هیئت امنای سازمان تأمین اجتماعی و صندوقهای تابعه، در اجرای تبصره ذیل ماده ٢۰ آیین‌نامه اجرایی هیأت امنا )مصوب ١٣/۰٩/١۴۰۰( آیین‌نامه مالی و معاملاتی دبیرخانه را به شرح زیر تصویب نمود.
ماده ١ـ در این آیین نامه عبارات و اصطلاحات زیر در معانی ذکرشده به کار میرود:
١ـ هیئت امنا: هیئت امنای سازمان تأمین اجتماعی و صندوقهای تابعه که بر اساس قانون اصلاح ماده ١١٣ قانون مدیریت خدمات کشوری و چگونگی تعیین مدیریت سازمان تأمین اجتماعی و صندوقهای بازنشستگی و بیمه‌های درمانی )مصوب اسفند ١٣٨٨( تشکیل میشود.
٢ـ آیین‌نامه: آیین‌نامه اجرایی هیئت امنا مصوب یکصد و هفدهمین جلسه هیأت امنا مورخ ١٣/۰٩/١۴۰۰.
٣ ـ دبیرخانه: دبیرخانه هیئت امنا که طبق ماده ١۶ آیین‌نامه به عنوان یک شخصیت حقوقی مستقل غیر دولتی تشکیل و طی شماره شناسه ملی ١۴۰١١١٩۰۴٩٣ در پایگاه اطلاعات اشخاص حقوقی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور به ثبت رسیده است.
۴ـ دبیر: دبیر هیئت امنا که طبق ماده ١۴ آیین‌نامه منصوب میشود.
۵ ـ رییس: مشاور و رییس دبیرخانه که طبق ماده ١٨ آیین‌نامه منصوب می شود.
۶ ـ کمیسیون معاملات: کمیسیون معاملات دبیرخانه که به ریاست رییس و با عضویت معاون اداری، مالی و پشتیبانی، معاون نظارت و ارزیابی، مدیر مالی و مدیر اداری دبیرخانه برگزار میشود.
ماده ٢ـ دبیرخانه دارای استقلال اداری و مالی بوده و موظف است کلیه عملیات مالی خود را بر اساس مفاد این آیین‌نامه انجام دهد.
ماده ٣ـ سال مالی دبیرخانه یک سال کامل هجری شمسی است که از اول فروردین ماه هر سال شروع شده و در پایان همان سال خاتمه می یابد. به استثنای سال اول که از تاریخ ثبت دبیرخانه آغاز و در آخر اسفندماه همان سال پایان می‌یابد.
ماده ۴ـ حسابهای بانکی دبیرخانه به تشخیص رئیس دبیرخانه و با رعایت مقررات مربوطه افتتاح و با امضای توامان دبیر هیئت امنا و رئیس دبیرخانه همراه با مهر دبیرخانه معتبر بوده و قابلیت برداشت خواهد داشت.
ماده ۵ ـ کلیه نامه‌های اداری، قراردادهای همکاری نیروی انسانی، اسناد، اوراق تعهدآور و قراردادهای در سطح معاملات کوچک و متوسط )به استثنای حسابهای بانکی موضوع ماده ۴ فوق( با امضای رییس دبیرخانه همراه با مهر دبیرخانه معتبر بوده و اسناد، اوراق تعهدآور و قراردادهای در سطح معاملات بزرگ با امضای توأمان دبیر هیئت امنا و رئیس دبیرخانه همراه با مهر دبیرخانه معتبر خواهد بود.
ماده ۶ ـ بودجه دبیرخانه، برنامه مالی دبیرخانه برای یک سال مالی است که مطابق با ماده ٢١ آیین‌نامه و بر اساس برنامه‌های کوتاه مدت و عملیاتی تهیه شده و حاوی پیش‌بینی منابع مالی و برآورد هزینه‌ها برای انجام عملیات و فعالیتها به منظور تحقق سیاستها و اهداف دبیرخانه میباشد.
تبصره: بودجه مانده مصرف نشده سنوات قبل به عنوان منابع سال جاری محسوب میشود.
ماده ٧ـ منابع مالی دبیرخانه شامل وجوهی است که با توجه به ماده ٢١ آیین‌نامه و تبصره ذیل آن، تحت عنوان بودجه سالانه به حساب دبیرخانه واریز میشود.
ماده ٨ـ مصارف مالی عبارت است از مصرف اعتبارات مصوب تخصیص داده شده در قبال انجام تعهد یا عناوین مشابه که طبق مقررات مربوطه پرداخت میشود.
ماده ٩ـ صورتهای مالی دبیرخانه طبق اصول و استاندارهای حسابداری، به صورت سالانه تهیه و پس از تأیید رئیس و دبیر، حداکثر تا پایان خردادماه سال بعد، به هیئت امنا ارائه خواهد شد.
ماده ١۰ـ روش حسابداری دبیرخانه تعهدی بوده و رعایت کلیه الزامات و استانداردهای حسابداری ضروری است.
ماده ١١ـ انجام معاملات در چارچوب بودجه مصوب، با رعایت مقررات و بر اساس حدنصاب معاملات سالانه که توسط هیأت وزیران تصویب و اعلام میگردد، به شرح زیر انجام میشود:
الف(معاملات کوچک: با اخذ استعلام بهای شفاهی و حصول اطمینان از رعایت صرفه و صلاح دبیرخانه، با تایید رییس.
ب(معاملات متوسط: با اخذ حداقل سه استعلام بهای کتبی و حصول اطمینان از رعایت صرفه و صلاح دبیرخانه، با تصویب کمیسیون معاملات.
ج(معاملات بزرگ: با برگزاری و رعایت تشریفات مناقصه/مزایده، با تصویب کمیسیون معاملات و تایید دبیر.
تبصره: ترک تشریفات مناقصه/مزایده پس از طرح در کمیسیون معاملات، با ارائه گزارش توجیهی توسط رییس، تایید دبیر و تصویب رییس هیئت امنا امکان پذیر خواهد بود.
ماده ١٢ـ به منظور پرداخت هزینههای ضروری و اجتناب ناپذیر و جلوگیری از ایجاد وقفه در امور دبیرخانه، تا سقف دو برابر مبلغ معاملات کوچک و بر اساس دستورالعمل مربوطه، تنخواه در اختیار تنخواه‌دار دبیرخانه قرار خواهد گرفت.
ماده ١٣ـ به منظور حفظ و صیانت از اموال و داراییها و تحویل، تحول و تنظیم حسابهای اموال منقول و غیرمنقول دبیرخانه، یک نفر از همکاران دبیرخانه، بعنوان امین اموال، توسط رییس منصوب و وظایف محوله طبق دستورالعمل مربوطه را انجام خواهد داد.
ماده ١۴ـ دستورالعمل‌های مرتبط با مواد این آئین‌نامه با پیشنهاد رییس و تأیید دبیر، لازم‌الاجرا خواهد بود.
ماده ١۵ـ این آیین‌نامه در ١۵ ماده و ٢ تبصره در تاریخ ١٨/۰٣/١۴۰١ به تصویب هیئت امنا رسیده و از تاریخ ابلاغ، لازم‌الاجرا بوده و هرگونه تغییر و اصلاح آن منوط به تصویب هیئت امنا میباشد.