۱- مقدمه:
تبصره ۳ ماده ۱۰ قانون ثبت احوال: هرگاه اسناد یا دفاتر از بین برود در صورت وجود سابقه از روی سوابق و در صورت نبود سابقه با دعوت صاحبان اسناد بوسیله آگهی طبق مدارک موجود در دست آنان پس از رسیدگی، دفاتر یا اسناد معدوم تجدید می گردد.
مستفاد از تبصره مذکور این است که اجرای آن منحصرا ناظر به مواردی است که مسجل شود اسناد و یا دفاتر مطابق مقررات تنظیم لکن بر اثر حوادث ناشی از قوه قهریه و یا حوادث غیرمترقبه و سایر علل از بین رفته باشد.
۲- هرگاه اسناد یا دفاتر ثبت احوال کلا یا بعضا از بین برود رئیس اداره مربوطه می‌بایستی از طریق اداره کل استان متبوع مراتب را بلافاصله با ذکر علت و اینکه آیا سوابق از صاحبان اسناد (بند۵) در اداره موجود است یا خیر با شرح لازم به اداره کل خدمات سجلی سازمان منعکس نماید.
۳- رئیس اداره ثبت احوال ذیربط پس از اخذ مجوز کتبی در خصوص شروع بررسی از اداره کل خدمات سجلی و بعد از تشکیل پرونده و تکمیل آن از اداره کل استان تقاضای اعزام نماینده مینماید.
۴- مرجع بررسی و اتخاذ تصمیم در خصوص اسناد یا دفاتر از بین‌رفته با شورائی تحت عنوان شورای رسیدگی به اسناد از بین‌رفته متشکل از افراد ذیل خواهد بود:
الف: رئیس اداره ثبت احوال محل صدور
ب: بازبین اسناد سجلی و در صورت نبود وی بایگان اسناد سجلی اداره محل صدور
ج: نماینده متعهد و خبره به امور سجلی اداره کل ثبت احوال استان که به پیشنهاد معاون سجلی و حقوقی استان و تایید مدیر کل و در صورت نداشتن معاونت سجلی و حقوقی توسط مدیر کل رسما از بین کارمندان شاغل در سطح استان بجز کارمندان شاغل در اداره ثبت احوال ذیربط محل تشکیل شورا، تعیین خواهد شد.
تبصره ۱: اتخاذ تصمیم با اکثریت آرا معتبر است منوط به اینکه رای نماینده مدیر کل منفی نباشد.
تبصره ۲: جلسات شورا با حضور کلیه اعضا رسمی می باشد.
تبصره ۳: تصمیم شورا بر روی فرم نمونه ضمیمه این دستورالعمل (پیوست شماره ۱) صادر می گردد و بایستی مستند و با ذکر دلائل بوده و نظرات هریک از اعضاء شورا صریحا در فرم مذکور قید گردد.
تبصره ۴ : اعضاء شورای رسیدگی در اداره کل ثبت احوال امور خارجه متشکل از :
الف: رئیس اداره تمرکز
ب: نماینده خبره مدیر کل ثبت احوال امور خارجه
ج: نماینده خبره سجلی مدیر کل خدمات سجلی.
۵- در صورت وجود سابقه در اداره به طریق ذیل می‌بایستی اقدام گردد در این حالت تشریفات مربوط به آگهی صورت نخواهد گرفت:
الف: دفاتر ثبت شهرستانی – نسخه موجود از دو نسخه اسناد سجلی – اسناد سجلی هر یک از والدین که در آنها مشخصات سجلی متقاضی درج شده باشد- اعلامیه‌های رسمی ازدواج و طلاق – سند سجلی همسر که در آن مشخصات سجلی متقاضی قید گردیده باشد- دفتر ثبت فوت – دفاتر نام خانوادگی – دفتر یادداشتی – فرم کامل و معتبر حروف تهجی – فرم کامل پرشده و معتبر نمونه ۲ ت و صور مشمول چنانچه هر کدام به تنهایی یا به همراه هم معرف و مبین مشخصات سجلی صاحب سند که مورد نیاز برای تجدید سند باشند سابقه موجود در اداره تلقی می گردند.
ب: پس از تشکیل پرونده توسط اداره ثبت احوال محل وصول تقاضا و ارسال آن به اداره ثبت احوال محل صدور سند( در صورتی که محل آن جای دیگری باشد) در اداره ثبت احوال محل صدور توسط شورای رسیدگی پرونده دقیقا و برابر مقررات بررسی و اتخاذ تصمیم خواهد نمود.
ج: موارد ذیل بعنوان عدم وجود سابقه در اداره تلقی می گردند و می‌بایستی طبق بندهای مربوط در این دستورالعمل اقدام شود:
۱- چنانچه هیچ یک از سوابق و مدارک مندرج در قسمت الف در همین بند با تشخیص و تایید کتبی رئیس اداره ثبت احوال ذیربط وجود نداشته باشد.
۲- در صورت وجود برخی یا تعدادی از سوابق و مدارک مذکور که معرف و مبین مشخصات سجلی مورد نیاز برای تجدید سند صاحب سند نباشد به تشخیص کتبی رئیس اداره و تایید معاونت سجلی و حقوقی استان در صورت نبود وی تایید مدیر کل استان.
۶- در صورت عدم وجود سابقه در اداره به طریق ذیل عمل خواهد شد:
الف : اداره کل خدمات سجلی سازمان پس از اطلاع با بررسی دقیق در صورت عدم وجود سابقه پس از صدور مجوز شروع به رسیدگی از طریق اطلاعیه در رسانه های گروهی و یا انتشار آگهی در روزنامه های کثیرالانتشار از صاحبان اسناد جهت مراجعه به ادارات ثبت احوال ذیربط دعوت به عمل خواهد آورد. در صورت موافقت اداره کل خدمات سجلی عنداللزوم انتشار آگهی و یا اطلاعیه در رسانه های گروهی به طریق استانی یا شهرستانی توسط اداره کل ثبت احوال استان مربوط و یا اداره ثبت احوال ذیربط صورت خواهد گرفت.
ب: فرم تقاضا که نمونه آن ضمیمه این دستورالعمل است (پیوست شماره ۲) بایستی توسط صاحب سند از بین رفته و یا ولی و یا قیم یا سرپرست قانونی صاحب سند تکمیل و امضا گردد و متقاضی آن را به اداره ثبت احوال محل صدور شناسنامه یا اداره ثبت احوال محل اقامت خود تسلیم نماید.
ج: در مواردی که متقاضی اصل شناسنامه را ارائه نماید اداره ثبت احوال محل وصول تقاضا پس از اطمینان از اصالت شناسنامه و انجام احراز تعلق آن به ارائه دهنده از نظر مطابقت قیافه ظاهری با عکس ملصق به شناسنامه می‌بایستی برگه تقاضای تکمیل شده توسط متقاضی را همراه با اصل شناسنامه متقاضی و تصاویر مدارک مکتسبه معتبر ایرانی متقاضی (در صورت ارائه) را اخذ و پرونده را جهت انجام سایر مراحل تشکیل دهد و در صورتی که اداره ثبت احوال محل صدور جای دیگری باشد به آن اداره ارسال خواهد داشت چنانچه ولی یا قیم یا سرپرست قانونی صاحب سند متقاضی تجدید سند باشد تصویر مدارک ولایت یا قیمویت یا سرپرستی قانونی جهت تشکیل پرونده ضروری است.
د: مدارک مکتسبه مذکور در بند ج این بند می بایستی اصیل و معتبر باشد وتعلق آن به متقاضی احراز گردد و رسما توسط ارگانها و دستگاههای دولتی و قضائی و قانونگذاری و نهادهای انقلابی ایرانی صادر شده باشد و اصل آن توسط متقاضی به اداره ثبت احوال ارائه گردد و موارد ذیل می تواند باشد:
مدارک تحصیلی عکسدار – گواهینامه راهنمایی و رانندگی – دفترچه خدمات درمانی – کا رت معافیت یا کارت پایان خدمت وظیفه عمومی – اسناد رسمی ازدواج و یا طلاق – سند رسمی مالکیت – گذرنامه – شناسنامه فرزندان – شناسنامه والدین – پروانه کسب رسمی عکسدار یا اصل هرگونه مدرک مکتسبه معتبر دیگری که مشخصات کامل سجلی در آن درج گردیده باشد و در صورتی که اصالت هریک از مدارک مذکور در این قسمت مورد تردید قرار گیرد از طریق مکاتبه با مراجع صادرکننده آن مدرک نسبت به رفع تردید اقدام خواهد شد.
هـ – اداره ثبت احوال محل وصول تقاضا ملزم است تصاویر مدارک مکتسبه مذکور در بند د ارائه شده را پس از مطابقت با اصل آن می بایست جمله (تصویر برابر اصل است) را در ظهر آنها قید و پس از امضا آن را ممهور به مهر اداره نموده و ضمیمه پرونده متشکله نماید.
و- شورای رسیدگی پس از بررسی دقیق در صورتی که مدارک مکتسبه معتبر و ایرانی مبین و معرف مشخصات لازم جهت تجدید سند از بین رفته صاحب سند باشد آنان را مستند تجدید سند قرار داده و اتخاذ تصمیم می نماید.
۷- در صورتی که اسناد و یا دفاتر کلا یا بعضا از بین رفته باشد و متقاضی بدون انتشار آگهی به اداره ثبت احوال محل صدور و یا محل اقامت مراجعه نماید و شناسنامه اصیل و معتبر داشته باشد نظیر موارد مربوط به بند ۶ اقدام خواهد گشت لکن انتشار اطلاعیه یا آگهی صورت نخواهد گرفت.
۸- در هر صورت اخذ تاییدیه از ادارات ثبت احوال محل صدور اسناد سجلی والدین یا فرزندان متقاضی حسب مورد برای تکمیل پرونده ضروری است.
۹- در صورتی که در شناسنامه اصیل والدین یا شناسنامه اصیل فرزندان و یا در تاییدیه مذکور در بند ۸ مشخصات والدین متقاضی یا فرزندان وی برحسب مورد وجود نداشت طبق ماده ۱۲۷۳ قانون مدنی اخذ اقرارنامه رسمی سه طرفه از پدر و مادر و متقاضی مبنی بر رابطه نسب در خصوص اینکه متقاضی فرزند وی می باشد ضروری است و در صورتی که صاحب سند صغیر باشد ارائه حکم قطعی دادگاه و یا اقرارنامه رسمی مذکور دوطرفه از پدر و مادر به شرط آنکه منازعی در بین نباشد و بر اساس قانون و عادت امکان پذیر باشد ضروری است.
۱۰- شورا در هنگام بررسی پرونده های مطروحه در صورت نیاز به منظور تطبیق خط و امضاء مامور مربوط از وجود کارمندان اعم از شاغل و بازنشسته و یا اداره تشخیص هویت جهت بررسی موضوع استفاده نماید. در صورت عدم اصالت خط و امضاء مندرج در شناسامه با خط و امضای مامور مربوطه اینگونه شناسنامه‌ها مجعول تلقی گردیده و با ارائه‌دهنده آن برابر مقررات مربوط رفتار خواهد گردید.
در موارد ذیل متقاضی مشمول این دستورالعمل نبوده و موردی برای تجدید اسناد آنان وجود نخواهد داشت.
الف: در صورتی که متقاضی فاقد اصل شناسنامه و هرگونه سوابق سجلی (که معرف و مبین مشخصات سجلی مورد نیاز جهت تجدید سند است) باشد.
ب : درصورتی که شورا در هویت و تابعیت متقاضی تردید نماید .
۱۲ – رئیس اداره پس از صدور رای شورا درصورتی که رای دال بر تجدید سند باشد پرونده امر را جهت تنظیم سند به بازبین اسناد سجلی و درصورت نبود وی به بایگان ارجاع خواهد نمود .
۱۳ – بازبین اسناد سجلی و درصورت نبود وی بایگان، سند سجلی را مستند به رای صادره شورا تنظیم و در محل توضیحات سند تاریخ و شماره رای شورا را توضیح داده و به امضاء اعضاء شورا که ذیل رای را امضاء نموده اند خواهد رساند. قید نام و نام خانوادگی اعضاء شورا در ذیل امضاء آنان ضروری است.
۱۴ – درصورتی که تجدید سند مبتنی بر سوابق موجود در اداره ثبت احوال باشد به امضاء صاحب سند نیاز نخواهد بود در غیر این صورت امضاء اعلام کننده یا اظهار کننده لازم میباشد .
۱۵ – در مواردی که تجدید سند با استفاده از مدارکی صورت بگیرد که برای تکمیل مشخصات کلیه موارد مندرج در سند کافی نباشد پس از تجدید سند حسب مورد نسبت به تکمیل مشخصات مانند سایر موارد مشابه از طریق هیئت حل اختلاف اقدام لازم بعمل خواهد آمد .
۱۶ – سند تنظیمی با رعایت مقررات مربوط در محل و ردیف خود گذاشته شده ولی چنانچه اسناد یک قریه یا حوزه یا اداره کلاً از بین رفته باشد اسناد بترتیب مراجعه متقاضیان با شماره و ردیف و تاریخ صدور جدید تنظیم میگردد و شماره ردیف و تاریخ صدور اسناد از بین رفته حسب مورد در اسنادی که جدید تنظیم میشود توضیح داده خواهد شد.
۱۷ – رئیس اداره ثبت احوال محل تنظیم سند موظف است پس از تنظیم سند و صدور شناسنامه یک نسخه از رای صادره توسط شورای مذکور را (اعم از اینکه مفاد رای متضمن دستور به تجدید سند باشد یا نباشد) از طریق اداره کل ثبت احوال استان به اداره کل خدمات سجلی سازمان ارسال نماید .
۱۸ – اداره کل خدمات سجلی پس از وصول رای صادره مفاد آن را دقیقاً مورد بررسی قرار میدهد و درصورت نیاز میتواند سوابق را نیز از اداره ثبت احوال ذیربط اخد نماید .
۱۹ – اداره کل خدمات سجلی درصورت وجود تخلف مراتب را به دفتر امور حقوقی سازمان جهت رسیدگی به تخلف و یا جرم اعلام مینماید و دفتر حقوقی طبق مقررات مربوط حسب مورد اقدامات لازم را نموده و نسبت به پیگیری متخلفین نیز اقدام خواهد نمود .
۲۰ – اداره کل خدمات سجلی رای ارسال شده توسط اداره کل استان را پس از بررسی دقیق بطور منظم در مجلدهای دویست برگی تجلید و نگهداری خواهد نمود.
۲۱ – اداره ثبت احوال محل تنظیم سند یک نسخه از رای شورا و مجوز صادره از اداره کل خدمات سجلی را در بایگانی اسناد تجلید و نگهداری خواهد نمود و نسخه دیگری به ضمیمه پرونده بصورت مرتب نگهداری خواهد شد تا بموقع (چگونگی آن بعداً اعلام میگردد) امحاء گردد.
۲۲ – چنانچه اسناد سجلی یا دفاتر که بایستی حداقل تا انقضا، ۱۲۰ سال نگهداری شود به هر علتی قبل از انقضاء مدت مذکور به علت شرایط جوی و سایر دلایل هر منطقه در شرف نابودی و از بین رفتن باشد به استناد تبصره ۳ ماده ۱۰ قانون بازسازی آنها بلامانع است .
۲۳ – شورای رسیدگی با وصول گزارش رئیس اداره ثبت احوال ذیربط مورد را با ملاحظه اسناد بدون اخذ مجوز شروع به بررسی از اداره کل خدمات سجلی رسیدگی نموده و در صورتی که تشخیص به نیاز بازسازی اسناد حاصل نمود حسب مورد رای لازم را صادر خواهد نمود .
۲۴ – در صورتی که رای شورای رسیدگی مبنی بر بازسازی سند یا دفتر باشد سند یا دفتر جدید با توجه به مندرجات و اصول اسناد و دفاتر اولیه بوسیله بازبین اسناد سجلی تنظیم و ذیل آن را اعضاء شورا امضاء نموده و بعد از آن انجام امور سجلی صاحبان اینگونه اسناد طبق اسناد جدید بازسازی شده خواهد بود .
۲۵ – هرگونه تحولات و تغییرات و شماره مسلسل و سری شناسنامه‌های صادر شده در اصول اسناد میبایست در موقع بازسازی اسناد جدید قید گردد .
۲۶ – اصول اسناد به همان نحو که موجود است میبایست در محل خود و در بایگانی اسناد سجلی حفظ و نگهداری شود .
۲۷ – مشخصات سجلی اسناد بازسازی شده نباید هیچگونه مغایرتی با اصول اسناد اولیه داشته باشند .
۲۸ – یک نسخه از آراء صادر در این رابطه نیز میبایست تجلید و نگهداری شده و نسخه دیگر به اداره کل خدمات سجلی فرستاده شود .
۲۹ – کلیه دستورات و دستورالعملهای مغایر با مفاد این دستورالعمل از تاریخ ابلاغ به واحدهای تابعه ملغی اعلام میگردد .