آیین نامه حسابداری‌ها و ممیزی حسابها – شماره ۱۷۸/۲۰ (تغییر سیستم سهمیه‌های ماهیانه بودجه)

برای اینکه اداره امور مالی بنحو اثر بخش
تر تأمین گردد، وزارت دارائی تغییر سیستم سهمیه‌های ماهیانه را لازم تشخیص داده است.
هر وزارتخانه‌ ـ اداره کل ـ یا نمایندگی مالی بایستی ماهیانه صورتی از احتیاجات پیش‌بینی شده از محل هر یک از اعتبارات بودجه را جهت ماه بعد تهیه و ارسال دارند. این پیش‌بینی‌ها از طرف اداره کل حسابداری‌ها و ممیزی حسابها مورد بررسی قرار گرفته و پس از تبدیل یا تصویب آن از طرف وزارت دارائی مبلغی که ضمن جدول‌ جاری اعطاء شده به
علاوه باقی مانده سهمیه‌های سابق بودجه مجاز نمایندگی مربوطه را جهت ماهی که درخواست نموده تعیین خواهد نمود.

۱ـ از این برنامه دو مقصود در نظر است:
اولاًـ حُسن اجرای امورمالی ایجاب می‌کند که وزارت دارائی از جریان احتیاجات پولی وزارتخانه بطور جاری مستحضر باشد چون بودجه دولت روی اساس درآمدهای پیش‌بینی شده قرار دارد وسائلی بایستی در نظر گرفته شود که برحسب اقتضای اوضاع فعلی نسبت به بودجه جرح و تعدیل‌های لازم به عمل آید. ثانیاً هر یک از وزارتخانه‌ها بایستی در نگاهداری وجوه و تأمین حداکثر صرفه‌‌جوئی و حُسن اداره امور منتهای کوشش را مبذول دارد بودجه هر وزارتخانه عبارت از پیش‌بینی وجوه محتاج‌الیه و تصویب شده به منظور اجرای برنامه و عملیات آن وزارتخانه می‌باشد.
هر نمایندگی مالی بایستی در عرض سال گاه به
گاه برنامه و احتیاجات خود را تجدیدنظر نموده و جرح و تعدیل‌های لازم و صرفه‌جوئیهای ممکن را بدون اینکه لطمه‌ای به کار وارد سازد به عمل آرد. تنظیم درخواست سهمیه ماهیانه بدین منظور کمک نموده و ادامه پیشرفت کار را از طرف وزارت دارائی مقدور خواهد ساخت.

۲ـ عملیاتی که به موجب این سیستم بایستی اجراء شود به قرار زیر می‌باشد:
در پانزدهم هر ماه هر وزارتخانه یا اداره کل بایستی فرم درخواست سهمیه پیوست را حاوی احتیاجات پیش‌بینی شده از محل هر یک از اعتبارات بودجه جهت ماه بعد در سه نسخه ارسال دارند.
درخواست سهمیه به اداره تطبیق اسناد و تعهدات اداره حسابداریها و ممیزیهای وزارت دارائی تسلیم خواهد شد و مواقعی که مصرف وجه مورد نیاز واضح نباشد فرم نامبرده بایستی به پیوست صورتی حاکی از مصارف وجوه مورد احتیاج فرستاده شود صورت نامبرده بایستی به قدری جامع باشد که بتوان درخواست را تجزیه نموده و لزوم سهمیه درخواستی را تشخیص داد.

۳ـ پیش‌بینی مربوطه پس از بررسی جهت تصویب به وزارت دارائی تقدیم خواهد شد هرگونه جرح و تعدیلی که در سهمیه لازم باشد در ستون ۷ فرم قید گردیده و رونوشت تصویب شده قبل از شروع ماه موضوع درخواست به اداره مربوطه اعاده داده خواهد شد.

۴ـ سهمیه مصوبه از محل هر ماه ناظر به اعتبار هر یک از نمایندگیها بوده و نبایستی بدون اجازه قبلی وزارت دارائی علاوه بر سهمیه‌هائی که رویهم رفته اعطاء شد تعهداتی به عمل آید.
سهمیه‌هائی که از اعتبارات بودجه سالیانه نمایندگیها تجاوز کند مورد موافقت واقع نشده و اداره تطبیق اسناد نمی‌تواند درخواستهای علاوه بر سهمیه ها را تسجیل نماید.

۵ ـ فرم ماهیانه بایستی به ترتیب پائین تنظیم شود اسم وزارت یا اداره، نام ماهی که جهت آن درخواست سهمیه می‌شود و تاریخ تنظیم درخواست بایستی در فواصل مختلفه در بالای فرم نوشته شود.

ستون ۱ـ در این ستون بایستی شماره هر یک از مواد بودجه که دارای اعتبار می‌باشد قید شود.
مواد معمولی در روی فرم نوشته می‌شود و سایر شماره‌های مواد را برحسب لزوم روی خطوط خالی وارد می‌نمایند.

ستون ۲ـ اعتبار بودجه سالیانه هر ماه در مقابل شماره ماده بخصوص به خود نوشته می‌شود جمع این ستون بایستی با جمع بودجه سالیانه هر وزارتخانه یا اداره کل نمایندگی مطابقت نماید.

ستون ۳ـ جمع سهمیه‌های مصوبه جهت ماههای پیش برای هر یک از مواد بودجه بایستی بطور یکجا در این ستون قید شود. برای مهرماه یعنی اولین ماهی که این فرم فرستاده می‌شود بایستی جمع کل درخواستهائی که تا آخر مرداد ۱۳۲۳ به اداره تطبیق اسناد فرستاده‌اند به
علاوه جمع کل درخواستهائی که پیش‌بینی می‌شود در شهریورماه فرستاده خواهد شد در این ستون قید نمایند.

ستون ۴ـ در این ستون بایستی تفاوت بین ستون ۲ و ستون ۳ نوشته شود.

ستون ۵ ـ در این ستون بایستی صرفه‌جوئیهای سالیانه که اداره پیش‌بینی می‌نماید در اثر حُسن جریان عملیات یا در نتیجه تقلیل یا حذف کار حاصل خواهد شد قید شود چون در هر ماه اوضاع جدیدی پیش می‌آید و تجربه حاصل می‌شود در این پیش‌بینی بایستی تجدیدنظر شود.

ستون ۶ ـ در این ستون بنابر عملیاتی که جهت یک ماه در نظرگرفته شده و تعهداتی که بایستی تأمین شود. باید بهترین برآورد را از احتیاجات یک ماهه قید نمایند.

ستون ۷ـ این ستون نبایستی از طرف وزارت ـ اداره کل یا نمایندگی درخواست کننده پر شود. چنانچه سهمیه‌های درخواستی موضوع ستون ۶ مورد موافقت قرار نگرفته جرح و تعدیل‌هائی را که وزارت دارائی لازم بداند در این ستون وارد نموده و فرم به وزارت اداره کل یا نمایندگی مربوطه اعاده داده خواهد شد.

۶ ـ همان طوری که اعتبارات بودجه ناظر به هزینه‌های انجام شده در گذشته می‌باشند به همان نحو جمع کل سهمیه‌های مصوبه یا جرح و تعدیل شده وضعیت وزارت ـ اداره کل یا نمایندگی مربوطه را کنترل خواهد نمود. ذیل فرم بایستی از طرف وزیر یا رئیس اداره کل یا نمایندگی و رئیس حسابداری گواهی شود.

۷ ـ درست است که اجرای یک چنین اسلوب جدید عمل تولید اشکالات عدیده خواهد نمود معذلک به موجب این اسلوب پیش‌بینی هزینه امری غیرممکن نبوده و در جاهای دیگر به خوبی مورد عمل می‌باشد و بنابر تجربه و آزمایش در پیش‌بینی دقیقی مهارت حاصل خواهد شد و تا موقع حصول این مهارت و برای این که برآوردهای واقعی به دست آید مقرر می‌دارد که در عرض ماه درخواستهای سهمیه متمم ارسال شود معذلک بایستی از ارسال این گونه درخواستها حتی‌المقدور خودداری شود و چنانچه معلوم گردد که احتیاجات یک ماهه درست پیش‌بینی نشده فرم مشابهی « با ذکر متمم» ارسال دارند.

۸ ـ اولین درخواست سهمیه طبق این اسلوب بایستی جهت ماه مهر ارسال گردد و درخواست نامبرده بایستی بی‌درنگ طبق آیین‌نامه به اداره تطبیق اسناد و تعهدات تسلیم شود.
هرگونه اشکالاتی که نسبت به این دستور یا عملیات مربوطه به این اسلوب داشته باشید به رئیس اداره تطبیق اسناد رجوع فرمائید.

۹ـ بخشنامه شماره ۱۸۳۲۲ مورخه یکم شهریور ۱۳۲۲ به موجب این آیین‌نامه ملغی است.

۱۰ـ اداره کل حسابداریها و ممیزی‌ها و رؤسای حسابداری مسئول اجرای این آیین‌نامه می‌باشند.

وزیر دارایی