مصوب ۱۳۵۳/۳/۲۸ هیأت نظارت ثبت منطقه مرکزی
چون منظور از تصویب مواد اصلاحی قانون و آیین‌نامه‌ها انجام مراجعات و مشکلات ارباب رجوع می باشد و از طرفی در امور جاری هیأت نظارت ملاحظه می شود نسبت به بعضی موارد که اتخاذ تصمیم از ناحیه روسای واحدهای ثبتی (با اجازه این هیأت) در ظرف مدتی اندک امکان دارد و با رد و بدل شدن گزارش ها و احیانا مکاتبات متعددی که برای روشن شدن مطالب به عمل می آید مدت ها وقت مأمورین محلی و هیأت نظارت اشغال و طبعاً اتخاذ تصمیم مدتی به تاخیر می افتد علیهذا هیأت نظارت ثبت منطقه مرکزی با اختیار حاصله از ماده آیین‌نامه ماده اصلاحی قانون ثبت، [ماده ۲ لایحه راجع به اشتباهات ثبتی و اسناد مالکیت معارض، مصوب ۱۳۳۳]، در جلسه مورخ ۲۸ خرداد 1353 ضمن تعیین موارد جدیدی علاوه بر موضوعات مذکور در دستور شماره 3700 – 24/8/1352 کلیه مواردی که اتخاذ تصمیم در باره آنها طبق نظریه کلی این هیأت به عهده آقایان روسای واحدهای ثبتی گذارده می شود به شرح زیر تأیید و تصویب می نماید:
الف – اشتباهات موثر در آگهی های نوبتی
1 – اشتباه در نام متقاضی ثبت یا قایم مقام قانونی او.
2 – اشتباه در نام خانوادگی متقاضی ثبت در مواردی که نام خانوادگی اساساً آگهی نشده و یا تمام نام خانوادگی اشتباه شده باشد.
3 – اشتباه در محل وقوع ملک در صورتی که طوری ذکر شده باشد که منطبق با محل دیگری گردد.
4 – اشتباه در نوع ملک .
5 – اشتباه در شماره اصلی ملک یا عدم ذکر آن .
6 – اشتباه در شماره فرعی ملک در مواردی که اشتباه در اظهارنامه هم به عمل آمده باشد.
7 – اشتباه در نام قریه یا مزرعه یا قنات مورد تقاضای ثبت .
8 – در مواردی که تقاضا به دیگری منتقل شده و پرونده حاکی از امر انتقال بوده معهذا اشتباهاً آگهی های نوبتی به نام انتقال دهنده منتشر شده باشد.
ب – اشتباهات غیر موثر در آگهی های نوبتی
1 – اشتباه در شماره فرعی ملک که در اظهارنامه صحیحاً قید ولی در آگهی اشتباه شده باشد.
2 – اشتباه در مضاف الیه نام خانوادگی یا عدم ذکر مضاف الیه .
3 – عدم قید نام خانوادگی مالک در صورتی که نام پدر قید شده باشد.
4 – هرگاه آگهی زاید بر میزان مورد تقاضای ثبت منتشر شده باشد.
5 – هرگاه اطلاع اداره ثبت از وقوع معامله بعد از انتشار آگهی ها بوده و مورد تقاضا به نام انتقال دهنده آگهی شده باشد.
6 – اشتباه در ذکر شهرت ملک یا عدم ذکر آن .
ج – اشتباهات موثر در آگهی تحدیدی
1 – اشتباه در شماره پلاک اعم از اصلی یا فرعی یا عدم ذکر هر یک از آنها.
2 – اشتباه یا عدم ذکر نام یا نام خانوادگی متقاضی ثبت یا قایم مقام قانونی وی .
3 – اشتباه در محل وقوع ملک و همچنین عدم ذکر محل وقوع ملک .
4 – اشتباه در نوع ملک همچنین عدم ذکر نوع ملک .
5 – عدم رعایت ماده 14 قانون ثبت به این ترتیب که در انتشار آگهی تحدیدی رعایت ترتیب شماره املاک نشده باشد.
6 – عدم رعایت ماده 67 آیین‌نامه قانون ثبت که باید فاصله انتشار آگهی تحدید و روز تحدید حدود کمتر از بیست روز و بیش از 60 روز نباشد.
7 – در صورتی که با وجود اطلاع اداره از وقوع معامله قبل از انتشار آگهی تحدیدی اشتباهاً آگهی تحدیدی به نام فروشنده منتشر شده باشد.
د – اشتباهات غیرموثر در آگهی تحدیدی
1 – اشتباه در مضاف الیه نام خانوادگی یا عدم قید آن .
2 – عدم قید و یا اشتباه در ذکر نام و نام خانوادگی بعضی از شرکا مشروط بر این که حداقل نام و نام خانوادگی یکی از متقاضیان صحیح آگهی شده باشد.
3 – اشتباه در ذکر مقدار مورد تقاضا اعم از این که بیشتر یا کمتر آگهی شده باشد.
4 – اشتباه در نشر آگهی به نام فروشنده در صورتی که اطلاع اداره از وقوع معامله پس از انتشار آگهی تحدید باشد.
5 – انتشار آگهی تحدید حدود اختصاصی قبل از آگهی انتشار ماده 14 قانون ثبت .
ه – اشتباهات در عملیات ثبتی
1 – هرگاه صرفاً در ذکر جهات اربعه ملک در صورت مجلس تحدید حدود اشتباه شده باشد پس از تطبیق با مجاورین که تحدید آنها به عمل آمده و احراز عدم تجاوز به مجاورین و شوارع اصلاح صورت مجلس تحدید بلامانع است .
2 – هرگاه تحدید حدود ملکی به معرفی مالک یا نماینده قانونی او در وقت مقرر به عمل آمده و اشتباهاً صورت مجلس تحدید حدود به امضای مالک یا نماینده قانونی او نرسیده باشد در صورتی که با مجاورین اختلافی در بین نباشد مانعی ندارد که صورت مجلس تحدیدی با حضور نماینده ثبت به امضای متقاضی یا قائم مقام قانونی او برسد.
3 – هرگاه تحدید حدود در غیر روز مذکور در آگهی تحدیدی به عمل آمده و همچنین در صورتی که صورت مجلس تحدیدی به امضای نماینده محدد نرسیده باشد در هر دو مورد عملیات تحدیدی با انتشار آگهی تحدیدی تجدید خواهد شد.
4 – در مواردی که نقشه بردار در عملیات تحدیدی حاضر بوده و نقشه مربوطه را تهیه و امضا و تسلیم نموده است و صورت مجلس تحدیدی هم با ذکر طول اضلاع تنظیم شده ولی اشتباهاً صورت مجلس به امضای نقشه بردار نرسیده باشد در صورتی که نقشه با صورت مجلس تحدیدی از هر حیث منطبق بوده وهیچ گونه اختلافی نداشته باشد ادامه عملیات ثبتی بلامانع است .
و – اشتباهات در املاک ثبت شده
1 – هرگاه شماره و یا شهرت و یا نوع ملک و یا محل وقوع آن و همچنین نام یا نام خانوادگی مالک در اظهارنامه و آگهی های نوبتی صحیحاً قید ولی در موقع ثبت ملک در دفتر املاک یا سند مالکیت یا در یکی از موارد مذکور اشتباهی شده باشد پس از رسیدگی و احراز وقوع اشتباه مراتب در ستون ملاحظات ثبت و سند مالکیت توضیح داده شود.
2 – هرگاه نام پدر مالک یا شماره شناسنامه مالک یا محل صدور آن در اظهارنامه صحیحاً قید ولی در موقع ثبت ملک در دفتر املاک یا در سند مالکیت اشتباهی شده باشد، پس از رسیدگی و تطبیق شناسنامه متقاضی با اظهارنامه و نبودن اختلافی در سایر مشخصات شناسنامه در رفع اشتباه به طریق فوق اقدام گردد.
3 – هرگاه نام یا نام خانوادگی یا شماره شناسنامه مالک در اظهارنامه و آگهی یا یکی از آنها اشتباه شده و با همان اشتباه، ملک به ثبت رسیده باشد پس از انطباق شناسنامه متقاضی بوسیله تحقیق از اداره ثبت احوال و احراز تصرفات مالکانه و بلامعارض بودن آن و نبودن اختلافی در سایر مشخصات شناسنامه به ترتیب فوق در رفع اشتباه اقدام گردد.
4 – هرگاه سهم مالک اشتباهاً زاید بر میزانی که تقاضا و آگهی شده یا مورد انتقال واقع گردیده ثبت و سند مالکیت صادر و تسلیم شده باشد و مالک در اداره حاضر و کتباً این موضوع را گواهی و سند مالکیت را برای اصلاح تسلیم نماید با قید توضیح لازم در ملاحظات ثبت ملک و سند مالکیت در رفع اشتباه اقدام شود.
5 – هرگاه در تعیین شماره ملک یکی از مجاورین در صورت مجلس تحدیدی و ثبت ملک یا یکی از آنها اشتباه شده باشد با معاینه محل و تطبیق باپرونده مجاور و احراز وقوع اشتباه و نبودن اختلاف و تعارض در صورتی که در حد فاصل تغییری داده نشود و اقدام به رفع اشتباه خللی به حق غیر نرساند در رفع اشتباه با قید شماره صحیح ملک در ملاحظات ثبت ملک و سند مالکیت اقدام شود.
6 – هرگاه معامله از نوع شرطی یا رهنی یا اجاره و امثال آن بوده ولی در موقع ثبت آن اشتباهاً به عنوان معامله قطعی ثبت دفتر املاک شده باشد و یا بالعکس پس از احراز وقوع اشتباه و تحقیق از دفترخانه مربوطه در صورتی که سند مالکیت از این جهت اشتباهی نداشته باشد دفتر املاک اصلاح والا پس از مطالبه و ملاحظه سند مالکیت یک جا اقدام گردد.
7 – در موردی که ثبت ملک در دفتر املاک به استناد سند انتقال رسمی بوده و در یکی از مشخصات شناسنامه انتقال گیرنده موقع تنظیم سند انتقال اشتباهی رخ داده باشد و با همان اشتباه ملک به نام خریدار به ثبت رسیده و سند مالکیت صادر شده باشد باید در صورت امکان بدواً در اصلاح سند رسمی وسیله دفترخانه مربوطه طبق مقررات اقدام و سپس مراتب در ملاحظات ثبت ملک و سند مالکیت قید شود و در صورت عدم حضور طرف معامله با تحقیق از اداره ثبت احوال و احراز اشتباه به شرح فوق اقدام گردد.
8 – هرگاه در سند مالکیت و ثبت دفتر املاک به واسطه اشتباه دفترخانه در تنظیم خلاصه معامله برخلاف مدلول سند انتقال اشتباهی روی داده باشد پس از احراز وقوع اشتباه و اعلام کتبی دفترخانه مربوط دایر بر این که سند معامله صحیح تنظیم گردیده با توضیح لازم در ستون ملاحظات ثبت یا سند مالکیت در رفع اشتباه اقدام گردد.
9 – در مواردی که حدود اربعه ملک در صورت مجلس تحدید یا صورت مجلس تفکیک یا تقسیم نامه رسمی یا دادنامه به طور صحیح قید شده ولیکن در موقع ثبت ملک در دفتر املاک حدی ساقط یا اشتباه شود پس از احراز وقوع اشتباه با توجه به سوابق مربوطه و انطباق با مجاور و نبودن اختلاف ،مراتب در ملاحظات ثبت و سند مالکیت قید شود.
10 – هرگاه در ذکر جهات اربعه ملک اشتباه شده و با همان اشتباه ملک در دفتر املاک ثبت شده باشد پس از احراز اشتباه به شرط این که اختلافی با مجاورین و همچنین اختلافی در حد فاصل نباشد اصلاح آن بلامانع است.
ز – امور متفرقه
1 – هرگاه در نتیجه تغییر وضع مجاور املاک ثبت شده و تبدیل حد به کوچه اصلاح سند مالکیت در حدی که قبلا به ملک مجاور و فعلا به کوچه محدود است تقاضا شود در صورتی که کوچه مورد بحث بن بست نباشد و شهرداری نیز عمومی بودن کوچه را تأیید نماید اصلاح ثبت دفتر املاک و سند مالکیت از این جهت مانعی نخواهد داشت .
2 – در مورد کسر مساحت و طول اضلاع چنانچه مالک کتباً تقاضای اصلاح سند مالکیت خود را بنماید و با کسر مساحت و طول اضلاع موافق باشد و مورد ثبت در وثیقه و بازداشت و بند (ز) نباشد اصلاح ثبت ملک و سند مالکیت بلامانع است .
3 – در مواردی که مساحت و طول اضلاع ملکی به منظور اجرای طرح شهرداری کسر و ثبت دفتر املاک و سند مالکیت اصلاح شده باشد و بعداً شهرداری از طرح اصلاحی انصراف حاصل نماید و مالک تقاضای اصلاح سند مالکیت را به صورت اولیه بنماید اصلاح ثبت و سند به وضع اولیه به شرط موافقت شهرداری بلامانع است.