وزارت عدلیه نظر به ماده ۴۷ قانون دفتر اسناد رسمی مصوب ۱۵ خرداد ۱۳۱۶ مقرر میدارد:
در کلیات
ماده ۱- دفاتر اسناد رسمی باید مجلد بوده و تمام صفحات آن را در بدو امر مدعی العموم بدایت محل یا نماینده او شماره گذارده بامضاء خود ممضی و بمهر پارکه مهر نماید.
ماده ۲- مجموع عده صفحات هر دفتر را باید مدعی العموم یا نماینده او با تمام حروف در صفحه اول و آخر دفتر با ذکر تاریخ قید کند.
ماده ۳- دفاتر ثبت اسناد مادام که صفحه سفید دارد استعمال میشود و پس از تمام شدن متصدی دفتر ذیل آن را بسته و در ضمن صورت مجلسی که بلافاصله پس از آخرین ثبت دفتر نوشته میشود ختم دفتر را قید کرده و امضاء مینماید.
ماده ۴- هر سردفتر و دفتریار و نماینده قبل از تصدی باید دو نمونه از امضاء خود را بدهد یکی از نمونه ها در دفتر ثبت محل و دیگری در اداره کل ثبت اسناد و املاک بایگانی خواهد شد.
ماده ۵- کلیه سردفتران و دفتریاران و نمایندگان موظفند اسناد و دفاتر را مطابق نمونه که داده اند امضاء نمایند.
ماده ۶- مسئولین دفاتر اسناد رسمی نمیتوانند در ضمن انجام امور ارباب رجوع اسناد غیررسمی اصحاب معامله را هم بطور رسمی تسجیل کنند و همچنین است در مورد امضاهائی که ذیل اوراق عادی بوده و برای تصدیق به آنان مراجعه میشود.
تبصره ـ [اصلاحی ۱۳۲۱/۱۲/۱۳]
در مواردی که احتیاجات محلی ایجاب مینماید جلسه آزمون مندرج در شق سه ماده ۱۰ قانون دفتر اسناد رسمی اصلاح شـده در ۲۶-۵-۲۱ ممکن است با اجازه مخصوص وزارتی در مراکز استینافی یا مرکز استان ولو اینکه مرکز استینافی نباشد تشکیل شود و در مورد اخیر رئیس دادگستری محل با کسب اجازه از وزارت دادگستری میتواند جلسه آزمون را در مرکز ابتدائی عمل نماید.
ماده ۷- شماره ثبت معاملات دفاتر اسناد رسمی باید مسلسل بوده و در آخر هر سال تجدید نشود.
ماده ۸- در موقع مراجعه اشخاص برای انجام معامله بدفاتر اسناد رسمی باید از مراجعه کنندگان ورقه شناس نامه مطالبه شود.
ماده ۹- در کلیه اسناد و دفاتر و قبوض باید تاریخ شمسی قید گردد.
ماده ۱۰- دوائر دولتی و موسساتی که برای ثبت معاملات خود اوراق مخصوصی تهیه نموده و برای ثبت معامله در آن اوراق به دفاتر اسناد رسمی مراجعه مینمایند در صورتی اوراق مزبور پذیرفته میشود که به تصویب اداره کل ثبت اسناد و املاک رسیده باشد.
ماده ۱۱- هرگاه کسی بخواهد وجهی تودیع نماید تا دویست ریال را در مقابل قبض رسمی نزد نماینده دفتر اسناد رسمی (چنانچه دارای نماینده باشد) والا نزد سردفتر تودیع نموده و بیش از مبلغ مذکور را باید بصندوق ثبت محل سپرده و در مقابل رسید بسردفتر اسناد رسمی تسلیم نماید- در هر دو مورد فوق دفتر اسناد رسمی مکلف است منتهی در ظرف دو روز مراتب را به اداره ثبت محل اطلاع دهد تا اداره ثبت تودیع وجه را بوسیله اخطار بطرف ابلاغ کند.
ماده ۱۲- در دفتر اسناد رسمی وجوه تودیع شده در دفتر مخصوص ثبت میگردد و در موقعیکه قبض وجه تودیع شده بصاحب آن رد میشود در ستون مربوطه دفتر از کسی که قبض باو تسلیم شده رسید اخذ میگردد .
ماده ۱۳- هیچیک از سردفتران یا دفتریاران حق ندارند محل کار دفتر خود را بدون اطلاع و اجازه اداره ثبت تغییر دهند.
ماده ۱۴- سردفتران حق ندارند دفاتر را از محل کار خود بمنزل اصحاب معامله ببرند مگر آنکه محقق شود کسی که میخواهد معامله نماید مریض بوده که در این صورت باید تنظیم سند و ثبت معامله با حضور نماینده مدعی العموم محل و در نقاطی که دسترسی بمدعی العموم نباشد با حضور دو نفر از معتمدین محل بعمل آید.
ماده ۱۵- در صورت تغییر سردفتر مدیر ثبت اسناد و املاک محل یا نماینده او با حضور مدعی العموم ابتدائی یا نماینده او والا با حضور امین یا مامور صلح و در صورتی که هیچیک از ماورین مزبور حاضر نباشند با حضور دو نفر از معتمدین محل ذیل دفاتر را بسته و بقائم مقامی که بجای او معین میشود تسلیم مینمایند.
باب اول- در تنظیم اسناد و ثبت آن
ماده ۱۶ ـ هیچ سندی را نمیتوان تنظیم و در دفتر اسناد رسمی ثبت نمود مگر آنکه موافق با مقررات قانون باشد.
ماده ۱۷- [اصلاحی ۱۳۱۷/۶/۱۷]
در کلیه اسناد بایستی شماره شناسنامه و محل اقامت متعاملین بطور وضوح قید شود و هرگاه خود متعاملین تغییر محل اقامت خود را بعد از ثبت سند بدفتر اسناد رسمی و بعد از صدور و ابلاغ اجرائیه به اداره اجراء اطلاع ندهند کلیه اوراق بهمان محلی که در سند قید شده ابلاغ میگردد.
ماده ۱۸ ـ سردفتر و نماینده هیچ سندی را نباید امضاء نمایند مگر آنکه وارد دفتر شده و بامضاء اصحاب معامله رسیده باشد.
ماده ۱۹ ـ سند معامله باید پس از تنظیم و ثبت در دفتر سردفتر و نماینده (چنانچه دارای نماینده باشد) و انجام سایر تشریفات بتصدیق و امضاء اصحاب معامله برسد و متعاملین باید در یک جلسه اسناد و دفاتر مربوطه را امضاء نمایند و در صورتی که قبوض اقساطی هم ضمیمه سند باشد قبوض مزبور را هم بایستی در همان جلسه که اسناد و دفاتر امضاء میشود امضاء کنند.
ماده ۲۰ ـ سند ثبت شده در دفتر اسناد رسمی باید بصاحب سند یا وکیل او تسلیم و در دفتر مخصوصی رسید گرفته شود.
ماده ۲۱ ـ در مورد اسنادی که در دو نسخه تنظیم میشود پس از ثبت یک نسخه در دفتر باید در ذیل آن نسخه قید (نسختان) شود و در نسخه ثانی قید شود که نسخه اول این سند در ذیل شماره فلان ثبت و تمبر حق الثبت هم بان الصاق گردیده است و اگر سند بیش از دو نسخه لازم باشد فقط رونوشت داده میشود.
ماده ۲۲ ـ تنظیم و ثبت معاملاتی که از طرف قیمین صغار و محجورین نسبت باموال آنها در دفاتر واقع می شود بدون اجازه کتبی مدعی العموم محل ممنوع است و باوراق قیم نامه عادی در دفاتر اسناد رسمی نباید ترتیب اثر داده شود.
ماده ۲۳ ـ دفاتر اسناد رسمی در مورد اقاله و فسخ معاملات باید بطریق ذیل عمل کنند:
الف ـ در صورتی که یکی از متعاملین بخواهد از حق خیار فسخ خود استفاده نماید بایستی پس از احراز حق مزبور فسخ معامله در حاشیه سند و ثبت دفاتر قید شده و بامضاء کسیکه معامله را فسخ نموده برسد سردفتر باید امضاء شخص مزبور و وقوع فسخ را تصدیق و امضاء نماید و همین عمل را عینا نماینده (چنانچه دفتر اسناد رسمی دارای نماینده باشد) باید در دفتر خود بنماید در اینمورد زدن مهر باطل شد مورد نخواهد داشت.
ب ـ در صورتی که طرفین برای اقاله بدفتر اسناد رسمی مراجعه کنند باید پس از اقاله معامله در ستون ملاحظات دفتر سند معامله ابطال و مهر (باطل شد) روی سبد و ثبت دفتر زده شود- در املاک چنانچه اقاله گردد خلاصه اقاله را طبق خلاصه معاملات بدفتر املاک ارسال گردد.
ماده ۲۴ – در اسنادی که مواد مختلفی بین اصحاب معامله مقرر شده مادامیکه تمام مواد اقاله نشده باشد استعمال مهر (باطل شد) در سند و ثبت دفتر مورد نخواهد داشت.
ماده ۲۵ ـ هیچیک از اوراق را نباید قبل از تنظیم آن اصحاب معامله امضاء نمایند.
فصل اول ـ در معاملات و قراردادها
ماده ۲۶ – [اصلاحی ۱۳۲۰/۱۰/۲۸]
در کلیه اسناد اجاره باید در متن سند تصریح شود که اگر بعد از گسستن عقد و یا پس از انقضاء مدت اجاره عین مورد اجاره تخلیه نشود مادام که اجاره دار ملک را در تصرف دارد بهره بهای زمان تصرف معادل اجاره بها بدهی مسلم او میباشد که ملتزم است تادیه نماید مگر اینکه طرفین معامله بنحو دیگر تراضی نمایند.
ماده ۲۷ ـ در مورد معاملات با شرط وکالت خارج باید شرط مزبور در همان سند قید شود و تنظیم سند شرط نامه جداگانه ممنوع است.
ماده ۲۸ ـ در مورد کلیه معاملات اقساطی و اسناد و اجاره نامه باید قبوض اقساطی چاپی صادر شود.
ماده ۲۹ ـ در کلیه اسناد معاملات نمیتوان وکالت دائن را از طرف مدیون در انتقال مقداری از مال مدیون بخود بعنوان وجه التزام قید نمود.
ماده ۳۰ ـ در مورد معاملات اقساطی باید قبوض رسمی بعده اقساط صادر و شماره سند معامله و تاریخ تادیه در آن قید شده به امضاء متعهد برسد قبوض مزبور بدائن تسلیم و تعداد شماره قبوض آن در ستون ملاحظات دفتر ذکر شده بامضاء متعهدله خواهد رسید و در صورتی که ضامن داشته باشد اسم ضامن در قبوض اقساطی قید گردیده به امضاء ضامن برسد – چنانچه قبوض اقساطی مربوط به اصل معاملات شرطی یا رهنی باشد باید در قبوض مزبور رهنی و یا شرطی بودن معامله قید شود.
فصل دوم- در معاملات غیرمنقول
ماده ۳۱ ـ در مورد املاکی که در دفتر املاک ثبت نشده باشد سردفتر مکلف است قبل از تنظیم سند وضعیت ثبتی ملک را از اداره ثبت محل استعلام نموده و پس از وصول صورت وضعیت ثبت ملک هرگاه مانعی برای انجام معامله نباشد اقدام بثبت سند نماید.
تبصره-
دفاتر اسناد رسمی مکلفند وضعیت املاک ثبت شده حوزه ثبت تهران را از لحاظ بازداشت و عدم شمول مقررات لایحه قانونی اراضی دولت و شهرداریها و بانکها و اوقاف مصوب مردادماه ۱۳۳۵ و قانون اصلاحی آن مصوب سال ۳۹ استعلام نمایند منعکس و با مهر مخصوص ثبت مربوط ممهور گردیده نیز معتبر خواهد بود.
ماده ۳۲ ـ در کلیه اسناد معاملات املاک باید شماره پلاک و حدود و فواصل ملک مورد معامله تصریحا قید گردد
ماده ۳۳ ـ هرگاه معامله راجع باشد به انتقال قطعی تمام ملک ثبت شده سردفتر باید خلاصه آن را در صفحات خلاصه انتقالات قید و امضاء کرده و بانتقال گیرنده تسلیم نماید تا در صورتی که بخواهد سند مالکیت جدیدی برای خود تحصیل کند.
ماده ۳۴ ـ در موردی که معامله راجع به انتقال یک قسمت از ملک باشد خلاصه آن باید در صفحات خلاصه انتقالات قید و امضاء گردیده و سند مزبور بانتقال دهنده مسترد گردد در این صورت انتقال گیرنده میتواند به اداره ثبت حوزه وقوع ملک مراجعه کرده و برای خود سند مالکیت مستقلی تحصیل نماید.
ماده ۳۵ ـ در مواردی نیز که معامله مربوط بواگذاری حق عینی نسبت بملک (مثل رهن و حقوق ارتفاقی) و یا راجع بانتقال تمام یا قسمتی از عین ملک با حق استرداد باشد سردفتر باید آن را در صفحات خلاصه انتقالات قید و امضاء نماید.
ماده ۳۶-
بعد از تنظیم سند سردفتر مکلف است خلاصه معامله را که نزد او واقع شده روی برگهای مخصوص این کار نوشته منتهی در ظرف پنج روز به اداره ثبت بفرستند خلاصه نامبرده باید حاوی نام پدر و شماره شناسنامه متعاملین نیز بوده و علاوه بر امضای آنان به امضای سردفتر و نماینده ثبت در صورتی که دارای نماینده باشد ممضی باشد تخلف از دستور این ماده مستلزم کیفر انتظامی شدید خواهد بود.
ماده ۳۷ ـ در صورتی که معامله راجع به ملک ثبت شده باشد باید خلاصه آن مستقیماً به دفتر املاک ثبت محل فرستاده شود که در ذیل ثبت ملک قید گردد و در غیر این صورت بدائره بایگانی ثبت محل داده میشود- قسمت اول این ماده در مورد وصیت نسبت به املاک ثبت شده هم باید رعایت گردد.
ماده ۳۸ ـ شخصی که نسبت به عین ملک حقی باو واگذار شده باید نسخه را که به او داده شده بترتیب مقرر در ماده فوق بدفتر املاک یا دائره بایگانی بدهد و رسید دریافت دارد.
ماده ۳۹-
در مورد عمری و رقبی و سکنی مقررات ماده فوق راجع به تنظیم خلاصه سند و ارسال آن به اداره ثبت حوزه وقوع ملک باید مجری گردد.
ماده ۴۰ ـ در مورد معاملات وراث متوفی نسبت به املاک معامله را وقتی می توان تنظیم و ثبت نمود که گواهی نامه انحصار وراثت در دست داشته و بین آنها در سهم الارث توافق باشد.
ماده ۴۱ ـ در مورد ترکه متوفی که دارای صغیر است چنانچه قبل از صدور گواهی نامه انحصار وراثت برای دریافت درآمد و یا پرداخت دیون و یا صرف وجه اقدام فوری لازم باشد و مدعی العموم بدایت در مرکز با موافقت مدعی العموم کل و در ولایات با موافقت مدعی العموم استیناف اجازه انجام امریکه لازم بوده بدهد تنظیم سند معامله در دفاتر اسناد رسمی برای اینگونه امور مجاز و موکول بصدور گواهی نامه انحصار وراثت نخواهد بود.
ماده ۴۲ ـ در موقع مراجعه کلیه اتباع خارجه برای تملک اموال غیرمنقول باید سردفتران جواز اقامت آن ها را ملاحظه تا در صورتی که مدت آن منقضی نشده باشند بوسیله اظهارنامه مخصوص از اداره ثبت محل برای تنظیم سند معامله تحصیل اجازه نمایند.
ماده ۴۳ ـ در مورد اتباع خارجه که از اعضاء سفارت خانها و مستخدمین و روسای هیئت های اعزامی (میسیون) باشد گذرنامه آنها که بتصدیق شهربانی رسیده باشد بمنزله جواز اقامت خواهد بود.
ماده ۴۴-
هیئت حل اختلاف مذکور در بند الف از ماده ۵۹ دفتر اسناد رسمی مصوب ۱۵ خرداد ۱۳۱۶ در مرکز تشکیل میشود از رئیس ثبت اسناد تهران و دادرس شعبه ۵ یا ۱۰ شهرستان تهران و نماینده دادسرای شهرستان تهران.
تبصره-
ریاست دادگاههای نامبرده و وظایفی که در ماده ۴۱ و ۴۲ این آیین‌نامه بعهدة دادرس شهرستان محول شده در مرکز بعهدة دادرس شعبه ۱۰ دادگاه شهرستان تهران خواهد بود.
ماده ۴۵ ـ در مورد معاملات با حق استرداد (از قبیل بیع و شرط و رهن و غیره) اتباع خارجه تحصیل اجازه مخصوص از اداره ثبت محل لازم نیست و مثل معاملات اتباع داخله باید وضعیت ثبتی ملک استعلام و خلاصه معامله نیز به اداره ثبت ارسال گردد.
ماده ۴۶ ـ در مورد فسخ معاملات املاک ثبت شده دفاتر اسناد رسمی مکلف هستند پس از قید فسخ در دفاتر و سند مالکیت لاشه سند معامله و اعلامیه فسخ را بدفتر املاک حوزه ارسال داشته و رسید دریافت نمایند.
باب دوم- در صدور ورقه اجرائیه
ماده ۴۷ ـ تقاضای صدور ورقه اجرائیه باید بوسیله تقاضانامه از ناحیه ذینفع و یا قائم مقام او از دفتر اسناد رسمی که سند مورد اجرائیه در آن دفتر ثبت شده بعمل آمده و رسید دریافت دارد.
ماده ۴۸- در مورد فسخ معاملات و تقاضای تخلیه عین مستاجره باید قبوض اقساطی بقیه مدت ضمیمه تقاضانامه باشد.
ماده ۴۹ ـ سردفتری که سند مورد تقاضای اجراء در دفتر او ثبت شده پس از اطمینان به هویت تقاضاکننده و تشخیص اینکه حق مطالبه اجراء مفاد سند را دارد مواد سند را در سه نسخه تهیه کرده و به اداره ثبت میفرستد.
ماده ۵۰ – ورقه اجرائیه را فقط نسبت به موضوعاتی میتوان صادر کرد که در سند مربوطه منجزاً قید شده باشد.
ماده ۵۱ – نسبت به وجه التزامی که در معاملات استقراضی یا هر نوع قرارداد و معامله دیگری مقرر شده و متعهد بتادیه آن ملزم باشد بیش از صدی دوازده در سال نباید ورقه اجرائیه صادر شود.
باب سوم – در حق الثبت و تعرفه حق التحریر
ماده ۵۲ ـ حق الثبت در دفاتر اسناد رسمی که دارای نماینده باشند بوسیله نماینده اخذ و معادل آن تمبر به بسند الصاق میشود.
ماده ۵۳ ـ مبلغ حق الثبت ماخوذی باید در دفتر در ستون حقوق دولتی قید شود.
ماده ۵۴ ـ نسبت بوجه الضمانه و وجه التزام حق الثبت اخذ نمیگردد.
ماده ۵۵ ـ حق الثبت معاملات بر طبق قانون باید اخذ شود و هرگاه مورد معامله غیر از وجه نقد باشد قیمت عادله ملاک عمل خواهد بود.
ماده ۵۶ – حق الثبت باید قبل از تنظیم سند تادیه و قبض رسمی صادر گردد و هرگاه قبل از تنظیم سند معامله و ثبت آن در دفاتر مربوط طرفین از انجام معامله صرف نظر نمایند باید در ظهر قبض رد وجه با تصدیق سردفتر قید و به امضاء گیرنده آن برسد و در صورتی که معامله در دفتر ثبت شده باشد حق لثبت ماخوذه مسترد نخواهد شد و باید معادل حق الثبت تمبر بسند الصاق و باطل شود.
ماده ۵۷ – در صورتی که اصحاب معامله برای تنظیم سند و یا استرداد وجه تادیه شده تا یک ماه حاضر نشوند وجوه دریافتی در هر ماه به حساب امانت بصندوق ثبت محل تحویل و قبض امانت دریافت میشود.
ماده ۵۸ـ دفاتر اسناد رسمی حق ندارند بیش از میزان مندرج در تعرفه حق‌التحریر وجهی اخذ نمایند و حق‌التحریر هم به میزان اصلی معامله اخذ میگردد و نسبت به متفرعات آن هیچگونه وجهی تعلق نمی‌گیرد.
تبصره: [الحاقی ۱۳۸۷/۴/۱۷]
دفاتر اسناد رسمی مکلفند حق‌التحریر معاملات قطعی غیرمنقول را حسب بند (ع) ماده یک قانون وصول برخی از درآمدهای دولت و مصرف آن در موارد معین مصوب ۱۳۷۳ براساس ارزش معاملاتی اعلام شده از طرف وزارت امور اقتصادی و دارایی محاسبه و اخذ نمایند.
ماده ۵۹ ـ بعد از دریافت حق التحریر مطابق تعرفه مقرره در مقابل آن قبض رسید صادر و به دهنده آن تسلیم میشود و قبض مذکور با قید تاریخ و شماره در دفتر مربوطه ثبت می گردد.
در موارد مختلفه
ماده ۶۰ – در مورد انتقال املاک موقوفه و تبدیل به احسن باید اجازه اداره اوقاف ارائه شود.
ماده ۶۱ ـ تنظیم و ثبت معاملات اشخاص بعنوان شرکت یا نمایندگی شرکت قبل از احراز شخصیت حقوقی آنها ممنوع است.
ماده ۶۲ ـ دفاتر اسناد رسمی رونوشت مصدق اسناد ثبت شده را چنانچه تقاضا شده باشد به صاحبان اسناد و اشخاص ذینفع در معامله و به قائم مقام قانونی آنها میدهند و به غیر اشخاص فوق در صورتی رونوشت داده میشود که از محکمه گواهی نامه برای اخذ آن داشته باشد.
ماده ۶۳ ـ رونوشت اوراقی که تشریفات آن در دفتر انجام نشده و ناقص مانده است باید قید شود که ثبت آن از چه جهتی ناقص مانده و تکمیل نشده است.
ماده ۶۴- از قیم نامه و وکالت نامه و اوراق دیگری که برای تنظیم ثبت سند به دفتر اسناد رسمی سپرده شده رونوشت به تقاضاکننده داده میشود ولی رونوشت مزبور در حکم اصل سند نبوده و سند عادی محسوب است و در ذیل آن قید میشود رونوشت مطابق سند عادی است که بدفتر سپرده شده.
وزیر عدلیه -دکتر متین دفتری