شماره ۶۴۵/۴۰۱/۱/۳۳۱۳ – ۱۴۰۳/۱۲/۲۲
آن وقتی احساس رضایت کنید که ببینید نوجوان دبیرستانی شما، جوان دانشجوی شما، با همان چشم به دفاع مقدس نگاه می کند که شما نگاه می کنید. حضرت امام خامنه ای (مد ظله العالی)
مدیرمسئول روزنامه رسمی کشور
برابر ماده ۲ و بند (ز) ماده ۷ اساسنامه بنیاد حفظ آثار و نشر ارزش های دفاع مقدس و مقاومت مصوب مقام معظم رهبری و فرماندهی معظم کل قوا حضرت امام خامنه ای (مدظله العالی)، یک نسخه از آیین نامه «حفظ و نگهداری اسناد و مدارک دفاع مقدس» مشتمل بر ۱۰ صفحه، ۱۰ ماده و ۵ تبصره که با برخی اصلاحات در دوازدهمین جلسه هیئت امنای بنیاد حفظ آثار و نشر ارزش های دفاع مقدس و مقاومت، مورخه ۱۴۰۲/۱۱/۲۸ به تصویب رسیده است، برای درج در روزنامه رسمی کشور ارسال می گردد.
رئیس ستاد کل نیروهای مسلح و رئیس هیأت امنای بنیاد
سرلشکر پاسدار محمٌد باقری
“نگهداری اسناد، پردازش اسناد، تدوین اسناد، اینها خیلی مهم است، اینها [مسئولین امر] نبایستی بگذارند از دست برود، در اختیار محققین قرار بگیرد.” حضرت امام خامنه ای (مدظله العالی)
در جمع هنرمندان و پژوهشگران عرصه دفاع مقدس ۱۳۸۸/۰۶/۲۴
بسم الله الرحمن الرحیم
آیین‌نامه حفظ و نگهداری اسناد و مدارک دفاع مقدس
مقدمه
حفاظت و نگهداری از آثار و ارزش های دفاع مقدس و ثبت حماسه های جاودانه امت اسلام و آثار آن در شئون فرهنگی، سیاسی، اجتماعی، اقتصادی و نظامی و جلوگیری از نابودی و تحریف و یا به فراموشی سپرده شدن میراث گران بهای خون پاک ایثارگران اسلام و دستاوردهای دفاع مقدس در ماده (۳) اساسنامه بنیاد مصوب ۱۳۸۳/۱۲/۲۲ مقام معظم رهبری و فرماندهی کل قوا حضرت امام خامنه ای عزیز(مدظله العالی) تصریح شده است. این آئین نامه در راستای تداوم اقدامات بنیاد و تحقق تدابیر مقام معظم رهبری در بخش حفظ و نگهداری اسناد و مدارک دفاع مقدس تدوین می شود.
ماده ۱) هدف
هماهنگی و ایجاد وحدت رویه برای مدیریت بر فرآیند “شناسایی، جمع آوری، تنظیم، پردازش، ثبت، حفظ، نگهداری و بهره برداری از اسناد مرتبط با دفاع مقدس” برای جلوگیری از تحریف و فراموشی تاریخ، تسریع در بهره برداری از میراث گران بهای دفاع مقدس با مشارکت و همکاری دستگاه های مرتبط.
ماده ۲) تعاریف و اختصارات
۱ـ۲ـ بنیاد: بنیاد حفظ آثار و نشر ارزش های دفاع مقدس.
۲ـ۲ـ اساسنامه بنیاد: اساسنامه بنیاد حفظ آثار و نشر ارزش های دفاع مقدس، مصوب ۱۳۸۳/۱۲/۲۲ مقام معظم رهبری و فرماندهی کل قوا.
۳ـ۲ـ شورای اسناد و مدارک: منظور شورای اسناد و مدارک دفاع مقدس به عنوان مرجع سیاستگذاری، هدایت، هماهنگی و نظارت در خصوص اسناد و مدارک دفاع مقدس است.
۴ـ۲ـ کارگروه اسناد و مدارک استانی: منظور کارگروه تخصصی «آموزش، پژوهش و اسناد دفاع مقدس» یکی از زیرمجموعه های شورای هماهنگی حفظ آثار و نشر ارزش های دفاع مقدس استان ها (مصوب هیئت امنای بنیاد مورخ ۱۳۹۳/۱۲/۲۱) محسوب می شود.
۵ ـ۲ـ سازمان اسناد: منظور سازمان اسناد و مدارک دفاع مقدس می باشد که در تابعیت بنیاد حفظ آثار و نشر ارزش های دفاع مقدس قرار دارد.
۶ ـ۲ـ سازمان اسناد ملی: منظور سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران می باشد.
۷ـ۲ـ اسناد: کلیه اطلاعات و آثار مکتوب و غیرمکتوب در هر شکل یا هر نوع رسانه که در راستای انجام وظایف قانونی یا فعالیت شخصی و سازمانی تولید یا دریافت شده و محتوای آن قابل استناد، دارای ارزش حفظ و نگهداری و انتقال اطلاعات یا پیام باشد.
۸ ـ۲ـ اسناد و مدارک دفاع مقدس: هرگونه اطلاعات ثبت و ضبط شده در هر قالب و هر نوع رسانه (اعم از نوشتاری، دیداری، شنیداری و الکترونیکی) که توسط اشخاص حقیقی و حقوقی یا سازمان ها، در راستای انجام وظایف سازمانی یا فعالیت ها و علائق شخصی ، ایجاد یا دریافت شده و موضوع آنها مستقیم و یا غیر مستقیم در خصوص جنگ تحمیلی هشت ساله (۱۳۵۹/۰۶/۳۱ لغایت ۱۳۶۷/۰۵/۲۷) و نیز رخدادهای پیرامونی و یا مرتبط با آن ، قبل از آغاز رسمی و بعداز پایان دفاع مقدس و اسناد جبهه مقاومت است که به عنوان گواهی فعالیت برای مراجعه و یا استناد، واجد ارزش نگهداری دائمی می باشد، نظیر مکاتبات فرماندهان یگان های رزمی، وصیت نامه ها، دست نوشته ها و نامه شخصی رزمندگان، مصاحبه تاریخ شفاهی، فیلم ها، عکس ها، طرح ها، نقشه ها و کالک های عملیاتی تولید یا دریافت می شود را شامل می گردد. اسناد مرتبط با بنیاد شهید و امور ایثارگران با هماهنگی آن بنیاد انجام می شود.
۹ـ۲ـ سازمان ها و دستگاه های مجری و مشمول: کلیه دستگاه های لشگری و کشوری، سازمان ها، نهادهای انقلاب اسلامی و شرکت های تحت پوشش وابسته یا تابعه آنها و شرکت هایی که به نحوی از انحاء از بودجه عمومی استفاده می نمایند، مؤسسات فرهنگی و سازمان های مردم نهاد، مؤسسات عمومی غیردولتی.
ماده ۳) مستندات
الف ـ بندهای”الف، هـ ، و، ز” از ماده (۳) اساسنامه بنیاد
ب ـ هدف های راهبردی (۲ و۳) از موضوع راهبردی شماره(۱) سند راهبردی بنیاد
ج ـ فصل پنجم آئین نامه حفاظت اسناد، مدارک و اطلاعات طبقه بندی شده نوشتاری و الکترونیکی در نیروهای مسلح ابلاغی ۱۳۹۳/۰۵/۱۸
د ـ آئین نامه حفاظت اسناد و مدارک طبقه بندی شده ابلاغی شورای عالی امنیت ملی.
ه ـ قانون اساسنامه سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران مصوب ۱۳۴۹/۰۲/۱۷ و اصلاحیه شورای عالی اداری ۱۳۸۱/۰۶/۰۹.
ماده ۴) ترکیب شورای اسناد و مدارک دفاع مقدس
۱ـ۴ـ رئیس بنیاد حفظ آثار و نشر ارزش های دفاع مقدس (رئیس)
۲ـ۴ـ معاون اسناد ملی سازمان اسناد و کتابخانه ملی
۳ــ۴ـ رئیس شورای اسناد ملی
۴ـ۴ـ نماینده تام الاختیار دادستان کل کشور
۵ ـ۴ـ نماینده تام الاختیار رئیس دیوان محاسبات کشور
۶ ـ۴ـ نماینده تام الاختیار ستاد کل نیروهای مسلح.
۷ـ۴ـ نماینده تام الاختیار فرمانده کل آجـا
۸ ـ۴ـ نماینده تام الاختیار فرمانده کل سپـاه
۹ـ۴ـ نماینده تام الاختیار فرمانده کل انتظامی
۱۰ـ۴ـ نماینده تام الاختیار وزیر جهاد کشاورزی
۱۱ـ۴ـ نماینده تام الاختیار وزیر دفاع و پشتیبانی نیروهای مسلح.
۱۲ـ۴ـ نماینده تام الاختیار وزیر امور خارجه.
۱۳ـ۴ـ نماینده تام الاختیار وزیر میراث فرهنگی، صنایع دستی و گردشگری.
۱۴ـ۴ـ نماینده تام الاختیار وزیر فرهنگ و ارشاد اسلامی.
۱۵ ـ۴ـ نماینده تام الاختیار وزیر بهداشت، درمان و آموزش پزشکی.
۱۶ ـ۴ـ نماینده تام الاختیار وزیر علوم، تحقیقات و فناوری.
۱۷ـ۴ـ نماینده تام الاختیار وزیر کشور.
۱۸ ـ۴ـ نماینده تام الاختیار سازمان فرهنگ و ارتباطات اسلامی.
۱۹ـ۴ـ نماینده تام الاختیار رئیس بنیاد شهید و امور ایثارگران.
۲۰ـ۴ـ نماینده تام الاختیار رئیس سازمان میراث فرهنگی، صنایع دستی و گردشگری.
۲۱ـ۴ـ نماینده تام الاختیار رئیس سازمان صدا و سیما.
۲۲ـ۴ـ نماینده تام الاختیار مدیریت حوزه های علمیه.
۲۳ـ۴ـ نماینده تام الاختیار رئیس دفتر سیاستگذاری و نظارت راهبردی حفاظت اطلاعات نیروهای مسلح.
۲۴ـ۴ـ نماینده تام الاختیار رئیس دفتر عقیدتی و سیاسی فرماندهی کل قوا.
۲۵ ـ۴ـ رئیس سازمان اسناد و مدارک دفاع مقدس (دبیر و عضو شورا).
تبصره ۱: بنا به پیشنهاد دبیر و موافقت رئیس شورای اسناد و حسب ضرورت، از نمایندگان سازمان های لشکری و کشوری و کارشناسان خبره مرتبط با موضوع جلسه دعوت به عمل می آید.
تبصره ۲: جلسات شورای اسناد با حضور (نصف به علاوه یک اعضا) رسمی است و تصمیمات آن با اکثریت آراء حاضرین اتخاذ می گردد.
تبصره ۳: مسئولیت دبیرخانه «شورای اسناد» بر عهده رئیس سازمان اسناد و مدارک دفاع مقدس می باشد.
ماده ۵) وظایف و اختیارات شورای اسناد
۱ـ ۵ ـ سیاستگذاری، هدایت، هماهنگی و نظارت بر فرآیند “شناسایی، جمع آوری، تنظیم، پردازش، ثبت، حفظ، نگهداری و بهره برداری از اسناد مرتبط با دفاع مقدس” در داخل و خارج از کشور.
۲ـ ۵ ـ تصویب شیوه نامه نحوه شناسائی، دسترسی، بررسی، ارزشیابی و تعیین تکلیف اسناد و مدارک دفاع مقدس.
۳ـ ۵ ـ تصویب دستورالعمل ها، شیوه نامه های ساماندهی، تنظیم، توصیف، پردازش، نگهداری و اطلاع رسانی اسناد و مدارک دفاع مقدس دارای طبقه بندی و عادی.
۴ـ ۵ ـ تصویب آیین نامه امحاء اوراق زائد و نظارت براجرای آن.
۵ ـ ۵ ـ تشخیص و تائید اوراق، زائد قابل امحاء که توسط دستگاه های مشمول موضوع این آیین نامه و با همکاری سازمان اسناد تهیه و تنظیم شده است، پس از انجام بررسی های لازم و صدور مجوز امحای آنها.
۶ ـ ۵ ـ استانداردسازی و تصویب برگه ها(فرم ها)ی موردنیاز در حوزه اسناد و مدارک دفاع مقدس.
تبصره ۱: مصوبات شورای اسناد برای اجرا در سازمان های لشکری از طریق رئیس ستادکل نیروهای مسلح و رئیس هیئت امنای بنیاد ابلاغ می شود.
تبصره ۲: مصوبات شورای اسناد ، دریافتی از طریق ستاد کل نیروهای مسلح برای اجرا در سازمان های کشوری از طریق رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران با توجه به اختیارات قانونی برابر «ماده ۳» قانون تأسیس آن سازمان ابلاغ می شود.
ماده ۶) وظایف دبیرخانه:
۱ـ۶ ـ نظارت بر حُسن اجرای این آئین نامه و هماهنگی بین کلیه دستگاه های مشمول درخصوص اسناد و مدارک دفاع مقدس.
۲ـ۶ ـ تهیه گزارش نوبه ای درخصوص چگونگی اجرای مفاد آئین نامه و مصوبات شورای اسناد.
۳ـ۶ ـ دریافت و بررسی فهرست اسناد امحائی ارسالی از دستگاه های مشمول و تطبیق با مجوزهای صادره از سوی شورای اسناد و اعلام موافقت کتبی به دستگاه های مجری.
۴ـ۶ ـ اعلام نحوه امحاء اوراق زائد به دستگاه های مشمول پس از دریافت صورتجلسه شورا در خصوص اوراق امحائی.
۵ ـ۶ ـ اعلام نظر و پیشنهادهای لازم در خصوص درخواست تعیین تکلیف اسناد راکد سازمان های لشگری و ارائه در شورا برای تصمیم گیری.
۶ ـ۶ ـ انجام امور مربوط به دبیری شورای اسناد و آماده سازی دستور جلسات شورا برای بحث و بررسی و تصمیم گیری.
۷ـ۶ ـ ارائه مشاوره، کمک و راهنمایی و هماهنگی ،هم افزایی، مشارکت و همکاری فی مابین سازمان اسناد و کلیه دستگاه های مشمول این آئین نامه.
۸ ـ۶ ـ ایجاد هماهنگی در حفظ اسناد و مدارک دفاع مقدس در جهت پیشگیری از پراکندگی و فرسودگی آنها با استفاده از مناسب ترین روش های علمی و فناوری برابر شیوه نامه های مربوط به حفظ و نگهداری منابع آرشیوی، تهیه و تنظیم شده توسط اداره کل مرمت و حفاظت معاونت اسناد ملی «سازمان اسناد ملی».
۹ـ۶ ـ تشکیل و فعال سازی کارگروه های علمی، فنی و تخصصی حسب مورد با مشارکت اشخاص حقیقی و حقوقی و نمایندگان نهادها و سازمان های ذی ربط در راستای اجرای مفاد این آئین نامه.
۱۰ـ۶ ـ بهره برداری مناسب از امکانات و توانمندی های کلیه سازمان ها و نهادها، نیروهای مسلح و مؤسسات فرهنگی.
۱۱ـ۶ ـ هماهنگی ایجاد پایگاه آرشیوجامع رقومی(آرشیو دیجیتال) اسناد و مدارک دفاع مقدس به منظور دسترسی و بهره برداری اشخاص حقیقی و حقوقی به صورت نظام مند و آسان به مدارک مزبور برابر دستورالعمل مربوطه.
ماده۷) وظایف سازمان ها و دستگاه های مجری و مشمول:
۱ـ۷ـ سازمان ها و دستگاه های لشکری و کشوری مجری و مشمول این آئین نامه که امکانات لازم جهت حفظ و نگهداری اسناد و مدارک دفاع مقدس مطابق با دستورالعمل ها و استاندارهای سازمان اسناد ملی و ستاد کل نیروهای مسلح را دارند موظفند یک نسخه الکترونیکی از اسناد مذکور تهیه و به سازمان اسناد تحویل نمایند.
۲ـ۷ـ آن دسته از سازمان ها و دستگاه های مجری و مشمول که به هر علت امکان حفظ و نگهداری اسناد مرتبط با دفاع مقدس را به صورت مناسب و استاندارد ندارند، موظفند کاربرگه درخواست تعیین تکلیف اسناد و مدارک دفاع مقدس را تکمیل و به سازمان اسناد ارسال تا نسبت به تعیین تکلیف آن ها اقدام لازم به عمل آید.
۳ـ۷ـ در صورت عدم تأیید فهرست ها، دستگاه مجری مکلف است نسبت به رفع نقایص طبق نظر سازمان اسناد اقدام نمایند.
۴ـ۷ـ مسئولیت ارزشیابی اولیه اسناد دفاع مقدس (اعم از اداری و استنادی اسناد و سوابق) به عهـده سازمان یا دستـگاه مجری مربوط می باشـد.
۵ ـ۷ـ پس از تأیید فهرست، دستگاه مجری مکلف است ضمن تطبیق فهرست اسناد و مدارک مربوط را در داخل کارتن های ویژه بسته بندی و به همراه کاربرگه صورتجلسه تنظیمی به سازمان اسناد تحویل نمایند.
۶ ـ۷ـ سازمان اسناد موظف است پس از دریافت اسناد از سازمان ها و دستگاه های مجری و مشمول، آن ها را برای نگهداری در مخزن آرشیو دفاع مقدس، تحویل سازمان اسناد ملی دهد.
۷ـ۷ـ سازمان اسناد ملی مکلف به تأمین مخازن و محل های نگهداری مناسب برای اسناد و مدارک دفاع مقدس دستگاه های مشمول این آئین نامه می باشد و این مخازن در اختیار سازمان اسناد و مدارک دفاع مقدس خواهد بود.
۸ ـ۷ـ اسناد تحویلی به سازمان اسناد ملی، مشمول مقررات قانون اسناد ملی ایران، مقررات مربوط به اسناد طبقه بندی شده و مصوبات شورای عالی امنیت ملی خواهد بود.
۹ـ۷ـ کلیه سازمان ها و دستگاه های مجری این آئین نامه موظفند یک نسخه روگرفت از اصل تمام اسناد و مدارک معتبر گردآوری شده خود را در قالب لوح فشرده یا نرم افزار به سازمان اسناد تحویل دهند.
ماده ۸) وظایف کارگروه اسناد و مدارک استانی:
کارگروه اسناد و مدارک استانی درچارچوب مقررات سازمان اسناد، وظیفه هدایت و هماهنگی بین سازمان ها و دستگاه های مجری و مشمول در سطح استان را برای اجرای این آئین نامه بر عهده دارد.
ماده ۹) دستورات هماهنگی:
۱ـ۹ـ سازمان های مشمول این آیین نامه تا زمانی که اسناد و مدارک دفاع مقدس را در اختیار دارند و روند تحویل و انتقال آنها به سازمان اسناد و مدارک دفاع مقدس به انجام نرسیده ، موظفند نسبت به آن دسته از اسنادی که افشای مطالب آنها به حقوق اشخاص و یا منافع ملی لطمه می زند ، برابر مقررات مربوط به اسناد طبقه بندی شده و مصوبات شورای عالی امنیت ملی و نیز دستورالعمل مصوب شورای اسنادو مدارک دفاع مقدس عمل نمایند.
۲ـ۹ـ فرایند شناسایی، جمع آوری، ساماندهی و پردازش، حفاظت، ثبت، نگهداری و بهره برداری از اسناد و مدارک دفاع مقدس در دستگاه های مشمول انجام خواهد شد.
۳ـ۹ـ به منظور استفاده بهینه از منابع موجود، پرهیز از دوباره کاری و در راستای تحقق شبکه جامع اسنادی کشور، کلیه امور مربوط به نحوه ساماندهی، تنظیم، توصیف، پردازش و تهیه نُسخ پشتیبان در چهارچوب این آئین نامه انجام خواهد شد.
۴ـ۹ـ کلیه سازمان ها و دستگاه های مجری موظفند از امحاء اوراق زائد، خارج از ضوابط و مقررات این آئین نامه جلوگیری نمایند.
ماده ۱۰) این آئین نامه در ۱۰ ماده و ۵ تبصره در تاریخ ۱۳۹۵/۱۲/۰۵ به تصویب هیئت امنای بنیاد حفظ آثار و نشر ارزش های دفاع مقدس رسید و در تاریخ ۱۴۰۳/۱۱/۲۸ مورد بازبینی، اصلاح و تصویب دوباره هیات امنای بنیاد قرارگرفت که از تاریخ تصویب لازم الاجرا می باشد.
رئیس ستاد کل نیروهای مسلح و رئیس هیأت امنای بنیاد
سرلشکر پاسدار محمٌد باقری