۵۰۵۱/دش/۱ – ۲۰/۵/۱۳۷۵
سازمان ثبت احوال کشور، سازمان امور اداری و استخدامی کشور، سازمان
برنامه و بودجه
شورای عالی اداری در شصت و هشتمین جلسه مورخ ۹/۵/۱۳۷۵، بنا به پیشنهاد
سازمان امور اداری و استخدامی کشور در اجرای مصوبه شماره ۱۳۵/دش مورخ ۲۱/۱
/۱۳۷۰ شورا، در جهت ارتقاء سطح کارایی دستگاههای دولتی و ارائه خدمات به
موقع و موثر و تسهیل و تسریع امور ارباب رجوع و استفاده بهینه از فضاهای
اداری موارد ذیل را تصویب نمود:
۱- آندسته از دستگاههای اجرایی که براساس وظایف و اختیارات مصوب عهده‌دار
ارائه خدمات به ارباب رجوع می‌باشند، ترتیبی اتخاذ می‌نمایند تا عرضه
خدمات مربوط به مراجعین از طریق واحد رابط و هماهنگ کننده‌ای تحت عنوان
«گیشه‌های خدماتی» انجام پذیرد.
۲- گیشه‌های خدماتی عهده دار وظایف مشروحه ذیل می‌باشند:
الف) ارائه اطلاعات و راهنمایی لازم به مراجعین در ارتباط با امور
مربوطه.
ب) دریافت مدارک و درخواست‌های مراجعین.
ج) ارجاع امور و درخواست‌های متقاضیان به واحدهای اقدام کننده ذیربط.
د) اعلام تاریخ مراجعه بعدی یا زمان وصول جوابیه به مراجعین.
ه) اخذ نتایج اقدامات انجام شده امور مراجعین از واحدهای ذیربط.
و) اعلام و یا تسلیم نتایج اقدامات انجام شده به مراجعین
ز) هدایت مراجعین به واحدهای اقدام کننده در موارد ضروری، پس از
انجام هماهنگی با واحد اقدام کننده ذیربط.
۳- در هر ساختمان اداری و در محل مناسب با توجه به تعداد مراجعین، یک یا
چند گیشه خدماتی ایجاد می‌گردد به نحوی که مراجعین ضمن اسکان در محل
انتظار مناسب و بدون حضور در واحدهای اقدام کننده، درخواست‌های خود را صرفاً
به متصدیان مستقر در گیشه‌ها ارائه نموده و نتایج انجام امور را نیز از
آنان دریافت می‌نمایند.
تبصره) در مواردی که اجرای مراحلی در امور ارباب رجوع به موجب قوانین،
آیین نامه‌ها و یا بنا به ماهیت و نوع خدمات مورد عرضه، مستلزم برقراری
ارتباط حضوری متقاضی با واحدهای اقدام کننده می‌باشد، حضور ارباب رجوع در
واحد ذیربط، جهت انجام مراحل مذکور، بلامانع است.
۴- آندسته از خدمات دستگاههای اجرایی که به موجب مصوبه شماره ۱۰۷۵/دش
مورخ ۳/۳/۱۳۷۱ شورای عالی اداری قابل عرضه در مجتمع‌های اداری، خدماتی
نیست از طریق گیشه‌های خدماتی در دستگاه مربوطه ارائه می‌شود.
تبصره) عرضه خدمات به ارباب رجوع در مجتمع‌های اداری، خدماتی نافی
استفاده از گیشه‌های خدماتی در مجتمع‌های مذکور نمی‌باشد.
۵- مسئولیت ایجاد گیشه‌های خدماتی، فراهم نمودن تجهیزات و تمهیدات
اجرایی لازم، تنظیم گردش کار و نظارت بر اجرای وظایف و آموزش متصدیان
گیشه‌ها و ایجاد هماهنگی با واحدهای اجرایی ذیربط، به عهده معاونت اداری و
پشتیبانی (یا عناوین مشابه) دستگاه می‌باشد.
تبصره ۱) کلیه واحدهای اجرایی دارای ارباب رجوع، اطلاعات لازم در خصوص
شرایط، روش و مدت زمان اجرای هر یک از اموری را که مستقیماً در ارتباط با
ارباب رجوع می‌باشد، تنظیم و تدوین می‌نمایند و در اختیار مسئول گیشه‌ها قرار
می‌دهند.
تبصره ۲) ضوابط، مقررات، گردش کار و زمان انجام هر یک از امور مرتبط با
ارباب رجوع باید به نحو مقتضی در معرض دید و یا اختیار مراجعین قرار گیرد.
۶- سازمان ثبت احوال کشور پس از ابلاغ این مصوبه، ظرف مدت چهار ماه
ضمن انجام هماهنگی با سازمان امور اداری و استخدامی کشور نسبت به فراهم
نمودن تمهیدات مورد نیاز جهت استقرار گیشه‌های خدماتی در سازمان مذکور
اقدام می‌نماید، به نحوی که پس از انجام هماهنگی‌های مربوطه گیشه‌های
خدماتی ظرف مدت شش ماه در کلیه واحدهای اجرایی مستقر در تهران و حداکثر
طی مدت یک سال در واحدهای خارج از مرکز سازمان مذکور دایر گردند.
تبصره) سازمان امور اداری و استخدامی کشور مسئول ارزیابی نتایج اجرای آن و
ارائه گزارش‌های لازم می‌باشد.
۷- سازمان امور اداری و استخدامی کشور ظرف مدت شش ماه فهرست آندسته
از امور دستگاههای اجرایی را که مستقیماً در ارتباط با ارباب رجوع می‌باشد و
اجرای آنها از طریق گیشه‌های خدماتی امکان‌پذیر است، تهیه و تنظیم نموده و
پس از ارزیابی نتایج حاصله در سازمان ثبت احوال کشور، مفاد این مصوبه را
با رعایت اولویت به تدریج تا پایان برنامه پنج ساله دوم توسعه، جهت
اجرا به دستگاههای مربوطه ابلاغ می‌نماید.
۸- دستگاههای مشمول مفاد این مصوبه، پست‌های سازمانی و نیروی انسانی
مورد نیاز گیشه‌های خدماتی را حتی‌المقدور از محل تشکیلات موجود تامین و
تجهیز می‌نماید.
تبصره) سازمان امور اداری و استخدامی کشور در جهت حسن اجرای مفاد این
مصوبه حسب مورد اقدامات لازم را معمول می‌نماید.
۹- سازمان برنامه و بودجه در اجرای مفاد این مصوبه، نسبت به تامین
اعتبارات لازم جهت ایجاد گیشه‌های خدماتی و تجهیزات و ملزومات اداری مورد
نیاز اقدام می‌نماید.
۱۰- سازمان امور اداری و استخدامی کشور براساس ضوابطی که تعیین
می‌نماید اسامی آندسته از دستگاههای اجرایی که مفاد این مصوبه را با
موفقیت در دستگاه متبوع خود به مورد اجرا گذارده‌اند، جهت تقدیر به شورای
عالی اداری اعلام می‌نماید.
۱۱- بالاترین مقام هر دستگاه مسئول اجرای این مصوبه می‌باشد و
دبیرخانه شورای عالی اداری گزارش پیشرفت اجرای آن را به شورا ارائه
می‌نماید.
سیدمحمد میرمحمدی
معاون رئیس جمهور و دبیر شورای عالی اداری