در تعقیب متحدالمال نمره ۱۴۵۵۷- ۳۲۶۷۷ راجع به نظامنامة خرج وجوه مقدماتی منتشره در مجله شماره ۱۵۴۸ اینک طرز عمل نگاهداری و تهیه حساب و دفاتر محاسباتی و وظایف محاسبین و تحویلداران ذیلا تعیین می شود که از تاریخ وصول این متحدالمال دستورات صادره را رعایت و اجراء نموده و منتهی در پانزدهم هر ماه حساب ماه گذشته مخارج مقدماتی را تنظیم و به عنوان اداره محاسبات ثبت کل به پست خانه تحویل نمائید
۱- طرز عمل نسبت به حساب عایدات:
الف – تحویلدار وجوهی را که دریافت می نماید بایستی رسید چاپی صادر و در دفتر صندوق وارد نموده پس از امضاء سر چک را برای ثبت در دفتر محاسبات و امضاء محاسب ارسال دارد.
ب – در شعبی که محاسب و تحویلدار یک نفر است و دارای یکدفتر می باشد تحویلدار پس از تحویل وجه قبض رسید صادر و امضاء نموده پس از وارد نمودن در دفتر صندوق و ذکر نمره ترتیب (مقصود نمره ردیف دفتر است که برای تسهیل مقابله علاوه بر نمره اصلی قبض روی قبوض رسید باید گذارده شود) برای مقابله سر چک یا ته چک نزد مدیر شعبه ارسال داشته و مدیر شعبه موظف است که پس از تطبیق ته چک با سر چک را امضاء و تة چک را نیز پاراف کند.
ج – نمایندگانی که برای توزیع اظهار نامه بقراء و قصبات اعزام میشوند بمسئولیت خود مطابق قبوض رسید چاپی عواید حق الثبت و مخارج را صول نموده و طبق ته چک حساب خود را با صندوق شعبه یا اداره مربوطه تسویه مینمایند.
تبصره – بدیهی است وجوهی که دریافت می شود از همان بابت چک رسید صادر میشود و در مورد وجوه حق الثبت حتی الامکان باید در موقع وصول تمبر نیز در روی اظهارنامه الصاق یا باطل شود.
۲- طرز عمل نسبت بحساب مخارج.
الف – سند خرج طبق نظام نامه خرج مقدماتی مزبور و قراردادها در محاسبات با امضاء گیرنده وجه در دو نسخه تهیه و رئیس ادارة یا شعبه پس از رسیدگی بایستی صریحا اجازه پرداخت ذیل سند خرج داده سپس در دفاتر محاسبات و صندوق وارد و پس از ذکر نمره ترتیب صفحه خرج دفتر مقدماتی و مهر تحویلخانه پرداخت گردد.
تبصره [۱] کلیه دوائر و شعب از محل مخارج مقدماتی بایستی یک مهر مطابق این نمونه پرداخت شده نمرة …….. تهیه نمایند که بلافاصله پس از پرداخت سند خرج در دفتر صندوق وارد شده و نمره دفتر صندوق در متن مهر سند خرج ذکر شود.
تبصره ۱ [۲] مدیران جراید و مطابع هفته یکمرتبه صورت حساب خود را برای صدور سند خرج و دریافت حق الطبع بایستی به اداره مربوطه تحویل نمایند و در صورتی که پانزده روز بگذرد و صورت حساب را با اسناد آن تسلیم ننمایند حق دریافت وجه طبع اعلانات را ندارند ایام تعطیل مستثنی است.
تبصره ۲[۳] – نسبت به استرداد وجوه امانی که صاحبان آن به صندوق مراجعه می کنند باید با رعایت حواله و تصدیق صاحب محضر و یا مقام صلاحیت دار مربوطه و ذکر نمره ورقه هویت گیرنده در ظهر چک و اجازه پرداخت رئیس اداره و ثبت در دفتر پرداخت گردد (این ورقه پس از پرداخت در حکم سند خرج است)
تبصره ۳[۴] – وجوهی که بابت عایدات عمومی و قیمت تمبرهای الصاقی بمالیه محل تحویل می شود قبض رسید مالیه در حکم سند خرج و بایستی با مهر تحویل خانه و ذکر نمره صفحه ارسالی دفتر حق الثبت بعنوان مدارک عایدات ضمیمه صورت حسابی که به اداره مالیه میدهد بشود.
تبصره ۴[۵] – تحویل دار حق ندارد بدون اجازه کتبی رئیس خود وجهی پرداخت نماید.
ب – در آخر هر روز صفحه جمع و خرج دفتر صندوق و در آخر هر هفته صفحه جمع و خرج دفتر محاسبات بایستی بسته شده و در آخر هفته جمع و خرج هر دو دفتر با یکدیگر مطابق و صورت وضعیت برای ملاحظه رئیس اداره یا شعبه مربوطه ارسال شود و برای آن که در دفاتر اختلافی حاصل نشود لازم است که در آخر وقت هر روز جزء ارقام دو دفتر با هم مقابله شود.
۳- طرز تهیه و تنظیم صورت حساب
الف – شعب تابعه موظفند منتهی تا دهم هر برج راپرت جمع و صورت خرج خود را طبق اسناد خرج به اداره مرکزی تسلیم نمایند.
ب – ادارات مرکزی بلافاصله جمع هر شعبه را طبق راپرت شعبه بجمع دفتر محاسباتی گرفته و اسناد خرج را پس از رسیدگی بخرج دفتر گذارده و در نتیجه موجودی نقدی اول ماه شعبه را معین و حساب شعبه را تسویه مینماید.
ج – ادارات مرکزی نهایت تا پانزدهم هر برج باید بطوری که در مقدمه این دستور ذکر شده حساب مخارج مقدماتی حوزه ثبتی خود را با تفکیک عایدات هر شعبه تهیه و در صفحه دوم صورت حساب تحریر و به اداره محاسبات ثبت کل ارسال دارند.
د – ارقام اسناد خرج باید در ورقه نماینده مدل نمره با رعایت هر صفحه برای یکی از مواد مندرجه در متحدالمال نمره ۱۴۵۵۷- ۳۲۶۷۷- ذکر و بضمیمه یک ورقه از هر یک از اسناد بمرکز ارسال گردد خرج و جمع کل مخارج را که مربوط بیک نوع خرج است بصفحه سوم صورت حساب نقل دهید.
(مثلا ماده یک راجع بفوق العاده است یک صفحه یا بیشتر مطابق احتیاج برای فوق العاده اختصاص داده و کلیه ارقامی که بابت فوق العاده پرداخت شده در این صفحه نماینده تحریر و جمع آن را بصفحه سوم صورت حساب نقل می‌دهید)
هـ – کلیه ارقام را جمعا و خرجا در صفحه چهارم صورت حساب که صفحه خلاصه حساب است نقل داده و در نتیجه موجودی را تعیین مینمائید.
و – در صفحه اول صورت حساب جای مخصوصی برای هر گونه توضیح پیش بینی گردیده که برای توضیحات محتاج به تهیه مراسله جداگانه نباشید و ضمنا همه ماهه بایستی ریز کل موجودی را توضیح بدهید که چه مبلغ در بانک وجه و چه مبلغ در صندوق و یا در هر یک از شعب میباشد.
در خاتمه مقدار ………. نسخه صورت حساب و مقدار ……… نسخه نماینده اسناد برای آن اداره بوسیله بار نامه پستی ارسال گردید.
مدیرکل ثبت مملکتی – کاظم سمیعی