌رفتگی دارد، اعم از اینکه در گواهی پایان کار هم منظور شده یا نشده باشد، و راه دسترسی به آن برای سایر طبقات وجود ندارد، و عرفا هم جزء بنا است، متعلق به آپارتمانی است که به آن متصل و دارای دسترسی است، لکن نیاز به ذکر حدود در صورتمجلس تفکیکی ندارد و باید بعد از تعریف آپارتمان، جمله «به انضمام تراس یا بالکن غیر مسقف به مساحت… متر مربع» قید گردد.
۱۹- تراس‌هایی که راه عبور جداگانه دارد و سقف بام طبقه زیرین است، و تاسیسات روی آن نصب است، طبق گواهی پایانکار، با مساحت در قسمت مشاعات ذکر شود.
۲۰- قسمت‌هایی که برای استفاده اختصاصی تشخیص داده نشده، و یا در اسناد مالکیت ملک اختصاصی یک یا چند نفر از مالکین تلقی نشده، از قسمتهای مشترک محسوب می‌شود، مگر آنکه تعلق آن به قسمت معینی بر طبق عرف و عادات محل مورد تردید نباشد. بنا بر این می‌توان حق استفاده از کف تراسی که سقف بام طبقه زیرین و متصل به طبقه فوقانی و راه دسترسی آن از طبقه مزبور است و فاقد نصب تاسیسات از قبیل کولر یا لوله بخاری و غیره می‌باشد و سایر مالکین آپارتمانها هم به آن دسترسی ندارند، به طبقه متصل که راه دسترسی به آن دارد اختصاص داد، لاکن این حق باید در قسمت مشاعات صورتمجلس تفکیکی و سند انتقال و سند مالکیت طبقه مزبور با قید اینکه مالک طبقه متصل به تراس، حق احداث بنا و تغییر وضعیت را ندارد مرقوم گردد.
۲۱- واحدهای تجاری که دارای بالکن داخلی در فضای خود می‌باشند، باید مساحت و موقعیت مکانی بالکن مذکور در صورت مجلس تفکیکی و ثبت دفتر املاک و سند مالکیت قید گردد.
قسمتهای متصل به آپارتمان‌هایی که اختصاص به آن آپارتمان دارد که با اختلاف سطح در محدوده آپارتمان دیگر قرار گرفته حسب مورد جزء محدوده آپارتمان محسوب می‌گردد.
۲۲- نیم‌طبقه‌ای که خارج از حدود آپارتمان واقع و طبق گواهی پایانکار از متعلقات آپارتمان است باید حدود و مساحت آن جداگانه در ذیل قسمت حدود آپارتمان مزبور در صورت مجلس تفکیکی و ثبت املاک و سند مالکیت تعریف گردد.
۲۳- قسمتی از فضای واحدی که دارای اختلاف ارتفاع با بقیه آن می باشد با قید مساحت و ارتفاع جزء مساحت آپارتمان محاسبه و حدود آن ضمن حدود آپارتمان تعریف گردد.
۲۴- در صورتی که در یک محدوده پروانه ساختمان نسبت به بلوک متعددی صادر شود و مالک یا مالکین یا ارائه پایان کار در خواست تفکیک بلوک احداث شده را بنماید، نظر به اینکه علاوه بر مشاعات موجود در بلوک احداث شده که اختصاص به بلوک مزبور دارد، مشترکات دیگری از قبیل فضای ورزشی و غیره در عرصه کل وجود دارد، باید در موقع تفکیک بلوک مزبور قدرالسهم هر یک از واحدهای تفکیکی را علاوه بر مشترکاتی که اختصاص به بلوک مزبور دارد، از مشترکاتی هم که در عرصه کل وجود دارد و همچنین موضوع تفکیک بلوک‌های بعدی و مفروزات و مشترکات آنها به شرح فوق الذکر در صورت مجلس تفکیکی و سند انتقال قید گردد.
۲۵- تغییر وضع و اصلاح ثبت دفتر املاک، حسب مورد فقط مستند به سند رسمی و یا آراء هیات نظارت انجام می‌شود.
۲۶- تغییر وضع در سطح خارجی انبار و یا پارکینگ و تغییر کاربری آنها و تبدیل به واحد جدید نیاز به ارائه گواهی پایانکار جدید، منطبق با وضع موجود محل و موافقت رسمی کلیه مالکین دارد.
۲۷- تبدیل یک واحد آپارتمان یا مغازه به دو یا چند واحد آپارتمان یا مغازه، نیاز به ارائه گواهی پایانکار جدید منطبق با وضع موجود محل و موافقت رسمی کلیه مالکین آپارتمانها دارد.
۲۸- هرگاه تغییر وضعیت در اثر اضافه شدن یا یک چند طبقه در پشت بام یا در قسمت دیگر از مشاعات باشد، با توجه به اینکه باید طبقه اضافه شده تفکیک و از طرف مالکین انتقال رسمی شود با درخواست مالکین ساختمان و ارائه گواهی پایانکار جدید، صورتمجلس تفکیکی تغییرات تنظیم و پس از دریافت هزینه تفکیک نسبت به واحد اضافه شده، صورتمجلس مزبور جهت تنظیم سند انتقال با حضور و تایید کلیه مالکین ساختمان به دفتر اسناد رسمی ارسال گردد.
۲۹- در صورتی که قسمتی از محدوده مشاعات به یکی از مفروزات اضافه شود، با ارائه گواهی پایان کار جدید درخواست مالکین صورتمجلس اصلاح حدود تنطیم ویا پرداخت هزینه تفکیک صورتمجلس مالکین صورتمجلس اصلاح حدود تنظیم و یا پرداخت هزینه تفکیک صورتمجلس مزبور جهت انتقال رسمی یا صلح حقوق از طرف کلیه مالکین نسبت به قسمت اضافه شده به قطعه مفروزی به دفتر اسناد رسمی ارسال گردد. و چنانچه قطعه مفروزی که قسمت اضافی به آن الحاق گردیده منجر به صدور سند مالکیت شده باشد، موضوع در هیات نظارت اعلام تا پس از صدور رای اقدام مقتضی معمول گردد .
۳۰- چنانچه یک مجموعه آپارتمانی تخریب و از نو با تغییراتی بازسازی شود، پس از ارائه پایان کار و درخواست مالک و یا مالکین باید صورتمجلس تفکیکی تنظیم و در مقدمه آن موضوع تفکیک و تعداد آپارتمانهای قبلی و شماره ثبت و صفحه دفتر املاکی که آپارتمانهای مزبور در آن ثبت شده چاپی اسناد مالکیت مربوطه تعریف گردد. سپس طبق بند یک این دستورالعمل، مجلس تفکیکی تنظیم و پس از وصول هزینه تفکیکی صورتمجلس مزبور جهت تنظیم تقسیم‌نامه رسمی بین مالکین و یا تنظیم سند انتقال به دفتر اسناد رسمی ارسال شود.
در صورتی که تقسیم‌نامه رسمی بین مالکین تنظیم شود سردفتر باید تقسیم‌نامه را به ضمیمه اسناد مالکیت مربوطه به اداره ثبت ارسال تا پس از اخبار لازم و ثبت مفاد تقسیم‌نامه در صفحات دفتر املاک، اسناد مالکیت مربوطه ابطال و بر اساس تقسیم‌نامه مزبور با رعایت مقررات سند مالکیت صادر گردد. و هرگاه مجموعه بازسازی شده متعلق به یک مالک باشد یا مالکین بخواهند بدون تنظیم تقسیم‌نامه رسمی آپارتمانهای احداثی را انتقال دهند، سردفتر باید پس از توضیح لازم به شرح فوق در ستون نقل و انتقالات سند مالکیت آپارتمانهای قبلی، طبق مفاد صورتمجلس تفکیکی و با رعایت مقررات مبادرت به تنظیم سند انتقال نماید، و خلاصه معامله را برای ثبت در دفتر املاک به اداره ثبت ارسال تا متصدی مربوطه با توجه به سوابق، با اخبار لازم در صفحات دفتر املاک نسبت به ثبت خلاصه معامله طبق مقررات اقدام نماید.